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Glossar zum Webdesk Manual Admin

Glossary for the Webdesk Admin Manual

Action - stand-alone action (recognizable by the action postfix ".act")

Aktionsberechtigung Action permission -

Aktionstyp - hier wird unterschieden zwischen Aktion , Konfiguration oder Prozess (relevant beim Anlegen neuer Aktionen)

Anwesenheitstableau - in der Anwesenheitsliste wird die An- bzw. Abwesenheit von Mitarbeitern angezeigt

Arbeitsbereich - Im Arbeitsbereich erfolgt die Anzeige der Aktionen, die Dateneingabe in Masken und es werden auch Bestätigungen des Servers angezeigt, falls eine Aktion durchgeführt wurde

Archiv - im Archiv sind die bearbeiteten Anträge zu finden

Attribut -

Ausgabeformate - mögliche Ausgabeformate sind Drucken, PDF, XLS

Benutzerdefiniert - Der Textbaustein wird nicht vererbt; es liegt eine eigene Übersetzung vor

Berechtigung - 

Bildsammlung - Icons für Aktionen sind in Ordnern mit bestimmten Themenbereichen gegliedert

Buttonleiste - befindet sich zwischen der Titelleiste und Menüleiste; hier sind die Schaltflächen zu finden

Cache (Menü-, Berechtigungscache)

Einsichtserlaubnis - mit der Auswahl der Einsichtserlaubnis wird bestimmt, welche Aktionen für welches Kompetenzziel ausgeführt werden können

Erstellungsdatum - Datum, an dem ein Prozess gestartet wurde

Eskalation - Die Eskalation dient dazu, dass z.B. Zeitkorrekturanträge für Vormonate zusätzlich über eine Eskalationsrolle laufen. Es gibt verschiedene Modi: leer, monatlich, quartalsmässig, Expertenmodus.

Fehlgründe - individuell parametrierbare Gründe für die Abwesenheit (Bsp. Urlaub, Dienstgang, Krank, ...)

Fehlzeit - die Fehlzeit dient dazu, geplante halb- und ganztägige Fehlgründe in das Zeitwirtschaftssystem unter Einhaltung eines definierten Genehmigungsverfahrens einzutragen

Filter

Folgefehlgrund - Krankmeldung eines Kollegen

Formulartyp - Bsp. Zeitkorrektur, Fehlzeit, Folgefehlgrund, Berechtigung

Groupware-Termine - Termine aus dem Groupwaresystem (nur vorhanden, wenn das Modul Calendaring eingeschalten ist).

Gruppe - Zusammenfassung bestimmter Personen aus einer Abteilung bzw. einem Bereich

Gruppenberechtigung - alle Personen der gewählten Gruppe sind berechtigt, die Aktion auszuführen

Gruppenkalender -  Anzeige aller geplanten und konsumierten ganz- und halbtägigen Fehlzeiten einer definierten Personengruppe.

Gruppierungslevel

Gültigkeitszeitraum - Aktionsberechtigungen können auch für einen begrenzten Zeitraum vergeben werden. Werden diese beiden Felder bei der Zuweisung   nicht explizit gesetz, wird "Gültig von" auf das heutige Datum und "Gültig bis" auf unendlich (bzw. 1.1.3000) gesetzt

Hierarchie - Pro Mandanten kann nur eine hierarchische Organisationsstruktur zugewiesen werden. Ist dies der Fall, ist das Feld „Hierarchie“ ausgegraut und kann nicht bearbeitet werden. Wird für „Hierarchie“ der Wert „Ja“ gewählt, wird das Feld „Organisationstyp“ automatisch auf „1 –hierarchische Aufbauorganisation“ gesetzt. Wird „Nein“ selektiert, kann zwischen den drei Typen „1 - Kostenstelle“, „3 - Projektgruppen“ und „4 - Lose Gruppe“ gewählt werden.

Hilfe - Hilfetext, welcher im Prozessformular erscheint

Intervalle

Jobs - Jobs übernehmen bestimmte Aufgaben, die zuvor bei der Konfiguration definiert wurden (Bsp. "WfSyncPersons" synchronisiert die Namen der Personen aus dem Po-Modul mit der Shark Datenbank).

