Groupware Services

Einleitung

Das GW-Service (GW = Groupware) stellt eine Schnittstelle zwischen dem Webdesk und einem bestimmten Groupwareservice zur Verfügung. Derzeit wird die Anbindung an Lotus Notes/Domino und Microsoft Exchange unterstützt. In der Folge könnten weitere Anbindungen (z. B. Novell Groupwise) programmiert werden.

Egal welche Implementierung gewählt wird stehen dieselben Funktionen zur Verfügung, wie z. B.

• Anzeige von Kalendereinträgen im Jahreskalender
• Anzeige von Kalendereinträgen im Gruppenkalender
• Anzeige von Kalendereinträgen im Anwesenheitstableou
• Abgleich von "Webdesk-Fehlzeiten" ins Groupware-System (mittels Job)

....

Aktivieren der Webdesk-Aktionen für einen GW-Zugriff:

In jenen Aktionen, in welchen ein Zugriff auf einen Groupwareserver erfolgen soll, muss initial eine Freischaltung erfolgen:

z. B. in "ta_getCalendar"

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Systemparameter Groupware- Services

Die Parameter zur Steuerung des Groupware- Services im WebdeskEWP sind unter dem Admin-Punkt Setup>Systemparameter ersichtlich. Die für das Groupware System relevanten Parameter sind in der Spalte "Modul" mit dem Kürzel gw gekennzeichnet und gruppiert.

Beispielkonfiguration:

Zuordnung von "Webdesk-Personen" zu "Groupware-Personen"

Um für den jeweiligen Webdesk-User die korrekte Mailbox bzw. das korrekte Mailfile ermitteln zu können ist im Webdesk-Personendokument unter "Benutzername" (Datenbankfeldname "userName") der "Key" angezugeben.

Für welche Personen eine GW-Anbindung (nicht) zur Verfügung gestellt werden soll ist in folgenden Systemparametern anzugeben:

groupsToCheck: hier können die Gruppen angegeben werden, die in die GW-Abfragen miteinbezogen werden sollen( Pluszeichen vor der Gruppe = die untergeordneter Gruppen werden miteinbezogen, zB. +Personal; * = alle Gruppen werden miteinbezogen):
personsNotToCheck: dieser Parameter gibt an, welche Personen nicht in die GW-Abfragen einbezogen werden sollen (Benutzernamen angeben)

Die Ermittlung der für die Kommunikation erforderlichen User-Daten (Homeserver, Mailbox/filename etc.) erfolgt bei MS-Exchange ausschliesslich über LDAP und bei der Lotus-Domino-Variante entweder über LDAP oder über das ohnehin benötigte Webservice (Festlegung über Systemparameter - siehe weiter unten).

Die initial ermittelten Verbindungsdaten werden bis zum Webserver-Restart im Cache gehalten (ehCache-Parameter diskPersistance = false).

Ändert sich die Zuordnung einer Person im Webdesk und/oder im Groupware-System kann der Cache auf folgende Arten zurückgesetzt werden:

• Neustart des Webedesk-Servers
• Aufruf der Funktion "Groupware Cache leeren" unter "erweiterte Funktionen"

Bean-Properties für LDAP-Zugriff

Folgende LDAP-Properties werden beim Exchange-Zugriff auf jeden Fall und beim Louts-Domino-Zugriff bei Verwendung von "LDAP" (siehe weiter unten) benötigt:
ldapProviderUrl: URL des LDAP-Servers
ldapUser: Name eines Users, der LDAP-Abfragen vornehmen darf
ldapPassword:  das Passwort
ldapBaseDn:  Root-Knoten, von dem aus gesucht wird
ldapSearchQuery: LDAP-Suchstring
cutDomain: legt fest, ob bei der LDAP-Suche der Domain-Name, der ev. im Feld Benutzername (userName) im Webdesk eingetragen ist für die Suche "herausgeschnitten" werden soll
ldapFieldNameHomeServer: LDAP-Feldname, aus dem der Homeserver ermittelt wird
ldapFieldNameMailboxName: LDAP-Feldname, aus dem der Mailbox/Mailfilename ermittelt wird
ldapFieldNamePrincipalName: LDAP-Feldname, aus dem der Principalname ermittelt wird
ldapFieldNameMailAddress: LDAP-Feldname, aus dem die Mailaderesse ermittelt wird

Zur Ermittlung des korrekten Pfads ist z. B. folgendes Programm hilfreich:

http://www.ldapbrowser.com/download.htm

Zugriff auf MS-Exchange:

Exchange-seitig ist sicherzustellen, dass OWA aktiviert ist. Für die Ermittlung der User-Daten (Homeserver, Mailboxname usw.)  muss LDAP zur Verfügung stehen.

