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Das PS-Modul liefert zwei eigenständige Prozessdefinitionen für die Sozialversicherungs-Anmeldung (PsSocialSecurityRegistration) und -Abmeldung (PsSocialSecurityDeregistration) von Dienstnehmern. Damit meldet der Mandant Ein- und Austritte strukturiert an seinen Lohnverrechnungs-Dienstleister, der die eigentliche ELDA-Meldung an die Sozialversicherung durchführt. Es sind die einzigen fertig mitgelieferten Prozessdefinitionen des Moduls – der Gehaltsverrechnungs-Prozess selbst wird je Kunde individuell erstellt (siehe Prozessdefinitions-Referenz).
Beteiligte
PayrollservicesHRAdmin | HR-Admin des Mandanten – startet den Prozess und erfasst die Daten |
PayrollConsultant | Consultant des Dienstleisters – prüft und vervollständigt die Meldung |
SYSTEM | automatische Systemschritte |
Die konkreten Webdesk-Rollen hinter diesen Teilnehmern werden beim Mandanten-Setup konfiguriert.
Ablauf
Formular
The PS module ships two standalone process definitions for the social security registration (PsSocialSecurityRegistration) and deregistration (PsSocialSecurityDeregistration) of employees. With them, the client reports entries and exits in a structured way to its payroll provider, who performs the actual ELDA notification to the social insurance. These are the only ready-made process definitions shipped with the module – the salary accounting process itself is created individually per customer (see process definition reference).
Participants
PayrollservicesHRAdmin | the client's HR admin – starts the process and enters the data |
PayrollConsultant | the provider's consultant – checks and completes the notification |
SYSTEM | automatic system steps |
The concrete Webdesk roles behind these participants are configured during the client setup.
Flow
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Form ("SocialSecurity Registration" / "Deregistration"): Der HR-Admin wählt die Person und erfasst die Meldedaten. Typische Formularfelder der Anmeldung: Personalnummer, Nachname, Eintrittsdatum, Beruf/Position, Beschäftigungsart (Angestellter/Arbeiter), Geschlecht, Adresse (Land, PLZ, Ort), Firmennummer, Lehrzeit von/bis, BUAK-Kennzeichen sowie die Angaben "Geschäftsführer?", "Mit Dienstgeber verwandt?" und "Mit Dienstgeber verheiratet?". Bei der Abmeldung zusätzlich Austrittsdatum und Austrittsgrund.
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Fetch Data (System): Der Systemschritt befüllt das Formular automatisch aus HR-Expert – u.a. die Firmennummer aus der PS-Mandantenkonfiguration, Geschlecht, SV-Gruppe, Beschäftigungsart, Ein-/Austrittsdatum und die aktuelle Wohnadresse (Straße, PLZ, Ort, Land) der Person. Manuell erfasst werden muss nur, was in HR-Expert fehlt.
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Check Fields (Consultant): Der Dienstleister prüft und ergänzt die Meldung. Bei Prozessstart wird die Kanzlei per E-Mail informiert (Betreff the HR admin selects the person and enters the notification data. Typical registration form fields: employee number, last name, entry date, occupation/position, employment type (salaried/worker), gender, address (country, ZIP, city), company number, apprenticeship from/to, BUAK flag, plus "managing director?", "related to employer?" and "married to employer?". For the deregistration, additionally the termination date and reason.
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Fetch Data (system): the system step pre-fills the form automatically from HR-Expert – among others the company number from the PS client configuration, gender, social security group, employment type, entry/termination date and the person's current home address (street, ZIP, city, country). Only data missing in HR-Expert needs manual entry.
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Check Fields (consultant): the provider checks and completes the notification. On process start, the consultancy is notified by e-mail (subject "Neue SV-Anmeldung in Personalwolke Payroll Services" bzw. or "Neue SV-Abmeldung ...", mit HTML-Inhalt und Link zur Aufgabewith HTML content and a link to the task).
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Set State (System): Nach Abschluss setzt der Schritt den Beschäftigungsstatus der Person system): after completion, the step sets the person's employment state in HR-Expert (angemeldet bzw. abgemeldet).
Bei der Anmeldung kann zusätzlich eine Einzelpersonen-Differenzliste (CSV mit den Stammdaten der neuen Person) erzeugt und dem Prozess als Anhang beigefügt werden – dieselbe Mechanik wie die Stammdaten-Schnittstelle, beschränkt auf eine Person.
Administration
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Die Prozessdefinitionen werden als XPDL ausgeliefert und über die Prozessverwaltung importiert; sie können je Kunde angepasst werden (Formularfelder, Mail-Texte, zusätzliche Prüfschritte).
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Mail-Betreff und -Inhalt sind erweiterte Attribute der Prozessdefinition und direkt im XPDL bzw. Prozess-Editor pflegbar.
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Voraussetzung ist eine vollständige PS-Mandantenkonfiguration (insbesondere die Firmennummer) – ohne sie kann der Fetch-Data-Schritt die Meldung nicht befüllen.
Verwandte Seiten: Gehaltsverrechnung, Referenz: Prozessdefinition Gehaltsverrechnung, Mandanten-Setup für
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registered or deregistered).
For the registration, a single-person difference list (CSV with the new person's master data) can additionally be generated and attached to the process – the same mechanism as the master data interface, limited to one person.
Administration
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The process definitions are shipped as XPDL and imported via process administration; they can be adapted per customer (form fields, mail texts, additional check steps).
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Mail subject and body are extended attributes of the process definition and can be maintained directly in the XPDL or the process editor.
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A complete PS client configuration (in particular the company number) is a prerequisite – without it, the Fetch Data step cannot pre-fill the notification.
Related pages: Salary Accounting Process, Reference: Salary Accounting Process Definition, Client Setup for Payroll Services.
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