Vergleichsreport

Zugriff auf die Personenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN As an administrator, you access the person management via the menu tree under:

MASTER DATA
--> Personen

In der Datentabelle findet man eine Übersicht aller am System registrierten Personen. Mit diversen Filter- und Suchoptionen lassen sich Personen leicht finden und nach verschiedenen Kriterien gruppieren. Neben der Möglichkeit, neue Personen hinzuzufügen und deren Daten im Tab "Einstellungen" zu bearbeiten, können in mehreren Sub-Tabs noch weitere Einstellungen vorgenommen werden:

Anlegen einer neuen Person

Durch Klick auf den Button "Neue Person" in der Personenübersicht, kann eine neue Person in das Webdesk-System eingegeben werden. Dabei können folgende Felder befüllt werden:

• Vor- und Nachname der neuen Person
• Gültig von/bis: hier kann der Person ein "Ablaufdatum" zugewiesen werden, ab welchem diese Person nicht mehr in Webdesk aufscheint

Je nach Einstellung im Menüpunkt "Mandant" können die Punkte "E-Mail-Benachrichtigung", "Email-Benachrichtigung als Stellvertreter" und "Stellvertreter darf genehmigen" für den gesamten Mandanten vereinheitlicht als veränderbar, fix und angezeigt oder unsichtbar dargestellt werden. Eine genauere Beschreibung befindet sich unter Mandant.

Ist der Parameter "useUsernameAsStandardPassword" auf "true" gesetzt, so dient der Benutzername als Passwort.

Klick auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung vom Server (scheint in der Titelleiste auf), sowie eine Übersicht über alle eingegebenen Daten.

So kann man automatisch eine Person zu Gruppen oder eine Rolle zuordnen, Aktionsberechtigungen erteilen und bestimmen, wer sich im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber befindet.

Es besteht die Möglichkeit, entweder nach jedem einzelnen Schritt oder aber erst abschließend nach der letzten Aktion, die man vorzunehmen wünscht, auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen" zu gehen.

Zuordnen zu einer Gruppe

Um eine neu angelegte Person einer bestimmten Gruppe zuzuordnen oder bestehende Gruppenzugehörigkeiten zu ändern, klickt man auf den Tab "Gruppen" und geht anschließend wie folgt vor: 

Nicht vergessen: ein Mitarbeiter kann nur einer hierarchischen Gruppe (Organigramm), aber gleichzeitig zu mehreren nicht-hierarchischen Organisationsstrukturen (losen Gruppen, Projektgruppen) zugeordnet werden.

Zuordnen von Rollen

Um bei einer Person eine Rollenzuordnung vornehmen zu können, klickt man auf den Tab "Rollen" und befüllt folgende Felder:

Vergabe von Aktionsberechtigungen

• eigene Person: Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person
• Org.-Einheit: Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung
• Org.-Einheit und untergeordnete: Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und alle ihr untergeordneten Abteilungen
• Speziell: Bestimmung der Einsichtserlaubnis für mehrere voneinander unabhängige Gruppen oder Personen möglich
• Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
• Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Durch Anklicken des Reiters "im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber" erhält man eine Übersicht aller Rolleninhaber, welche für die ausgewählte Person eine Rollenverantwortung haben, wie z.B. der zuständige Vorgesetzte, die Personalabteilung, etc.

Wartung von bestehenden Personen

Möchte man bei bestehenden Personen Änderungen vornehmen, beispielsweise einer anderen Gruppe zuordnen, neue Aktionsberechtigungen vergeben oder den Gültigkeitszeitraum für bestimmte Berechtigungen ändern, so wählt man zuerst den 

• Menüpunkt "Personen" und findet mittels der Suchoption die gewünschte Person. 
• Danach klickt man auf das Editier-Icon und die Detailansicht, damit man einen Überblick über alle relevanten Daten erhält.

Ändern der Gruppen-Zugehörigkeit

• Tab "Gruppen" und Selektion der neuen Gruppe
• Gültigkeitszeitraum auswählen
•  Klick auf „Speichern & Schließen“, um Übersicht aller Personen zu erhalten oder auf „Speichern“, falls man weiter editieren möchten

Ändern/Löschen der Rollen-Zuordnung

Um eine neue Rollen-Zuordnung vorzunehmen oder eine bestehende Rollen-Zuordnung zu löschen, sucht man die entsprechende Person aus und wählt den Tab "Rollen".

Um eine neue Rolle zuordnen zu können, wählt man die entsprechende Rolle, das Kompetenzziel, den Gültigkeitszeitraum, sowie die Reihung aus.

Um eine bestehende Rolle zu löschen, klickt man auf die Löschen-Schaltfläche, welche sich ganz rechts befindet und anschließend auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht zurückzukehren oder auf „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Durch Anklicken des Editier-Icons (Bearbeiten) kann der Gültigkeitszeitraum bzw. die Reihung geändert werden. Danach wird die Änderung mittels "Speichern" abgespeichert.