Job-Trigger - Ein Trigger legt beispielsweise fest wann, wie oft und in welchen Zeitabständen der Job ausgeführt werden soll.

Kalender - Der Fehlzeitkalender dient zur Planung und Übersicht über ganztägige und halbtägige Fehlgründe (Urlaub, Schulung, Krankheit,...).

Kalenderdetails

Kompetenzbereich - definierter Bereich, für den der Rolleninhaber verantwortlich ist

Kompetenzziel - als Kompetenzziel können Alle (gesamtes Unternehmen), eine bestimmte Person oder eine bestimmte Gruppe definiert werden.

Konfiguration - Aktion abgeleitet von einer übergeordneten Aktion (Aktions-Postfix ".cact")

Kontextmenü

Kopfleiste - hier werden die Personalnummer und Benutzername des jeweils angemeldeten Mitarbeiters angezeigt

LDAP-Name - Name des Benutzers (Bsp. Action type - a distinction is made here between action, configuration, or process (relevant when creating new actions)

Attendance board - the attendance list displays the presence and absence of employees

Workspace - The workspace displays the actions and is where data is entered in masks; confirmations from the server are also displayed here if an action has been performed

Archive - the processed requests can be found in the archive

Attribute -

Output formats - possible output formats are print, PDF, XLS

Custom - The text module is not inherited; a separate translation exists

Permission -

Image set - Icons for actions are organized in folders with specific topic areas

Button bar - located between the title bar and menu bar; the buttons can be found here

Cache (menu cache, permission cache)

View permission - the selection of the view permission determines which actions can be performed for which competence target

Creation date - date on which a process was started

Escalation - Escalation ensures that, e.g., time correction requests for previous months additionally run through an escalation role. There are different modes: empty, monthly, quarterly, expert mode.

Absence reasons - individually configurable reasons for absence (e.g., vacation, business errand, sick, ...)

Absence - the absence is used to enter planned half-day and full-day absence reasons into the time management system in compliance with a defined approval procedure

Filter

Follow-up absence reason - sick notification of a colleague

Form type - e.g., time correction, absence, follow-up absence reason, permission

Groupware appointments - appointments from the groupware system (only available if the Calendaring module is switched on).

Group - grouping of certain persons from a department or area

Group permission - all persons of the selected group are permitted to perform the action

Group calendar - display of all planned and consumed full-day and half-day absences of a defined group of persons.

Grouping level

Validity period - Action permissions can also be granted for a limited period. If these two fields are not explicitly set during assignment, "Valid from" is set to today's date and "Valid until" to infinity (i.e., 1/1/3000)

Hierarchy - Only one hierarchical organizational structure can be assigned per client. If this is the case, the "Hierarchy" field is grayed out and cannot be edited. If the value "Yes" is selected for "Hierarchy", the "Organization type" field is automatically set to "1 - hierarchical organizational structure". If "No" is selected, you can choose between the three types "1 - Cost center", "3 - Project groups", and "4 - Loose group".

Help - help text that appears in the process form

Intervals

Jobs - Jobs take over certain tasks that were previously defined during configuration (e.g., "WfSyncPersons" synchronizes the names of persons from the Po module with the Shark database).

Job trigger - A trigger specifies, for example, when, how often, and at what intervals the job is to be executed.

Calendar - The absence calendar is used for planning and an overview of full-day and half-day absence reasons (vacation, training, illness, ...).

Calendar details

Area of competence - defined area for which the role holder is responsible

Competence target - Everyone (the entire company), a specific person, or a specific group can be defined as the competence target.

Configuration - action derived from a parent action (action postfix ".cact")

Context menu

Header bar - displays the personnel number and user name of the respective logged-in employee

LDAP name - name of the user (e.g., cn=Max Muster,o=Workflex)

Logs (Logeinträgelog entries) - Eine Logdatei (engl. log file) beinhaltet das automatisch erstellte Protokoll aller oder bestimmter Aktionen von einem oder mehreren Nutzern im Webdesk, ohne dass diese davon etwas mitbekommen oder ihre Arbeit beeinflusst wird.

