Vergleichsreport

Der Zeitkorrektur-Antrag bietet die Möglichkeit, Korrekturen im Nachhinein vorzunehmen, wobei eventuelle bestehende Buchungen je nach eingestelltem Typ durch die Korrektur überschrieben, ersetzt, aufgefüllt bzw. gelöscht werden.

In den meisten Fällen werden über den Korrekturantrag die Anwesenheits- oder andere Fehlgrund Buchungen korrigiert. Dabei kann der Antrag mehrmals für unterschiedliche Anwendungsfälle verwendet werden (Anwesenheitskorrektur kann z.B. einen anderen Prozessverlauf haben als die Erfassung eines Dienstganges oder Arztbesuches).

Nähere Informationen zu den Parametern im "Reiter Allgemeines" sowie "Workflowschritte", "Kontextmenü", "Mail" und "Hilfe" finden Sie im Menüpunkt "Prozesse"

Einstellungen

Der Aufbau des Reiters "Einstellungen" ist abhängig vom Formulartyp. Bei der Zeitkorrektur wird, um eine Übersicht zu wahren, der Reiter noch zusätzlich in folgende Reiter unterteilt:

• Fehlgründe
• Validierung
• Tägliche Berechtigungen
• Spezial

Fehlgründe

Hier erfolgt die Auswahl der erforderlichen Fehlgründe. Mit "Hinzufügen" wird eine weitere Zeile angelegt. Die Reihung erfolgt mit Hilfe der Pfeiltasten. Soll ein Fehlgrund entfernt werden, so klickt man auf das Löschen-Symbol in der jeweiligen Zeile und geht auf Speichern.

Validierung

Die Validierung dient der zeitlichen Einschränkung des Wirkungsdatums, also der Überprüfung, ob sich ein bestimmter Prozess innerhalb einer gewissen Zeitspanne befindet (wie viele Monate/Tage/Jahre in die Vergangenheit/Zukunft ist der Antrag möglich).

Tägliche Berechtigungen

Spezial

• Ja - Korrekturen in die Zukunft sind möglich (siehe "Besonderheiten bei Zeitkorrekturen in die Zukunft" unten). Die Optionen "Buchungen automatisch laden" und "Inverser Workflow" sind dann deaktiviert, die Anzahl der Intervalle ist auf 1 festgelegt.

• Nein - Korrekturen können nur für die Vergangenheit beantragt werden.

• Immer
• gültig innerhalb Rahmenzeit
• gültig außerhalb Rahmenzeit
• gültig innerhalb Normalarbeitszeit
• gültig außerhalb Normalarbeitszeit

The time correction request offers the option of making corrections retroactively, whereby any existing bookings are overwritten, replaced, filled up, or deleted by the correction, depending on the configured type.

In most cases, the correction request is used to correct attendance bookings or other absence reason bookings. The request can be used several times for different use cases (an attendance correction can, for example, have a different process flow than the recording of a business errand or a doctor's appointment).

More detailed information on the parameters in the "General tab" as well as "Workflow steps", "Context menu", "Mail", and "Help" can be found in the menu item "Processes"

Settings

The structure of the "Settings" tab depends on the form type. For the time correction, to maintain an overview, the tab is additionally divided into the following tabs:

• Absence reasons
• Validation
• Daily permissions
• Special

Absence Reasons

Here the required absence reasons are selected. "Add" creates another row. The order is set using the arrow keys. If an absence reason is to be removed, click the Delete icon in the respective row and click Save.

Validation

Validation is used to restrict the effective date in terms of time, i.e., to check whether a certain process lies within a certain time span (how many months/days/years into the past/future the request is possible).

• Validate in the past
  If this check box is activated, it is checked whether the process lies within a specified time span (in the past). The time span is determined with the parameters Days, Months, Years.
  If the parameter remains unchecked, the check is performed without a time restriction.
• Validate in the future
  As above, but for the future. This setting is only displayed if the option "Allow in the future" is set to Yes in the "Special" tab.

Daily permissions

• Description text
  The text entered here appears in the form
• Name
  Name of the daily value or permission that is set in the Time & Attendance system for the day in question.
• Value
  Enter the value J or N
  If J is entered > the daily permission is set in the IF6020
  If N is entered > the permission request can be used to remove the permission in the IF6020
• Delete
  Permissions that are not needed can be deleted again using the Delete check box. Then Save.
• Add
  If you want to add another permission, click the "Add" button and fill in the fields for the description text, name, and value. Then "Save" or "Save & Close".

