Vergleichsreport

Mit der Monatlichen Projektzeiteingabe teilen Sie Ihre Arbeitszeit eines ganzen Monats auf Projekte auf. Sie geben dabei nicht einzelne Buchungen mit Datum und Uhrzeit ein, sondern nur, welcher Anteil des Monats auf welches Projekt entfällt – in Prozent oder in Stunden:Minuten.

Die monatliche Eingabe eignet sich, wenn Sie Ihre Projektzeiten nicht tageweise nachweisen müssen. Für tagesgenaue Projektzeiten verwenden Sie die Erfassung von Projektzeiten im Nachhinein oder die Live-Buchung über die "Stoppuhr-Funktion". Für einen Monat ist immer nur eine der beiden Arten möglich: entweder monatlich oder tageweise.

Aufruf und Voraussetzungen

• Im Standardmenü finden Sie die Funktion unter Meine Projektzeiten > Monatliche Projektzeiteingabe. Je nach Konfiguration kann der Menüpunkt an anderer Stelle stehen oder anders benannt sein.
• Die Funktion ist nur verfügbar, wenn Ihr Webdesk das Modul Projektzeiterfassung mit monatlicher Projektzeiteingabe lizenziert hat und Ihnen die Berechtigung für diesen Menüpunkt erteilt wurde.
• Sie können Monate von bis zu fünf Jahren in der Vergangenheit bis zum nächsten Monat auswählen. Beim Öffnen wird der aktuelle Monat angezeigt.

Der Bildschirm im Überblick

Oben finden Sie die Monatsauswahl und die Schaltflächen Speichern, Zurücksetzen und Gleichmäßig aufteilen. Darunter steht die Tabelle der Projekte mit folgenden Spalten:

Am Ende jeder Zeile entfernen Sie ein Projekt mit der Löschen-Schaltfläche. Unter den Spalten Prozent und Stunden:Minuten werden die Summen angezeigt. Stimmt die Zeitsumme nicht mit der Arbeitszeit des Monats überein, wird sie hervorgehoben und zusätzlich die zu verteilende Arbeitszeit angezeigt.

Welche Zeit wird aufgeteilt?

Aufgeteilt wird Ihre Arbeitszeit (Ist-Zeit) des gewählten Monats. Ist die Projektzeiterfassung mit der Zeitwirtschaft verbunden, wird diese Zeit aus der Zeitwirtschaft übernommen; je nach Konfiguration aus einem Monatskonto oder als Summe der täglichen Ist-Zeiten. Ohne Anbindung an die Zeitwirtschaft wird ein für den Monat hinterlegter Wert verwendet.

Gespeichert werden die Prozentanteile. Die Stunden und Minuten werden daraus und aus der Arbeitszeit des Monats berechnet und auf ganze Minuten gerundet; eine Rundungsdifferenz wird dem größten Anteil zugeschlagen. Ändert sich die Arbeitszeit eines bereits erfassten Monats nachträglich (z.B. durch eine Korrektur), werden die Stunden je nach Konfiguration automatisch anhand der gespeicherten Prozentanteile neu berechnet.

Einen Monat erfassen

1. Wählen Sie oben den gewünschten Monat und das Jahr. Bereits gespeicherte Projekte des Monats werden angezeigt.
2. Fügen Sie Projekte hinzu: Klicken Sie in der leeren Zeile bei Code auf die Schaltfläche [...] und wählen Sie das Projekt im Auswahldialog aus. Alternativ wählen Sie ein Projekt aus Ihren Favoriten; über Favoriten bearbeiten können Sie Ihre Favoritenliste pflegen. Nach jeder Auswahl erscheint wieder eine neue, leere Zeile. Jedes Projekt kann pro Monat nur einmal vorkommen.
3. Geben Sie die Anteile ein – wahlweise in der Spalte Prozent, in der Spalte Stunden:Minuten oder über den Schieberegler. Die jeweils anderen Werte der Zeile werden automatisch mitgerechnet. Werte können Sie auch mit den Pfeiltasten auf- und abwärts verändern. Wenn Sie den Schieberegler verwenden, werden die Anteile der anderen Projekte so angepasst, dass die Summe 100 % bleibt.
4. Mit Gleichmäßig aufteilen wird die Arbeitszeit zu gleichen Teilen auf alle ausgewählten Projekte verteilt.
5. Klicken Sie auf Speichern. Nach erfolgreichem Speichern erscheint die Meldung "Monatliche Aufwände erfolgreich gespeichert".

