Vergleichsreport

Nicht jede Aktion Not every action in Webdesk EWP ist eine konfigurierbare Aktion! Konfigurierbare Aktionen erkennen Sie an dem Button "neue Konfiguration" in der entsprechenden Spalte der Aktionsübersichts-Tabelle.

Konfigurationen bilden mit hoher Wahrscheinlichkeit den Großteil ihres Webdesk-Systems. Dabei handelt es sich um konfigurierte, den eigenen Wünschen angepasste Abwandlungen von konfigurierbaren Aktionen. Von jeder konfigurierbaren Aktion können beliebig viele Konfigurationen abgeleitet werden und als eigene "Apps" in den Menübaum integriert werden.

In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare oder präsentierte Informationen an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden. Beispiele hierfür sind:

Konfigurationen erstellen und bearbeiten

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, um das Editierungsfenster für eine neue Konfiguration zu öffnen:

In jedem dieser drei Fälle sind zunächst zwei Felder auszufüllen:

• Name: eindeutiger Name der neuen Konfiguration, bestenfalls mit Modulbeschreibung (z.B. "ta_MyHolidayCalendar")
• Überschrift: deskriptiver Name der neuen Konfiguration, dieser erscheint auch im Menübaum (z.B. "Mein Urlaubskalender")

Nach dem Klick auf "Speichern" wird die neue Konfiguration gespeichert und es erscheinen zahlreiche weitere Optionen (siehe unten).

Ist die Konfiguration abgeschlossen, werden die Einstellungen durch Klick auf "Speichern" oder auf "Speichern und Schließen" übernommen und die neue Aktionskonfiguration kann in den Menübaum aufgenommen werden.

Tab "Einstellungen"

Bei den Optionen "Folgende Vorlage benutzen", "Kontroller" und "Kontroller Pattern" handelt es sich um erweiterte Entwickleroptionen, welche nur in Absprache mit der Workflow EDV GmbH verwendet werden sollten. Für weitere Informationen wenden sie sich bitte direkt an uns.

Tab "Berechtigungen"

Hier findet sich eine Übersicht über alle für diese Konfiguration vergebenen Berechtigungen sowie die Möglichkeit, neue Berechtigungen zu vergeben. Dies funktioniert entweder als kollektive Berechtigung über die Checkbox "Berechtigung für alle Mandanten" (siehe unten) oder, um individuelle Zuordnung zu ermöglichen, über verschiedene Berechtigungstypen.

Tab "IP Restrictions"

Hier kann der Zugriff auf die Konfiguration für einzelne IP-Adressen innerhalb des Systems gesperrt werden oder diesen der Zugriff erteilt werden. Dabei sind folgende Felder auszufüllen:

Typ

Auswahl des Beschränkungs-Typs:

Startadresse

Endadresse

Range: Eingabe der IP-Adresse, mit welcher die Range enden soll

Teilnetzmaske

nur bei Typ "Subnet Mask": Eingabe der Teilnetzmaske, auf welche sich die Sperre/Berechtigung bezieht

Zugriff erlauben

Ist diese Checkbox angehakt, so erlangt die angegebene IP-Adresse/Range/Teilnetzmaske eine Berechtigung zum Zugriff auf die Aktion

Tab "Parameter"

Diese Parameter sind für die Entwicklung von Webdesk relevant, können bei der täglichen Arbeit mit Webdesk EWP jedoch ignoriert werden.

Tab "Dateien"

Ist beispielsweise die zu bearbeitende Aktion vom Typ "Konfiguration", so können der Aktion mehrere Dateien zugeordnet sein. Bei jedem Speichern wird die Datei in einer neuen Version in der Datenbank persistiert. Beim Anlegen einer neuen Aktion ist dieser Reiter leer.

Tab "Textmodule"

Zeigt alle vorhandenen Textmodule an. Hier erfolgt die Anlage neuer Textmodule (Textbausteine), bzw. von Übersetzungen. Bei Bedarf kann man von hier aus direkt ein Textmodul bearbeiten, indem man auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klickt.

Bei den Übersetzungen empfiehlt es sich, den Textbaustein durch einen technischen Key austauschen: z.B. Datum > wird zu "Kontenauswertung_Datum01". Anschließend wird bei der entsprechenden Sprache die gewünschte Übersetzung eingegeben. So verfährt man mit jedem Textbaustein einer jeder Aktion/Konfiguration, bis alle übersetzt sind. Hierbei empfiehlt es sich, den Flag "Bei Softwareupdate Aktions-Metadaten überschreiben" nicht angehakt zu lassen, da die Textbausteine sonst wieder auf den Standardwert gesetzt werden.

