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Allgemeines
Das Modul Project-Time bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Buchung von produktiven Zeiten auf bestimmte Leistungsobjekte. Beispiele für solche bebuchbaren Leistungsobjekte wären:
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laufende interne Projekte & Tätigkeiten (nicht verrechenbar)
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Projekte für einen Kunden (verrechenbar od. nicht verrechenbar)
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Zeit in der Produktentwicklung
Wie der Projektbegriff tatsächlich verwendet wird, ist flexibel definierbar. Grundsätzlich das bebuchbare Objekt nicht immer explizit ein Projekt sein, jedoch werden in den folgenden Erläuterungen der Einfachkeit halber die Begriffe "bebuchbares Objekt" und "Projekt" gleichgesetzt. Jedes bebuchbare Objekt (Projekt) ist Teil einer "Projektstruktur", um ähnliche Projekte in einem Baum gruppieren zu können. Die oben genannten Differenzierungen könnten dazu dienen, um mehrere Projektstrukturen zu definieren. Innerhalb der Projektstruktur kann der Baum beliebig tief mit Projekten, Subprojekten bzw. Sub-...Subprojekten gegliedert werden. Wie tief ein solcher Baum werden kann, ist konfigurierbar.
Projekte können zusätzlich noch mit verschiedenen anderen Faktoren verknüpft werden, beispielsweise:
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Zuweisung zu Kostenstelle oder Kostenträger
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Definition der Tätigkeit innerhalb des Projektes
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Zuweisung zu einem bestimmten Kunden
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Zuweisung zu einem bestimmten Produkt (z.B. in der Entwicklung)
Elemente der Projektstruktur
Beim Erstellen eines neuen bebuchbaren Projekts bzw. einer neuen Projektstruktur gibt es in Webdesk einige Organisationselemente, welche das Projekt bzw. die Struktur näher definieren und die Erfassung von Projektzeit konkreter machen können. Diese sind allesamt als Punkte im Administratoren-Menü des Moduls "Projektzeiterfassung" einsehbar und im Folgenden kurz erklärt:
für jede Buchung notwendige Elemente:
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Strukturen
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Die Struktur ist die höchste Organisationseinheit in der Projektzeit Erfassung. Innerhalb einer Projektstruktur lassen sich Hauptprojekte, Projekte und Subprojekte beliebig organisieren. Oft sind Strukturen nach Verwendungszweck organisiert, z.B. Interne Projekte, Kundenprojekte oder Produktentwicklung
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Projekte
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Projekte sind die bebuchbaren Objekte und Hauptelement in der Projektzeiterfassung. Bei der Erfassung muss verpflichtend immer ein Projekt gewählt werden.
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Tätigkeiten
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frei wählbare Tätigkeitsbereiche, welche unabhängig von Projektstrukturen erstellt werden und als "Zusatzinformation" bei der Projektzeitbuchung angegeben werden können --> "Was mache ich für Projekt XY?" - "Programmieren, Administration, Marketing, etc...?"
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Element-Typen
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Der Element-Typ ist ein Attribut inkl. eines Logos, und muss jedem bebuchbaren Objekt zugewiesen werden. Der Element-Typ spezifiziert die Eigenschaften des Objektes näher, z.B. als Subprojekt, Planung, externes Projekt, etc.
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optional festlegbare Elemente:
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Kostenstelle
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Diese sind mit den in der Organisationsstruktur definierten Kostenstellen-Gruppen identisch. Ein Projekt kann einer bestimmten Kostenstelle zugewiesen werden.
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Kostenträger
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Hier können spezifische Kostenträger (z.B. ein bestimmtes Produkt) definiert werden. Ein Projekt kann dann diesem Kostenträger teilweise oder komplett zugeordnet werden.
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Kunden
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Es lassen sich hier Kunden erstellen, welche anschließend einem Projekt zugeordnet werden können
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General information
The Project-Time module offers a variety of options for booking productive times for specific service objects. Examples of such postable service objects would be:
Current internal projects & activities (not allocable)
Projects for a customer (billable or not billable)
Time in product development
How the project term is actually used can be defined flexibly. In principle, the postable object is not always explicitly a project, but in the following explanations the terms "postable object" and "project" are equated for simplicity's sake. Each postable object (project) is part of a "project structure" in order to group similar projects in a tree. The differentiations mentioned above could be used to define several project structures.
Within the project structure, the tree can be structured as deep as desired with projects, subprojects or sub...subprojects. How deep such a tree can become is configurable.
Projects can also be linked to various other factors, for example:
Assignment to cost center or cost object
Definition of the activity within the project
Assignment to a specific customer
Assignment to a specific product (e.g. in development)
Elements of the Project Structure
When creating a new bookable project or a new project structure, Webdesk contains several organizational elements that define the project or structure more closely and make the entry of project time more concrete. These are all visible as items in the Administrators menu of the module "Project Time Recording" and are explained briefly below:
Elements required for each booking:
Structures
The structure is the highest organizational unit in the project time registration. Within a project structure, main projects, projects and sub-projects can be organized as required. Structures are often organized according to purpose, e.g. internal projects, customer projects or product development.
projects
Projects are the postable objects and main elements in project time recording. You must always select a project when entering data.
Activities
freely selectable activity areas, which are created independently of project structures and can be entered as "additional information" during project time booking --> "What do I do for project XY? - "Programming, administration, marketing, etc...?"
Element types
The element type is an attribute including a logo and must be assigned to every bookable object. The element type specifies the properties of the object in more detail, e.g. as subproject, planning, external project, etc.
optionally definable elements:
Cost center
These are identical to the cost center groups defined in the organizational structure. A project can be assigned to a specific cost center.
Cost object
Here you can define specific cost objects (for example, a specific product). A project can then be partially or completely assigned to this cost object.
Customers
Customers can be created here, which can then be assigned to a project.
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