Vergleichsreport

Allgemeines

Ein Mandant stellt in der Regel ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe (z.B. einen Konzern) dar.

Der Mandant ist das oberste bzw. am weitesten umspannende organisatorische Element im Webdesk. Der Mandant bildet sozusagen Basisplattform, auf welcher die Organisationsstrukturen bestimmt werden, Gruppen und Personen zugeordnet oder Berechtigungen vergeben werden.  

Üblicherweise wird pro Unternehmen (oder Unternehmensgruppe) ein Mandant angelegt. Eine Verwendung der Mandantenteilung zur Abschottung von Teilbereichen des Unternehmens zueinander ist normalerweise nicht sinnvoll.

In Fällen, wo es mehrere unabhängige Subunternehmern eines Konzerns gibt, in denen Kunden bzw. unternehmensinterne Prozesse unabhängig sind und es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen Subunternehmen kommt, ist es auf Wunsch möglich, diese als eigene Mandanten abzubilden.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen oder sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist um ein Vielfaches sinnvoller, die Subunternehmen des Konzerns unterhalb einer obersten Organisationseinheit (Holding, Konzernmutter, etc.) als Teilbereiche innerhalb EINES Mandanten abzubilden. Dies gewährleistet alle Vorteile der übergreifenden Auswertbarkeit und der Prozesse inkl. einer hohen Flexibilität hinsichtlich späterer struktureller Veränderungen in der Firmengruppe.

Ein Mandant vs. mehrere Mandanten

Der klassische Anwendungsfall für die Verwendung von mehreren Mandanten ist der Betrieb der Webdesk-Plattform zur Servicierung von unterschiedlichen Unternehmen innerhalb eines Rechenzentrums, wobei diese Unternehmen nichts oder sehr wenig miteinander zu tun haben. 

Für solche Fälle (auch Application Service Providing bzw. ASP genannt) eignet es sich, pro Kunden einen Mandanten zu definieren. Dies hat den Vorteil, dass gegenüber einer kompletten Trennung der Webdesk-Instanzen (d.h. pro Kunde eine Webdesk-Instanz) Synergien in der Parametrierung möglich sind. So können z.B. Konfigurationen von Aktionen für mehrere Mandanten genutzt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Berechtigungsstrukturen der Anwendung hat.

Des weiteren ist es auch in einer Mehrmandanten-Umgebung möglich, mandantenübergreifende Auswertungen und Prozesse zu definieren. z.B. könnte ein Beschaffungsprozess, der über alle Mandanten gleich funktionieren soll, zu einer zentralen, mandantenübergreifenden Rolle gelangen, die dann den Einkauf vornimmt.

Diese Parametrierungsvarianten sind allerdings wesentlich weniger flexibel, als die Definition der verschiedenen Bereiche als Organisationseinheiten. Sobald also eine kundenübergreifende Auswertung oder ein kundenübergreifender Prozess gewünscht ist, ist es in den meisten Fällen ratsamer, nur EINEN Mandanten zu verwenden und die Einschränkung der Rechte über Teilbäume des Organigramms durchzuführen.

Seit der Webdesk-Version 4.0.35 ist es prinzipiell möglich, auf einer Webdesk-Instanz als Benutzer mit entsprechenenden Möglichkeiten auch mandantenübergreifend Informationen abzurufen. Allerdings ist dies nur in Ausnahmesituationen sinnvoll, da der Mandant als Organisationselement zur strikten Trennung von Daten konzipiert wurde.

Verwendung des Mandanten zur Berechtigungssteuerung

Dem Mandanten können Berechtigungen zugeteilt werden, welche dann für alle Personen/Gruppen/Einheiten innerhalb des Mandanten (also für das gesamte Unternehmen) gelten. Dies erleichtert die Handhabung von allgemeinen Funktionalitäten und Aktionen, wie z.B. Buchen, Gruppenkalender, Monatsjournal, Einsicht in die diversen Formulare (Fehlzeitantrag, Krankmeldung,...) etc.

Mehr dazu unter Berechtigungssteuerung

Mandantenwechsel

Derzeit wird der Wechsel einer Person innerhalb des Webdesk zwischen den Mandanten über die Oberfläche nicht vollständig unterstützt. Grundsätzlich ist diese Option möglich, jedoch müssen zusätzlich technische Beziehungen in der Datenbank angepasst werden.

General information

A client usually represents a company or a group of companies (e.g. a corporate group).

The client is the highest or most far-reaching organisational element in Webdesk EWP. The client forms the base platform, so to speak, on which the organisational structures are determined, groups and persons are assigned or permissions are assigned.

Usually, one client is created for each company (or group of companies). It is not normally advisable to use client division to separate sub-areas of the company from each other.

In cases where there are several independent subcontractors of a corporation in which customers or internal company processes are independent and there are no overlaps between these subcontractors, it is possible to map these as separate clients if desired.

If, on the other hand, there are overlaps or cross-enterprise roles are planned, it makes much more sense to map the sub-companies of the enterprise below a top-level organisational unit (holding company, parent company, etc.) as sub-areas within ONE client. This guarantees all the advantages of comprehensive analysability and processes, including a high degree of flexibility with regard to subsequent structural changes in the group of companies.

One client vs. multiple clients

The classic use case for the use of multiple clients is the operation of the Webdesk EWP platform for servicing different companies within a data centre, whereby these companies have little or nothing to do with each other.

For such cases (also known as Multi-Tenancy Software-As-A-Service or SaaS), it is suitable to define one client per customer. This has the advantage that synergies in parameterisation are possible compared to a complete separation of the webdesk instances (i.e. one webdesk instance per customer). For example, configurations of actions can be used for several clients without affecting the authorisation structures of the application.

Furthermore, it is also possible in a multi-client environment to define cross-client reports and processes. For example, a procurement process that is to function in the same way across all clients could be assigned to a central, cross-client role that then carries out the purchase.

However, these parameterisation variants are much less flexible than defining the various areas as organisational units. As soon as a cross-client report or a cross-client process is required, it is therefore advisable in most cases to use only ONE client and to restrict the rights via sub-trees of the organisation chart.

Using the client for authorisation control

Permissions can be assigned to the client, which then apply to all persons/groups/units within the client (i.e. for the entire company). This facilitates the handling of general functionalities and actions, such as booking, group calendar, monthly journal, access to the various forms (absence request, sick note, etc.).

More on this under Authorisation control

Client change

Currently, moving a person within Webdesk EWP between clients via the user interface is not fully supported. In principle, this option is possible, but additional technical relationships must be adjusted in the database.

Conversely, this example also makes it clear what clients in Webdesk are intended for. They are therefore legally and organisationally completely separate units, which are only mapped within a Webdesk instance for the purpose of parameterisation and operational synergies.