Tab "Hilfetexte"

In diesem Reiter können Sie zu der Aktion passende Hilfetexte integrieren, welche für den Benutzer der Aktion in in der Kopfleiste aufrufbar sind. Auch lässt sich ein URL-Link zu einem externen System, beispielsweise einer Website mit Tutorials oder weiteren Beschreibungen, setzen. Für jede angelegte Sprache existieren eigene Hilfetextfelder.

Tab "Zugriffsrechte"

is a configurable action! Configurable actions can be recognized by the "New configuration" button in the corresponding column of the action overview table.

Configurations most likely make up the majority of your Webdesk system. They are configured variations of configurable actions, adapted to your own wishes. An unlimited number of configurations can be derived from each configurable action and integrated into the menu tree as separate "apps".

In a specific configuration, you can determine which and how many fields are displayed to the user. This makes it possible to adapt forms or presented information to the needs and wishes of individual users or user groups. Examples of this are:

• A new group calendar, but only the vacation days of my department are visible to me
  -> Configuration derived from action ta_getGroupCalendar.act

• A time booking window with additional, special failure reasons
  -> Configuration derived from action ta_doBooking.act

• An evaluation list of project times with selected information
  -> Configuration derived from action ptm_getOrgProjectEfforts

Creating and editing configurations

There are basically three ways to open the editing window for a new configuration:

1. Directly from the action overview
In the menu tree under Menu and actions --> Actions: click the blue "New configuration" button and select the basic action to be configured

2. From the action overview table
In the menu tree under Menu and actions --> Actions: search for and select the configurable basic action in the table - click "New configuration" in the corresponding table column

3. From the action editing window
In the menu tree under Menu and actions --> Actions: select the configurable basic action by clicking the corresponding table row or the button. Settings tab -> "New configured action" button

In each of these three cases, two fields must be filled in first:

• Name: unique name of the new configuration, ideally with a module description (e.g. "ta_MyHolidayCalendar")
• Heading: descriptive name of the new configuration; this also appears in the menu tree (e.g. "My vacation calendar")

After clicking "Save", the new configuration is saved and numerous further options (see below) appear.

Once the configuration is complete, the settings are applied by clicking "Save" or "Save and Close", and the new action configuration can be added to the menu tree.

"Settings" tab

The options "Use the following template", "Controller" and "Controller pattern" are advanced developer options that should only be used in consultation with Workflow EDV GmbH. For further information, please contact us directly.

"Permissions" tab

Here you will find an overview of all permissions granted for this configuration as well as the option to grant new permissions. This works either as a collective permission via the checkbox "Permission for all clients" (see below) or, to enable individual assignment, via various permission types.

• Checkbox "Permission for all clients"
  If this checkbox is activated, all persons of all clients receive the permission to execute the configuration. This makes particular sense for configurations with many (or all) users, as the individual assignment of person/group/client permissions is then no longer necessary.
  The dropdown list is used to define the competence target (view permission) for the collective permission.

• Specific permission
  If only individual clients/groups/persons/roles are to be able to execute the configuration, a detailed permission can be granted via the "New action permission" button; more on this under Granting and controlling permissions

"IP Restrictions" tab

Here, access to the configuration can be blocked for individual IP addresses within the system or access can be granted to them. The following fields must be filled in:

"Parameters" tab

These parameters are relevant for the development of Webdesk, but can be ignored in day-to-day work with Webdesk EWP.

"Files" tab

If, for example, the action to be edited is of the type "Configuration", several files can be assigned to the action. Each time it is saved, the file is persisted in the database as a new version. When a new action is created, this tab is empty.

"Text modules" tab

Shows all existing text modules. This is where new text modules (text blocks) or translations are created. If necessary, you can edit a text module directly from here by clicking the "Edit" button.

For translations it is recommended to replace the text module with a technical key: e.g. Date > becomes "AccountEvaluation_Date01". The desired translation is then entered for the corresponding language. Proceed in this way with every text module of every action/configuration until all are translated. It is recommended to leave the flag "Overwrite action metadata on software update" unchecked, as the text modules would otherwise be reset to the default value.

"Help texts" tab

On this tab you can integrate help texts that match the action and can be called up by the user of the action in the header bar. It is also possible to set a URL link to an external system, for example a website with tutorials or further descriptions. Separate help text fields exist for each language that has been created.

"Access rights" tab

This option concerns future Webdesk developments and is currently not relevant for the user/administrator.