Solange ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, kann kein anderer Monat gewählt werden. Speichern Sie zuerst oder verwerfen Sie die Änderungen mit Zurücksetzen. Nach einer Sicherheitsabfrage werden dann wieder die zuletzt gespeicherten Werte angezeigt.

Regeln und Hinweise

Die Aufteilung muss insgesamt 100 % bzw. die gesamte Arbeitszeit des Monats ergeben. Die Schaltfläche Speichern ist erst aktiv, wenn Änderungen vorhanden sind und die Prozentsumme 100 ergibt. Unterhalb der Tabelle werden folgende Hinweise angezeigt:

• "Die Summe der Prozente sollte 100 ergeben." bzw. "Die Menge in Minuten sollte … Minuten sein!" – jeweils mit dem Hinweis, wie viel noch hinzugefügt oder abgezogen werden sollte. Über die Links "Behebe es durch Zuweisung der Prozentsätze" bzw. "Behebe es durch Zuweisung der Zeitwerte" werden die eingegebenen Werte im bestehenden Verhältnis so hochgerechnet bzw. verkleinert, dass die Summe stimmt.
• "Geben Sie bitte die Projektzeiten ein." – es wurden Projekte gewählt, aber noch keine Anteile eingegeben.
• "Das Projekt … Ist nicht ausgewählt." – in einer Zeile wurde ein Anteil eingetragen, aber kein Projekt über die Schaltfläche [...] ausgewählt.

Für folgende Monate ist keine monatliche Eingabe möglich; statt der Tabelle wird eine Meldung angezeigt:

• Monate mit täglichen Projektzeiten: "Erfassung nicht erlaubt für diesen Zeitraum, da schon tägliche Aufwände erfasst wurden!"
• Bereits freigegebene Monate: "Die Aufwände dieses Monats sind bereits freigegeben und können deshalb nicht mehr verändert werden." Das gilt, sobald auch nur ein Aufwand des Monats freigegeben ist.

Ändern und Löschen

• Um eine gespeicherte Aufteilung zu ändern, wählen Sie den Monat erneut, passen die Anteile an, fügen Projekte hinzu oder entfernen sie, und speichern. Projekte, die Sie entfernt haben, werden beim Speichern aus dem Monat gelöscht.
• Um die monatliche Eingabe eines Monats vollständig zu löschen, entfernen Sie alle Projekte und speichern. Danach kann der Monat wieder tageweise erfasst werden.
• Freigegebene Monate können nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Zusammenspiel mit der täglichen Erfassung und der Stoppuhr

• Sobald für einen Monat eine monatliche Projektzeiteingabe gespeichert ist, ist die tageweise Erfassung für diesen Monat gesperrt. In der Erfassung im Nachhinein erscheint dann der Hinweis "Es gibt eine monatliche Projektzeiterfassung für den angezeigten Zeitbereich, deswegen ist die tageweise Erfassung gesperrt." (bzw. "… für Teile des angezeigten Zeitbereiches …").
• Bei der Stoppuhr-Funktion ist die Schaltfläche Start im aktuellen Monat deaktiviert, wenn für diesen Monat eine monatliche Eingabe besteht (bei Anbindung an die Zeitwirtschaft). Tägliche Projektzeiten können in einem solchen Monat generell nicht gespeichert werden.
• Umgekehrt ist die monatliche Eingabe nicht möglich, sobald im Monat auch nur eine tägliche Projektzeit erfasst ist. Um von der täglichen auf die monatliche Erfassung zu wechseln, müssen zuerst die täglichen Projektzeiten des Monats entfernt werden.

Genehmigung

Je nach Konfiguration werden Projektzeiten von einer berechtigten Person genehmigt bzw. freigegeben. Ist ein Aufwand des Monats freigegeben, kann die monatliche Eingabe dieses Monats nicht mehr verändert werden (siehe oben).

Auswertungen

Monatlich erfasste Projektzeiten werden wie andere Projektzeiten in den Auswertungen berücksichtigt, z.B. unter Erfasste Projektzeiten auswerten. Sie sind dem Monat als Ganzes zugeordnet und werden mit dem Ersten des Monats als Datum geführt. Wählen Sie bei der Auswertung daher einen Zeitraum, der den Monatsersten einschließt With Monthly Project Time Entry, you distribute your working time for an entire month across projects. You do not enter individual bookings with date and time, but only which share of the month is attributable to which project – in percent or in hours:minutes.

Monthly entry is suitable if you do not have to document your project times day by day. For project times by the day, use Recording project times after the fact or live booking via the "stopwatch function". For a given month, only one of the two types is possible: either monthly or day by day.

