Vergleichsreport

Allgemeines

Die nachfolgende Dokumentation beschreibt die Parametrierung der Überstundenauszahlung per Webdesk / IF6020. Es ist empfehlenswert den hier beschriebenen Vorgang einzusetzen, wenn es Mitarbeiter in einer Firma gibt, die Überstunden ausbezahlt bekommen.

Voraussetzungen

Im System IF6020 muss eine Überstundenbewertung implementiert sein. Der hier beschriebene Prozess betrifft nur den Überstundenauszahlungsworkflow. In der geringsten Ausbaustuffe muss mindestens ein Korrekturkonto im System 6020 vorhanden sein, dass als Korrekturkonto im Überstundenauszahlungsprozess fungiert. Die eigentliche Abbuchung des auszuzahlenden Betrages vom Saldo bzw. auch den Überstundenkonten muss innerhalb der IF6020 Abrechnung geregelt werden. Es empfiehlt sich deshalb bevor der Überstundenauszahlungsworkflow im Webdesk implementiert wird, die aktuelle IST-Situation zu analysieren und möglicherweise so anzupassen, dass der WORKFLOW Überstundenauszahlungsprozess eingesetzt werden kann.

Implementierung

Um den Prozess "Überstundenauszahlung" einzurichten, geht man am besten wie folgt vor:

1. Einrichtung des Überstundenauszahlungsprozesses
2. Erstellen der notwendigen Auswertungsansichten für Vorgesetzten, Personal und Mitarbeiter Konfiguration
3. Einrichtung des Jobs der automatisch monatlich/quartalweise die Prozesse für die betroffenen Mitarbeiter erstellt
4. Einpflegen im Menübaum

1. Einrichtung des Überstundenauszahlungsprozesses

• Menüpunkt Workflow > Prozessdefinitionen > Neue Prozessdefinition

Folgende Felder und Parameter müssen belegt werden:

• Name: Vergabe eines eindeutigen Names für den Prozess
• Autor informieren - immer: immer --> dadurch bekommt der Mitarbeiter den Prozess zur Sichtung
• Automatisch genehmigen/sichten: Nein
• Eingabe von Kommentar / Beschreibung notwendig: Nein
• Formulartyp - : Kontokorrektur
• nicht in ToDo-Liste anzeigen

Reiter Workflowschritte

• Name - Selektion der Rolle
• Aktion - genehmigen oder sichten
• Bearbeitbar - Ja (bei genehmigen)
• Sofortiger Abbruch bei Ablehnung - bei Ja wird der Prozess nicht an die nächste Instanz weitergeleitet, sondern abgebrochen
• automatisch genehmigen oder sichten
• Auswahl Rolleninhaber bei Prozesstart notwendig
• automatische Aktion - wird die Aktion nicht vom Rolleninhaber editiert, so wird die eingestellte automatische Aktion durchgeführt: "automatisch Genehmigen" oder "automatisch Ablehnen"
• nach Tagen - Angabe des Zeitraumes (in Tagen), nach welchem die automatische Aktion stattfinden soll
• nicht in ToDo-Liste anzeigen - die Checkbox sollte auf Ja gestellt sein, damit die ansicht in einem separaten Menüpunkt dargestellt wird

Reiter Einstellungen

• Konto: IF-6020 Konto, welches korrigiert wird
• Beschriftung: mit einer Eingabe kann die Konten-Beschriftung übersteuert werden
• Anzeige: Industrie- oder Normalminuten
• Änderung: absolut oder relativ
  • absolut: Konto wird auf den eingegebenen  Wert geändert
  • relativ: Konto wird um den eingegebenen wert geändert
• min. Wert / max. Wert:  Bestimmung des Minimalwertes und Maximalwertes: Selektion Wert oder Konto
• Wert - eine beliebige Ziffer kann eingegeben werden;
• Konto - Selektion des gewünschten Kontos
• Datumsvorgabe: mögliche Auswahl: keine Vorgabe, Datum mit Ultimo des letzten Monats vorbefüllen, Datum mit Ultimo des letzten Quartals vorbefüllen.
• Datum editierbar: ist die Check-Box angehakt,darf das Datum durch den Antragssteller editiert werden
• Alternativtext Eingabefeld: z.B. Betrag - Text, der im Eingabefeld erscheinen soll
• Konto: Auswahl des Kontos, welches zur Information angezeigt werden soll (mehrere Konten können gleichzeitig angezeigt werden)
• Beschriftung: Beschriftung, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
• Anzeige: Anzege in Normal- oder Industrieminuten
• Hinzufügen: weitere Kontenwerte können durch anklicken hinzugefügt werden
• Löschen: durch anklicken der Löschen-Schaltfläche und anschließendes Speichern wird der selektierte Kontowert gelöscht
• Speichern, Speichern & Schließen