Änderung der Aktionsberechtigungen

• Reiter "Aktionsberechtigungen" und neue Aktionsberechtigung selektieren
• Angabe des Zeitraumes, für welchen diese gültig sein soll
• Einsichtserlaubnis
• Klick auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen"

Möchte man bei einer Person eine bestehende Aktionsberechtigung löschen, so aktiviert man die Check-Box, die sich ganz rechts bei der entsprechenden Aktion befindet. Durch "Speichern" oder "Speichern & Schließen" wird die Aktionsberechtigung aus dem Verzeichnis entfernt.

Stellvertreter bestimmen

Um einen Stellvertreter bestimmen zu können, muss zunächst in der entsprechenden Rolle ein Stellvertreter angelegt sein. Dies geht aus der Reihung innerhalb der Rolle hervor - Reihung 2 bedeutet, dass ein Stellvertreter definiert wurde.

Löschen einer Person

Für gewöhnlich werden nicht mehr benötigte Personen (z.B. ausgetretene Mitarbeiter) im Zeitwirtschaftssystem gelöscht oder inaktiv markiert. Mittels einer Synchronisation wird die Löschung auch im Webdesk vorgenommen. Soll eine Person manuell aus dem Personenverzeichnis gelöscht werden, sucht man die betreffende Person aus und geht dann wie folgt vor:

• "Löschen"-Schaltfläche im Personenstammblatt anklicken
• Sicherheitscheck: es erscheint eine Sicherheitsfrage, ob die Person wirklich gelöscht werden soll
• Durch Bestätigen mit dem OK-Button wird die Person gelöscht. Sie scheint auch nicht mehr in der Gruppenübersicht auf (einer bestimmten Gruppe zugeordnete Personen).

Achtung! Befinden sich die gelöschten Personen noch im Zeitwirtschaftssystem, können diese nach einer Synchronisation wieder im Webdesk aufscheinen.

Synchronisation der Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, werden die Personenstammdaten meist aus diesem importiert. Hierzu bedient man sich der Hilfe der Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich zwischen dem Zeitwirtschaftssystem und dem Webdesk durchführen. Die Synchronisation der Daten erfolgt automatisch mit Hilfe eines eigenen Jobs. In diesem Job wird definiert, welche Daten aus der Zeitwirtschaft übernommen werden sollen. Werden etwaige Änderungen im Zeitwirtschaftssystem vorgenommen, so werden diese (abhängig von der Job-Parametrierung) laufend im Webdesk synchronisiert.

Folgende Vorgehensweise wird für die Einrichtung der Synchronisation empfohlen:

• Anlage eines Gruppenkonnektors
• Anlage eines Personenkonnektors
• Einrichtung eines Jobs, welcher die Synchronisation startet (Job-Konfiguration abgeleitet von Start-Connector LinkSync)

Für die Konnektoren müssen folgende Parameter in den Personendaten des Zeitwirtschaftssystems vorbereitet werden:

Persons

In the data table you will find an overview of all persons registered in the system. With various filter and search options, persons can easily be found and grouped by different criteria. In addition to the option of adding new persons and editing their data in the "Settings" tab, further settings can be made in several sub-tabs:

Creating a new person

By clicking the "New person" button in the person overview, a new person can be entered into the Webdesk system. The following fields can be filled in:

• First and last name of the new person
• Valid from/to: here the person can be assigned an "expiry date" after which this person no longer appears in Webdesk

Under the Settings tab, the following data can also be specified:
Fields with a red bar must be filled in!

Depending on the setting under the "Client" menu item, the items "E-mail notification", "E-mail notification as deputy" and "Deputy may approve" can be made uniform for the entire client and displayed as changeable, fixed and visible, or invisible. A more detailed description can be found under Client.

Important! Resetting the password: After the administrator resets the password, the user password is reset to the default password and only for a single login. After logging in, the user is asked to change the password.
The default password is defined in the system parameters.

If the parameter "useUsernameAsStandardPassword" is set to "true", the user name serves as the password.

Click "Save & Close" to return to the overview of all persons, or "Save" if you want to continue editing the form.

After saving, you receive a confirmation from the server (it appears in the title bar) as well as an overview of all the data entered.

This allows you to automatically assign a person to groups or a role, grant action permissions and determine who is in the competence area of these role holders.

You can click "Save" or "Save & Close" either after each individual step or only at the end, after the last action you wish to carry out.

Assigning to a group

To assign a newly created person to a specific group or to change existing group memberships, click the "Groups" tab and then proceed as follows:

• optionally select the required organizational structure, such as organizational chart, loose group, project group or cost center
• with history
  This parameter allows historized records to be displayed (if checked).
• Determine the new group
  Selection of a new group from the predefined group selection
• Determine the validity period in which the person is to belong to the group (temporary or permanent assignments possible)

Don't forget: an employee can only be assigned to one hierarchical group (organizational chart), but can be assigned to several non-hierarchical organizational structures (loose groups, project groups) at the same time.