Access and Prerequisites

• In the standard menu, you will find the function under My Project Times > Monthly Project Time Entry. Depending on the configuration, the menu item may be located elsewhere or be named differently.
• The function is only available if your Webdesk has licensed the Project Time Tracking module with monthly project time entry and you have been granted permission for this menu item.
• You can select months from up to five years in the past up to the next month. When opened, the current month is displayed.

The Screen at a Glance

At the top you will find the month selection and the buttons Save, Reset and Distribute evenly. Below that is the table of projects with the following columns:

At the end of each row, you remove a project with the delete button. The totals are displayed below the Percent and Hours:Minutes columns. If the time total does not match the working time of the month, it is highlighted and the working time to be distributed is additionally displayed.

Which Time Is Distributed?

Your working time (actual time) of the selected month is distributed. If project time tracking is connected to Time & Attendance, this time is taken over from Time & Attendance; depending on the configuration, from a monthly account or as the sum of the daily actual times. Without a connection to Time & Attendance, a value stored for the month is used.

The percentage shares are saved. The hours and minutes are calculated from them and from the working time of the month and rounded to whole minutes; a rounding difference is added to the largest share. If the working time of an already recorded month changes afterwards (e.g., due to a correction), the hours are automatically recalculated, depending on the configuration, based on the saved percentage shares.

Recording a Month

1. At the top, select the desired month and year. Projects of the month that have already been saved are displayed.
2. Add projects: In the empty row under Code, click the [...] button and select the project in the selection dialog. Alternatively, select a project from your favorites; via Edit favorites you can maintain your favorites list. After each selection, a new, empty row appears again. Each project can appear only once per month.
3. Enter the shares – either in the Percent column, in the Hours:Minutes column, or via the slider. The other values of the row are calculated automatically. You can also change values up and down with the arrow keys. When you use the slider, the shares of the other projects are adjusted so that the total remains 100%.
4. With Distribute evenly, the working time is distributed in equal parts across all selected projects.
5. Click Save. After saving successfully, the message "Monthly efforts saved successfully" appears.

As long as unsaved changes exist, no other month can be selected. Save first or discard the changes with Reset. After a confirmation prompt, the last saved values are then displayed again.

Rules and Notes

The distribution must add up to 100% or the total working time of the month. The Save button is only active when changes exist and the percentage total is 100. The following notes are displayed below the table:

• "The sum of the percentages should be 100." or "The amount in minutes should be … minutes!" – in each case with a note on how much should still be added or subtracted. Via the links "Fix it by assigning the percentages" or "Fix it by assigning the time values", the entered values are scaled up or down in the existing ratio so that the total is correct.
• "Please enter the project times." – projects were selected, but no shares have been entered yet.
• "The project … is not selected." – a share was entered in a row, but no project was selected via the [...] button.

For the following months, no monthly entry is possible; instead of the table, a message is displayed:

• Months with daily project times: "Recording not permitted for this period because daily efforts have already been recorded!"
• Months that have already been approved: "The efforts of this month have already been approved and can therefore no longer be changed." This applies as soon as even a single effort of the month has been approved.

Changing and Deleting

• To change a saved distribution, select the month again, adjust the shares, add or remove projects, and save. Projects that you have removed are deleted from the month when saving.
• To delete the monthly entry of a month completely, remove all projects and save. Afterwards the month can be recorded day by day again.
• Approved months can no longer be changed or deleted.

Interaction with Daily Recording and the Stopwatch

• As soon as a monthly project time entry is saved for a month, day-by-day recording is locked for that month. In recording after the fact, the notice "There is a monthly project time entry for the displayed time range, therefore day-by-day recording is locked." (or "… for parts of the displayed time range …") then appears.
• With the stopwatch function, the Start button is deactivated in the current month if a monthly entry exists for this month (when connected to Time & Attendance). Daily project times cannot be saved in such a month at all.
• Conversely, monthly entry is not possible as soon as even a daily project time is recorded in the month. To switch from daily to monthly recording, the daily project times of the month must first be removed.

Approval

Depending on the configuration, project times are approved or cleared by an authorized person. If an effort of the month has been approved, the monthly entry of that month can no longer be changed (see above).

Evaluations

Project times recorded monthly are included in the evaluations like other project times, e.g., under Evaluating recorded project times. They are assigned to the month as a whole and are recorded with the first of the month as the date. When evaluating, therefore, choose a period that includes the first day of the month.