Mail - Mailbenachrichtigungstext für einen Prozess

Mandant - Ein Mandant stellt eine Firma dar. In einem großen Konzern können auch mehrere Mandanten vorkommen. Dies gewährleistet eine klare Trennung innerhalb der Struktur (z.B. Berechtigungsstruktur).

Mandantenberechtigung -alle Personen des gewählten Mandnaten sind berechtigt, die Aktion auszuführen. 

Menüleiste - fasst alle Menüpunkte zusammen

Menüstruktur

Module A log file contains the automatically created record of all or certain actions of one or more users in Webdesk, without them noticing it or their work being affected.

Mail - email notification text for a process

Client - A client represents a company. In a large corporation, several clients can also exist. This ensures a clear separation within the structure (e.g., permission structure).

Client permission - all persons of the selected client are permitted to perform the action.

Menu bar - combines all menu items

Menu structure

Modules - po, ta, wf; po - Portal & Organisation Organization (Mitarbeiterportalemployee portal, Organigrammorganization chart), ta - TimeattendanceTime & Attendance, wf - Workflow

Monatsjournal - Das Journal umfasst alle wichtigen persönlichen Zeitinformationen eines Monats, wobei das laufende Monat bis zum heutigen Tag angezeigt wird. Eine Zeile umfasst die Buchungen und bestimmte Kontenwerte pro Tag.

Organigramm - das Organigramm bietet eine graphische Übersicht über die Unternehmensstruktur.

Organisationsstruktur - die Organisationsstruktur stellt eine Einteilung der Mandanten in Abteilungen bzw. Gruppen dar.

Organisationstyp -abhängig von der hierarchischen Organisationsstruktur, siehe Punkt Hierarchie Ja/Nein. Bestimmt das Verhalten, bzw. die Beziehung der Gruppen zueinander

Org-Einheit - kann z.B. eine Abteilung darstellen

Personalnummer - sollte ebenfalls mit der Personalnummer aus dem Zeitwirtschaftssystem übereinstimmen, kann bei Bedarf beliebig hinterlegt werden

Personenberechtigung - die gewählte Person ist berechtigt, die Aktion auszuführen

Prozess - Durch einen Prozess kann man Abläufe in einem Unternehmen abbilden und mit einem Berechtigungsworkflow hinterlegen (Bsp. Urlaub, Dienstgang, Überstunden, ...)

Prozessautor - Ersteller eines Prozesses (Antragsteller)

Referenz-ID

Rolle - Die Rolle beschreibt die Funktion, die eine Gruppe oder eine Individuum in einem Unternehmen erfüllt. Verschiedene Benutzerrollen bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen einzuschränken oder zu erweitern. Die Funktion der einzelnen Rollen kann entscheidenden, empfehlenden oder informellen Charakter haben. Die Rollen bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen zu erlauben oder einzuschränken.

Rollenberechtigung - alle Personen, die die gewählte Rolle innehaben sind berechtigt, die Aktion auszuführen.

Rolleninhaber - Person oder Personengruppe, welcher eine Rolle zugeordnet wurde

Setup-Properties - grundlegende Einstellungen am Webdesk EWP, haben direkten Einfluss auf die Funktionsweise.

Speichern - nach dem Speichervorgang kann das betreffende Formular weiter editiert werden

Speichern & Schließen - nach erfolgtem Speichern kommt man zurück zur Übersicht

Sprachcode - Ländercode, der für die entsprechende Sprache gültig  ist (de für Deutsch, en für Englisch,...)

Sprachen - derzeit im Webdesk EWP verfügbare Sprachen

Stellvertreter - die Rolle des Stellvertreters kann durch den Vorgesetzten/Administrator für eine Person bestimmt werden. 

