Das Modul Webdesk Event Management dient zur Organisation von Veranstaltungen innerhalb eines Unternehmens mit dem speziellen Fokus der Reservierung und Zurverfügungstellung von allen notwendigen Räumen, Ressourcen und Materialen inklusive eines umfassenden Workflows, der von der Beantragung bis zur Verrechnung der Veranstaltungskosten unterstützt.
Die Lösung ermöglicht die Verwaltung von verschiedenen Stammdaten für das Reserverierungssystem:
Diese Stammdaten können in weiterer Folge mit Personen und Gruppen verknüpft werden, um z.b. festlegen zu können, wer welche Räume und Ressourcen reservieren darf.
Resourcen können vom Benutzer über ein spezielles Formular reserviert werden.
Mit der verbindlichen Reservierung wird ein Prozess gestartet, welcher
einerseits die Ressource reserviert andererseits den Zuständigen im Facility
Management informiert, dass ein Leihgerät zur Ausgabe fertig gemacht werden muss
und an den Kunden auzuliefern ist.
Nach Auslauf der Leihdauer wird die verliehene Resource vom Kunden (User) wieder
an das Facility Management retourniert. Mit der Bestätigung der Rücknahme der
Resource und der damit verbundenen Setzung des Status "rückgenommen" endet der
Workflow.
Die Planung und Ausführung einer internen Veranstaltung in einem hausinternen Veranstaltungsraum wird durch einen einheitlichen Prozess unterstützt, welcher sicherstellt, dass
Der Veranstaltungskoordinator in der Fachabteilung kann über einen Assistenten alle notwendigen Bestandteile, welche er vom Facility Management benötigt, beantragen:
Des weiteren kann er optional ein Angebot anfordern.
X Tage vor der Veranstaltung werden die beantragten Anforderungen des Veranstaltungskoordinators in der Fachabteilung durch verschiedene Stellen hinsichtlich
geprüft und dann in weiterer Folge mit der Vorbereitung der Veranstaltung begonnen.
Der Workflow dient dazu, dass alle involvierte Stellen mit den notwendigen Details der aktuell stattfindenden Veranstaltungen versorgt werden und dass alle relevanten Leistungsbestandteile bekannt sind, sodaß diese rechtzeitig vor, während und nach der Veranstaltung geliefert werden können.
Es bestehen umfangreiche Reports über Veranstaltungen, Resourcen und auch Übersichten über Raum-Reservierungen in Kalenderform.