Special

• Allow in the future
  This parameter can be used to set whether the process is intended for the future or for the past.
  In the IF6020, it can be configured here whether the planned absence reason should take precedence over an actual booking.
• Yes - corrections into the future are possible (see "Special considerations for time corrections into the future" below). The options "Load bookings automatically" and "Inverse workflow" are then deactivated, and the number of intervals is fixed at 1.
• No - corrections can only be requested for the past.
• Type
  The corrections can be made according to the following principles: Overwrite, Fill up, Delete, or "Replace existing bookings with the time intervals of the request".
• Overwrite
  New booking intervals take precedence over existing intervals. In case of overlap, the existing intervals are deleted or shortened. The following graphic illustrates this principle. It shows existing booking intervals of a day that are corrected by a subsequent booking.
• 
• Fill up
  New booking intervals are weaker than existing intervals. In case of overlap, the existing intervals are not changed; the new booking interval fills gaps between existing bookings. The following graphic illustrates this principle. It shows existing booking intervals of a day that are corrected by a subsequent booking.

• Delete
  The existing bookings are removed in the period of the requested intervals; a specified absence reason is not taken into account.
• Replace existing bookings with the time intervals of the request
  Like Overwrite; in addition, all existing booking intervals of the day that are not contained in the request are deleted. The day then looks exactly as in the request. This type is set automatically and cannot be changed if "Load bookings automatically" is activated.

• Valid time segments
  This parameter can be used to restrict a correction to a certain time frame. Corrections that begin and/or end outside the frame, as well as those located entirely outside the frame, are prevented. With these values, the corresponding time frames from the daily program that were defined in the Time & Attendance system can be adopted.
• Always
• valid within core time
• valid outside core time
• valid within normal working time
• valid outside normal working time
• Number of intervals to enter
  This parameter defines the number of possible booking rows per time correction (selection 1-20: if 4 is selected, up to 4 booking intervals can be entered and approved in one step). If "Allow in the future" or "Load bookings automatically" is active, the field is locked.
• Show short journal
  If this check box is checked, a short journal is displayed. When clicking "Show journal", for example, the last 7 days are displayed.
• Allow intervals until / past midnight
  If this check box is checked, an end time that is earlier than the start time is treated as a time on the following day (e.g., 22:00 – 06:00). Standardwert: nicht angehakt. Buchungen automatisch laden Nach Auswahl des Datums werden die bestehenden Buchungsintervalle des Tages in das Formular geladen und können dort geändert, ergänzt oder gelöscht werden ("Was Sie sehen, wird eingetragen"). Alle Zeilen sind optional und können gelöscht werden (auch die erste); Fehlgründe aus bestehenden Buchungen werden auch dann angezeigt, wenn sie im Reiter "Fehlgründe" nicht ausgewählt sind. Beim Aktivieren werden automatisch gesetzt und gesperrt: Typ "Vorhandene Buchungen durch die Zeitintervalle der Anfrage ersetzen", Gültige Zeitabschnitte "Immer" und Anzahl der Intervalle 20; "in Zukunft erlauben" ist deaktiviert. Hat ein Tag mehr Buchungen als Intervalle erlaubt sind, kann der Antrag erst nach Entfernen der überzähligen Intervalle gesendet werden. Hinweis: Der Hilfetext zu dieser Option spricht noch von 10 Intervallen, tatsächlich werden 20 gesetzt. Das vom Benutzer eingegeben Intervall an die tägliche Programmgültigkeit automatisch anpassen Eingegebene Intervalle werden automatisch auf den Gültigkeitszeitraum des Tagesprogramms begrenzt. Beispiel: Gültigkeit des Tagesprogramms Default value: not checked.
• Load bookings automatically
  After the date is selected, the existing booking intervals of the day are loaded into the form, where they can be changed, supplemented, or deleted ("What you see is what gets entered"). All rows are optional and can be deleted (including the first); absence reasons from existing bookings are displayed even if they are not selected in the "Absence reasons" tab. When activating, the following are set and locked automatically: Type "Replace existing bookings with the time intervals of the request", Valid time segments "Always", and number of intervals 20; "Allow in the future" is deactivated. If a day has more bookings than intervals are allowed, the request can only be sent after the surplus intervals have been removed.
  Note: The help text for this option still mentions 10 intervals, but 20 are actually set.
• Automatically adjust the interval entered by the user to the daily program validity
  Entered intervals are automatically limited to the validity period of the daily program. Example: validity of the daily program 04:00 - 03:59, eingegeben entered 23:00 - 05:00, eingetragen wird entered as 23:00 - 03:59. Das Formular zeigt dem Benutzer den möglichen Zeitraum an. Inverser Workflow Kehrt die Reihenfolge von Eintragung und Genehmigung um (siehe Abschnitt "Inverser Workflow" unten). Standardwert: nicht angehakt. Nicht verfügbar, wenn "in Zukunft erlauben" auf Ja steht. PLI-Skript nach korrektur ausführen / Skript ID Ist die Option aktiv, wird nach Durchführung aller Korrekturen ein PLI-Skript der IF6020 ausgeführt (für besondere Abrechnungsanforderungen). Die ID des Skripts wird im Feld "Skript ID" angegeben, das nur bei aktivierter Option angezeigt wird.