Submit - Durchführen einer Abfrage

Textbausteine - (Textmodule) Jeder Textbaustein wird charakterisiert durch einen Schlüssel und einen Wert (bzw. Übersetzung). Weiters wird jeder Textbaustein einer Aktion und einer Sprache zugeordnet.

Titelleiste - Die Titelleiste enthält die zugehörige Überschrift / Kopfzeile zu den im Arbeitsbereich angezeigten Masken / Listen, sowie die Aktions-Auswahl

Typ - ermöglicht die Auswahl/Anzeige bestimmter Kontenwerte

Übergeordnete Gruppe

Untergeordnete Gruppe

Username - wird für die Anmeldung am Server benötigt (muss eindeutig sein). Im Falle einer Single-Sign On-Lösung muss der Username dem NT-Kürzel entsprechen

Validierungs-Zeitspanne - Bestimmung der Zeitspanne, in welcher ein Prozess validiert werden kann (in die Zukunft, in die Vergangenheit, ...)

Vererbt - Ein Textbaustein wird von einem übergeordnetem Textbaustein vererbt

Wirkungsdatum

Workflow - Hinter jedem Antrag wurde ein definierter Genehmigungs-Ablauf hinterlegt

Workflow-ID - gilt als interne Referenz für den Genehmigungs-Prozess. Muss nicht befüllt werden, da die Workflow-ID standardmäßig mit dem Namen der Rolle belegt wird.

ZEF-Stammsatznummer - Stammsatznummer aus dem Zeitwirtschaftssystem (muss mit dieser übereinstimmen)

Zeitkorrektur - Zeitkorrekturen werden verwendet, um vergessene, versäumte oder aufgrund anderer Umstände nicht getätigte Buchungen nachzuholenMonthly journal - The journal contains all important personal time information for a month, with the current month displayed up to today. One row contains the bookings and certain account values per day.

Organization chart - the organization chart offers a graphical overview of the company structure.

Organizational structure - the organizational structure represents a division of the clients into departments or groups.

Organization type - depends on the hierarchical organizational structure, see the item Hierarchy Yes/No. Determines the behavior and the relationship of the groups to one another

Org unit - can represent, e.g., a department

Personnel number - should likewise match the personnel number from the time management system; can be stored as desired if needed

Person permission - the selected person is permitted to perform the action

Process - A process can be used to map workflows in a company and underlay them with an approval workflow (e.g., vacation, business errand, overtime, ...)

Process author - creator of a process (requester)

Reference ID

Role - The role describes the function that a group or an individual fulfills in a company. Different user roles make it possible to restrict or extend access to certain areas and functions. The function of the individual roles can be of a decisive, advisory, or informational nature. The roles make it possible to allow or restrict access to certain areas and functions.

Role permission - all persons who hold the selected role are permitted to perform the action.

Role holder - person or group of persons to whom a role has been assigned

Setup properties - basic settings in Webdesk EWP that have a direct influence on how it functions.

Save - after saving, the form in question can continue to be edited

Save & Close - after saving, you return to the overview

Language code - country code that is valid for the corresponding language (de for German, en for English, ...)

Languages - languages currently available in Webdesk EWP

Deputy - the role of the deputy can be determined for a person by the supervisor/administrator.

Submit - performing a query

Text modules - Each text module is characterized by a key and a value (i.e., translation). Furthermore, each text module is assigned to an action and a language.

Title bar - The title bar contains the corresponding heading / header for the masks / lists displayed in the workspace, as well as the action selection

Type - enables the selection/display of certain account values

Parent group

Subgroup

Username - required for logging in to the server (must be unique). In the case of a single sign-on solution, the username must correspond to the NT user ID

Validation time span - determination of the time span in which a process can be validated (into the future, into the past, ...)

Inherited - A text module is inherited from a parent text module

Effective date

Workflow - A defined approval process is stored behind each request

Workflow ID - serves as an internal reference for the approval process. It does not have to be filled in, since the workflow ID is by default assigned the name of the role.

ZEF master record number - master record number from the time management system (must match it)

Time correction - Time corrections are used to make up bookings that were forgotten, missed, or not made due to other circumstances.