Konfiguration

• Menü und Aktionen > Aktionen > Suche nach Aktion ta_editRebooking
• Neue Konfiguration
• Name
• Überschrift
• Speichern

Reiter Berechtigungen

Die Aktionsberechtigung wird im Reiter Berechtigungen festgelegt

• Typ: Rollenberechtigung
• Rolle. Vorgesetzter, Personal, ...
• Einsichtserlaubnis: gemäß der Rollenkompetenz

Konfigurationsdetails bearbeiten

• Prozess - Selektion der Prozessdefinition
• Eingabetyp - Industrie- oder Normalminuten
• Vorgabewert - Mindestwert, Wert aus Antrag, Maximalwert
• Typ - mögliche Selektion Personenfelder aus Zeitwirtschaft oder Konto-Werte
• Konto / Feld - Selektion des Feldes oder Wertes (abhängig vom Typ)
• Überschrift - Überschrift, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
• Anzeigetyp - Industrie- oder NOrmalminuten
• Spale hinzufügen - durch anklicken können Splaten hinzugefügt werden
• Spalte entfernen - durch anklicken wird eine Spalte entfernt
• Hinauf / Hinunter - Reihung hinauf/hinunter
• Speichern

Einrichtung der Jobs

Job Erstellung Umbuchung

• Der Job Erstellung Umbuchung definiert, wo überall nach Informationen gesucht werden soll: Mandanten, Gruppen. 
• Dieser Job leitet sich vom Job Create Rebooking ab (= Konfiguration des Jobs CreateRebooking).
• Ist der Job aktiv, erstellt er einen Prozess, der bei den Mitarbeitern einen Antrag (z.B. Überstundenauszahlung) generiert. Dieser Antrag kann dann vom Mitarbeiter editiert werden, geht entsprechend dem Workflow-Verlauf an die nächste Rolle, welche ebenfalls editieren kann, bis er schließlich in der Ansicht erscheint.
• Menüpunkt Einstellungen > Jobs > Neue Konfiguration

• Jobkonfiguration abgeleitet von Job - create Rebookings selektieren
• Name - ErstellungUmbuchungen
• Aktiv - Ja
• Beschreibung

Reiter Trigger - bestimmt wie oft und wannd er Job laufen soll

Reiter Jobkonfiguration

• Prozess - Verknüpfung mit dem entsprechenden Prozess
• Mandant - Selektion des Mandanten
• Gruppen - Selektion der entsprechenden Gruppen (> von wo soll die Information geholt werden)

Tip; Mit der String-Taste können mehrere einzelne Gruppen auf einmal selektiert werden: String-Taste gedrückt halten, Gruppen mit der Maus selektieren, anschließen auf > klicken.

Mit der >> Taste werden alle Gruppen übernommen; mit << werden alle Gruppen wieder zurückgenommen.

Job WFCheckLimits

Dieser Job überprüft Anträge, die genehmigt werden müssen.

• Menüpunkt Einstellungen > Jobs > Neue Konfiguration

Name - WfCheckLimits

Aktiv - Ja

Beschreibung

Trigger

Einpflegen im Menübaum

• Menüpunkt Menü & Aktionen > Menübaum
• Menü von - Selektion des Mandanten
• ev. Ordner erzeugen > dient als Überschrift im Menübaum
• an gewünschter Stelle klick mit rechter Maustaste > Menüeintrag erzeugen

• Selektion des Menü-Eintrages (Aktion)

• ev. Reihung verändern (hinauf/hinunter, an den Beginn/ans Ende)
• Speichern