Vergleichsreport

Das The Document Management-Modul module (DM) verwaltet Repositories, Vorlagen (Templates), Metadaten-Strukturen und Dokumentenablage-Workflows. Es kommt zum Einsatz, wenn Geschäftsprozesse eine geregelte Dokumentenablage und -abfrage benötigen.

Einsatzbereiche

• Konfiguration von Dokumenten-Repositories
• Definition und Pflege von Dokumentvorlagen
• Definition von Metadaten-Strukturen zur Klassifizierung und Auffindbarkeit
• Durchsuchen von Dokumentordnern/Repositories (Folder Explorer)
• Konfiguration des Split-PDF-Verhaltens für Dokumentverarbeitungsszenarien

Typische Rollen

• Dokumentenadministrator
• Compliance-Verantwortlicher
• Backoffice-Mitarbeiter im Umgang mit Anhängen
• Support-/Integrationsverantwortlicher

Kundennutzen

• Verbessert Nachvollziehbarkeit und Konsistenz in dokumentenzentrierten Prozessen
• Unterstützt die Integration mit unternehmensweiten Dokumenten-Backends (z.B. Alfresco)
• Reduziert manuellen Aufwand in Prozessen mit vielen Anhängen

Konfiguration

Die zentrale konfigurierbare Aktion ist der Folder Explorer, mit Optionen für Read-Only-Modus, Standard-Sichtbarkeit der Baumstruktur, Seitengröße, Quelle für Repository/Metadaten-Struktur, ausgeblendete Ordner und das Verhalten von Metadaten-Ordnern.

Weitere Konfigurationsbereiche:

• Repositories anlegen und bearbeiten
• Dokumentvorlagen anlegen und bearbeiten
• Metadaten-Strukturen anlegen und bearbeiten

Jobs

Das DM-Modul verfügt über eine umfangreiche Job-Ebene, die typische Kundenanwendungsfälle abbildet:

• bindFoldersToMetaStructure – verknüpft Repository-Ordner mit einer Metadaten-Struktur (inkl. initialer Verknüpfungs- und Testaktionen)
• convertAlfrescoObjectsToDmObjects – konvertiert Alfresco-Objekte in DM-Objekte (mit Repository-/Basispfad-, Test- und Statistikoptionen)
• deleteDocumentsFromMetaFolders – löscht Dokumente aus Metadaten-Ordnern anhand von Mandant, Metadaten-Ordner und Alterskriterien
• propagateMetaStructure – überträgt eine Metadaten-Struktur auf ein Ziel-Repository

Dieses Kapitel ist ein erstes Grundgerüst und wird laufend erweitertmanages repositories, templates, metadata structures, and document handling workflows. It is used when business processes require governed document storage and retrieval.

Use cases

• Configure document repositories
• Define and maintain document templates
• Define metadata structures for classification and retrieval
• Browse document folders/repositories (Folder Explorer)
• Configure split-PDF behavior for document processing scenarios

Typical roles

• Document administrator
• Compliance officer
• Backoffice user handling attachments
• Support/integration engineer

Customer value

• Improves traceability and consistency in document-centric processes
• Supports integration with enterprise document backends (e.g. Alfresco)
• Reduces manual handling effort in attachment-heavy workflows

Configuration

The main configurable action is the Folder Explorer, with options for read-only mode, default tree visibility, page size, repository/metadata-structure source, hidden folders, and metadata-folder behavior.

Further configuration areas:

• Create and edit repositories
• Create and edit document templates
• Create and edit metadata structures

Jobs

The DM module has an extensive job layer that directly reflects common customer operations:

• bindFoldersToMetaStructure – binds repository folders to a metadata structure (including initial bind and test actions)
• convertAlfrescoObjectsToDmObjects – converts Alfresco objects into DM objects (with repository/base path, test, and statistics options)
• deleteDocumentsFromMetaFolders – deletes documents from metadata folders based on client, metadata folder, and age windows
• propagateMetaStructure – propagates a metadata structure to a target repository

This chapter is an initial skeleton and will be extended over time.