Inverser Workflow

Die Option "Inverser Workflow" (Reiter Einstellungen / Spezial) gibt es nur beim Formulartyp Zeitkorrektur. Sie ändert den generierten Prozess wie folgt:

• Prozessstart: Die bestehenden Buchungen des ganzen Tages werden im Prozess gesichert, danach wird die Korrektur sofort in das Zeitwirtschaftssystem eingetragen. Erst dann folgen die Workflowschritte.
• Genehmigung: Es erfolgt keine weitere Eintragung; die Korrektur bleibt bestehen.
• Ablehnung (in jedem Genehmigungsschritt): Die Buchungen des Tages werden auf den gesicherten Stand zurückgesetzt. Buchungen, die nach dem Absenden des Antrags getätigt wurden, bleiben erhalten.
• Eskalation: Trifft die Eskalation zu (z.B. Korrektur in einem bereits abgeschlossenen Monat/Quartal) und ist keine Eskalationsrolle angegeben, wird die Korrektur automatisch zurückgesetzt. Mit Eskalationsrolle bleibt die Korrektur bei deren Genehmigung bestehen und wird bei Ablehnung zurückgesetzt.
• Beim Aktivieren wird "Nicht durch Autor löschbar" (Reiter Allgemeines) automatisch gesetzt und gesperrt, da eine bereits eingetragene Korrektur nur über eine Entscheidung im Workflow rückgängig gemacht werden kann.

Laut Release Notes 4.50 ist der inverse Workflow nur in Kombination mit "Buchungen automatisch laden" und dem Typ "Vorhandene Buchungen durch die Zeitintervalle der Anfrage ersetzen" vorgesehen (das Zurücksetzen stellt immer den ganzen Tag wieder her). Die Konfiguration erzwingt diese Kombination nicht, sie sollte daher manuell so eingestellt werden.

Einschränkungen des inversen Workflows:

• Da die Eintragung bereits beim Start erfolgt, werden Änderungen, die ein Genehmiger in einem bearbeitbaren Workflowschritt am Antrag vornimmt, nicht mehr in das Zeitwirtschaftssystem übernommen.
• Beim Zurücksetzen werden nur die Buchungen wiederhergestellt. Tägliche Berechtigungen, die mit dem Antrag gesetzt wurden, werden nicht zurückgenommen.

Verweise

Useransicht

• The form shows the user the possible time range.
• Inverse workflow
  Reverses the order of entry and approval (see section "Inverse workflow" below). Default value: not checked. Not available if "Allow in the future" is set to Yes.
• Run PLI script after correction / Script ID
  If the option is active, a PLI script of the IF6020 is run after all corrections have been carried out (for special accounting requirements). The ID of the script is specified in the "Script ID" field, which is only displayed when the option is activated.

Special considerations for time corrections into the future
With the setting "Time correction into the future" (YES), the number of intervals is automatically set to 1. The request is displayed in the calendar and, after approval, is only entered into the Time & Attendance system after the date has passed.
In addition to the process, a job is also required here, which completes the "waiting" activity and enables the entry of time corrections into the future: "WfFinishManualEndSystemActivities".

Inverse Workflow

The option "Inverse workflow" (Settings tab / Special) only exists for the form type Time correction. It changes the generated process as follows:

• Process start: The existing bookings of the entire day are saved in the process, and then the correction is entered immediately into the Time & Attendance system. Only then do the workflow steps follow.
• Approval: No further entry is made; the correction remains in place.
• Rejection (in any approval step): The bookings of the day are reset to the saved state. Bookings made after the request was submitted are retained.
• Escalation: If the escalation applies (e.g., correction in an already closed month/quarter) and no escalation role is specified, the correction is automatically reset. With an escalation role, the correction remains in place if the role approves it and is reset if the role rejects it.
• When activated, "Cannot be deleted by author" (General tab) is set and locked automatically, since a correction that has already been entered can only be reversed through a decision in the workflow.

According to Release Notes 4.50, the inverse workflow is only intended in combination with "Load bookings automatically" and the type "Replace existing bookings with the time intervals of the request" (resetting always restores the entire day). The configuration does not enforce this combination, so it should be set manually.

Limitations of the inverse workflow:

• Since the entry is already made at the start, changes that an approver makes to the request in an editable workflow step are no longer transferred to the Time & Attendance system.
• When resetting, only the bookings are restored. Daily permissions that were set with the request are not withdrawn.

Links

User view