Assigning roles

To assign a role to a person, click the "Roles" tab and fill in the following fields:

• New role assignment - selection of the desired role from the available roles
• with history
  This parameter allows historized records to be displayed (if checked).
• Determination of the competence target (All, Person, Group)
• Definition of the validity period in which the role is to apply (temporary or permanent assignments possible)
• Determination of the desired ranking (1= superior, 2= deputy - it is possible to determine several role holders or deputies here)

Granting action permissions

Action permissions can be assigned via the person master sheet, as well as via a role or the respective actions.
In the person master sheet, permissions are granted in the Action permissions tab by filling in the following fields:

• New action permission - selection of the desired permission (sorting by action, configuration, process reference, name or description possible)
• Negative
  This parameter is used to exclude a permission. If it is set to "Yes", the person may not view the action.
• Determination of the validity period (temporary or permanent assignment of action permissions possible)
• Definition of the view permission:
• Own person: view permission applies only to the person themselves
• Org unit: view permission applies to the own department
• Org unit and subordinate units: view permission applies to the own department and all departments subordinate to it
• Special: view permission can be determined for several mutually independent groups or persons
• Own client: view permission for all persons of the own client
• All clients: view permission for all persons of all clients

In the competence area of these role holders

Clicking the "In the competence area of these role holders" tab gives you an overview of all role holders who have a role responsibility for the selected person, such as the responsible superior, the HR department, etc.

Maintaining existing persons

If you want to make changes to existing persons, for example assign them to another group, grant new action permissions or change the validity period for certain permissions, first select the

• "Persons" menu item and find the desired person using the search option.
• Then click the edit icon and the detail view to get an overview of all relevant data.

Changing group membership

• "Groups" tab and selection of the new group
• Select the validity period
• Click "Save & Close" to get the overview of all persons, or "Save" if you want to continue editing

Changing/deleting the role assignment

To make a new role assignment or delete an existing role assignment, select the corresponding person and choose the "Roles" tab.

To assign a new role, select the corresponding role, the competence target, the validity period and the ranking.

To delete an existing role, click the delete button on the far right and then "Save & Close" to return to the overview, or "Save" if you want to continue editing the form.

Clicking the edit icon (Edit) lets you change the validity period or the ranking. The change is then saved using "Save".

Changing action permissions

• "Action permissions" tab and select the new action permission
• Specify the period for which it is to be valid
• View permission
• Click "Save" or "Save & Close"

If you want to delete an existing action permission of a person, activate the checkbox on the far right of the corresponding action. Clicking "Save" or "Save & Close" removes the action permission from the directory.

Determining a deputy

To be able to determine a deputy, a deputy must first be created in the corresponding role. This is evident from the ranking within the role - ranking 2 means that a deputy has been defined.

To activate the deputy rules, set the parameter "Deputy may approve" to "Yes" in the person master sheet on the "Settings" tab.
The employee can also make this setting themselves in their "personal settings". If the deputy rules are set via the personal settings, this is also updated automatically in the person master sheet.

Deleting a person

Usually, persons who are no longer needed (e.g. employees who have left) are deleted or marked as inactive in the time management system. The deletion is also carried out in Webdesk by means of a synchronization. If a person is to be deleted manually from the person directory, select the person concerned and then proceed as follows:

• Click the "Delete" button in the person master sheet
• Security check: a security prompt appears asking whether the person should really be deleted
• Confirming with the OK button deletes the person. They also no longer appear in the group overview (persons assigned to a specific group).

Caution! If the deleted persons are still in the time management system, they may reappear in Webdesk after a synchronization.

Synchronizing persons from the time management system

If a time management system is used in the company, the person master data is usually imported from it. For this purpose, connectors are used, which perform a synchronization or reconciliation between the time management system and Webdesk. The data is synchronized automatically with the help of a dedicated job. This job defines which data is to be taken over from the time management system. If any changes are made in the time management system, they are continuously synchronized in Webdesk (depending on the job parameterization).

The following procedure is recommended for setting up the synchronization:

• Create a group connector
• Create a person connector
• Set up a job that starts the synchronization (job configuration derived from Start Connector LinkSync)

For the connectors, the following parameters must be prepared in the person data of the time management system:

• taID --> Master record number from system 6020 (primary key)
• employeeID --> Personnel number
• firstName --> First name: e.g. first part of stname (stname.split(' ')[1]
• lastName -->  Nachname: z.B. zweiter Teil von > Last name: e.g. second part of stname (stname.split(' ')[0]
• $client --> Name des Mandaten des Benutzersof the client of the user
• $group --> Organisationseinheit Organizational unit (ze.Bg. stabt)
• userName --> Benutzername für Log-In User name for login
• password --> erstes Einstiegspasswortinitial password
• email --> smtp Mailadresse für Mailversand

Nach erfolgtem Abgleich sollten alle Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem auch im Webdesk zu finden sein. Als erstes empfiehlt sich eine Synchronisation der Gruppen, dann erst die der Personen.

• mail address for sending mail

After the reconciliation, all persons from the time management system should also be found in Webdesk. It is recommended to synchronize the groups first, and only then the persons.

You can find more information under "Connectors" and "Jobs".