Vergleichsreport

Allgemeines

Eine Gruppe erlaubt die Zusammenfassung von mehreren Personen zu organisatorischen Einheiten. Diese können verschiedenen Gruppierungszwecken im Kontext des Mitarbeiterportals dienen, zum Beispiel:

• Abteilung
• Team
• Bereich
• Stabstelle
• Projektgruppe
• Kostenstelle
• etc....

Jeder Gruppe muss einer Organisationsstruktur zugeteilt sein - diese Zuordnung gibt Aufschluss darüber, ob es sich bei der Gruppe um eine hierarchische Organisationseinheit (siehe hierarchische Aufbauorganisation), eine Projektgruppe, eine Kostenstelle, eine lose Gruppe, einen Standort oder einen Abrechnungskreis handelt.

Eine Gruppe definiert sich zumindest aus folgenden Eigenschaften:

• eindeutiger Kurzname (muss im gesamten System eindeutig sein)
• Name
• Zugehörigkeit zu Mandant
• Zugehörigkeit zu einer Organisationsstruktur des Mandanten

Gruppenhierarchie

Hierarchische Gruppen

Ist die Gruppe Teil einer hierarchischen Organisationsstruktur, so stehen zusätzliche Beziehungsmöglichkeiten zu anderen Gruppen zur Verfügung: Diese Beziehungen zueinander werden beispielsweise durch die Bestimmung einer "obersten Gruppe" in der Struktur bzw. einer übergeordneten oder untergeordneten Gruppe geregelt. 

Wird eine übergeordnete Gruppe selektiert, so erscheinen alle anderen Gruppen im Organigramm dieser Gruppe untergeordnet. Eine übergeordnete Gruppe kann mehrere Untergruppen unter sich haben.

Nicht-hierarchsiche Gruppen

Nicht-hierarchischen Gruppen sind Gruppen ohne systematischen Organisationszweck, d.h. dass diese Gruppen keine hierarchischen Beziehungen zueinander haben. Hierbei kann es sich um lose Gruppen, Projektgruppen oder Kostenstellen handeln, welche eine Gruppierung der Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien erlauben (z.B. Vollzeit-Mitarbeiter, Teilzeit-Mitarbeiter, Pauschalisten, Austritte, Karenzen, Projekte etc.). Die Mitarbeiter können, je nach Einstellung der Organisationsstruktur der sie zugehören, zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein oder aber zu einem Zeitpunkt nur einer Gruppe zugeordnet sein.

Gruppenmitgliedschaft und Gruppenwechsel

Bei der Zuordnung von Personen zu Gruppen kann auch ein gewünschtes Start- und Enddatum angegeben werden. So kann beispielsweise geplant werden, dass ein Mitarbeiter, welcher der Gruppe A zugeteilt ist, ab einem bestimmten Datum (gültig von - bis) zu einer anderen Gruppe (Gruppe B, gültig ab) zugeteilt werden soll.

Import von Gruppen

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, können Gruppendaten aus diesem importiert werden. Hierzu werden eigene Jobs mit Konnektoren verwendet. In der Praxis ist Webdesk jedoch das führende System zur Erstellung und Verwaltung von Gruppen, diese Vorgehensweise findet also nur mehr selten Anwendung. 

General information

A group allows several people to be combined into organisational units. These can serve various grouping purposes in the context of the employee portal, for example: 

• Department
• Team
• Division
• Staff unit
• Project group
• Costcentre
• etc....

Each group must be assigned to an organisational structure - this assignment indicates whether the group is a hierarchical orgnisational unit (see hierarchical organisational structure), a project group, a cost centre, a loose group, a location or a payroll area.

A group is defined by at least the following properties:

• Unique short name (must be unique throughout the system)
• Name
• Assignment to client
• Assignment to an organisational structure of the client

Action permissions & roles
It is possible to assign certain action permissions or roles to groups. All persons in this group then have the corresponding action permission or are the holder of the assigned role(s).

Each group must be assigned to an organisational structure - this assignment indicates whether the group is a hierarchical organisational unit (see hierarchical organisational structure), a project group, a cost centre, a loose group, a location or a payroll area.

Group hierarchy

Hierarchical groups

If the group is part of a hierarchical organisational structure, additional relationship options to other groups are available: These relationships to each other are regulated, for example, by designating a "top group" in the structure or a parent or subordinate group.

If a parent group is selected, all other groups appear subordinate to this group in the organisation chart. A parent group can have several subgroups below it.

Non-hierarchical groups

Non-hierarchical groups are groups without a systematic organisational purpose, i.e. these groups have no hierarchical relationships with each other. These can be loose groups, project groups or cost centres, which allow employees to be grouped according to various criteria (e.g. full-time employees, part-time employees, flat-rate employees, resignations, leaves of absence, projects, etc.). Depending on the organisational structure to which they belong, employees can be assigned to several loose groups or only to one group at a time.

Group membership and change of group

Members of groups are always persons. In hierarchical groups, a person must be assigned to exactly ONE group at any one time. Assigning a person to a hierarchical group means that this person loses their membership of their previous hierarchical group.
If the group is one of the other organisation types, it is possible for people to be a member of several such groups at the same time, depending on their settings.

When assigning people to groups, a desired start and end date can also be specified. For example, it can be planned that an employee who is assigned to group A is to be assigned to another group (group B, valid from) from a certain date (valid from - to).

Importing groups

If an external HR system or people directory is used in the company, group data can be imported from it. Separate jobs with connectors are used for this purpose. In practice, however, Webdesk EWP is the leading system for creating and managing groups, so this procedure is rarely used.

Further information on this topic can be found under "System settings" --> Connectors/Jobs.