Konfiguration der Exchange-spezifischen Systemparamter:

ServerParamList:  pro Exchange-Server ist ein Eintrag mit folgenden 5 Werten (jeweils durch Strichpunkt getrennt) anzugeben:
        - Bezeichnung des Server (dient nur der internen Unterscheidung)
        - Hostname des Servers
        - Port, auf dem der Server erreichbar ist
        - Username eines technischen Users, der auf Mailboxen zugreifen darf
        - Passwort

Beispielparameter:

w2k3ex01;W2K3EX01;80;Administrator;webdesk

Zugriff auf Lotus Notes/Domino

Für die Anbindung an Lotus Notes/Domino wurde eine eigene Schnittstelle entwickelt. Der erforderliche Programmcode befindet sich in einer nsf-Datei (Notesdatenbank), die zurzeit in Version 1.2 vorliegt.

Der korrespondierende Key zur Identifizierung der jeweiligen Userdaten (z. B. Mailfilename) ist das Feld "Fullname" im Personendokument, das in dem/den Adressbuch/Adressbüchern ermittelt wird (Ansicht "($Users)").

in der oberen Abbildung ist der passende Wert "gea".

Ein Wert aus der Liste "User name" muss mit dem "Benutzernamen" im Webdesk übereinstimmen, um eine Verbindung herstellen zu können.

Folgende Systemparamter sind im Webdesk zu konfigurieren:
ServerParamList:  Achtung: es müssen 5 Parameter sein, d.h . im String müssen 4 Strichpunkte vorkommen!    pro Server ist ein Eintrag mit folgenden 5 Werten (jeweils durch Strichpunkt getrennt) angzugeben:
        - Bezeichnung des Server (dient nur der internen Unterscheidung)
        - URL des Servers sowie der GWService1_1.nsf inkl. Angabe des Webservice-Agents (wenn Port <> 80, dann hier ebenfalls URL-konform angeben)
        - 3. Parameter (Port) hier nicht relevant).
        - Username eines technischen Users, der auf Mailfiles zugreifen darf
        - Passwort

Beispielparameter:

domino6/minibank/at;http://192.168.1.35/GWService_1_2.nsf/webservice?OpenAgent;;tecUserForGwService;t$st

userdataLocation:    LDAP oder Domino; legt fest auf welchen Weg die Userdaten ermittelt werden sollen (da das Webservice ohnehin angewendet werden muss ist LDAP hier eher theoretisch zu sehen)

Abgleich von Fehlgründen mit dem Groupware-System

Um in den Groupware-Kalendern die Fehlzeiten aus dem Webdesk angezeigt zu bekommen sind folgende Jobs zu konfigurieren:

SyncCalendarDates: dieser Job tragt die im Webdesk EWP eingetragenen Fehlzeiten in das Groupware- System ein
DeleteCalendarDates: der Job löscht die vom Webdesk EWP eingetragenen Fehlzeiten aus dem Groupware- System ein

Ferner sind folgende folgende Systemparameter einzustellen:

monthsToCheckInPast: 0 - 12 oder älter; Parameter zum steuern, wie lange die Abfrage in die Vergangenheit  bei der Synchronistation von Webdesk ins Groupwaresystem zurückgreifen soll 
monthsToCheckInFuture: 1 - 12 oder weiter in der Zukunft; Parameter zum steuern, über welchen Zeitraum in die Zukunft die Termine bei der Synchronistation von Webdesk ins Groupwaresystem eintragen werden sollen  
   
descPrefix:    wd_    Präfix, das vor den Fehlgrund, der im Betreff des Termins aufscheint, gesetzt wird
allowedEntriesPostfix:    z. B. "genehmigt"    Kennzeichen, das im Subject-Feld des Termins bei genehmigten Terminen angehängt wird
notAllowedEntriesPostfix:    z. B. "ungenehmigt"    Kennzeichen, das im Subject-Feld des bei ungenehmigten Terminen angezeigt wird
absenceReasonsToSync:    1, 2, 3 usw.    Fehlgrundnummern, die synchronisiert werden sollen.
syncType: 0 oder 1; 0 = genehmigte und ungenehmigte Fehlzeiten werden abgeglichen, 1 = nur genehmigte Fehlzeiten werden abgeglichen