Organisationsstruktur

Die Organisationsstruktur erlaubt eine Einteilung des Mandanten (Unternehmens) in Gruppen und ist hierbei das oberste organisatorische Element für alle Gruppen, welche denselben Typ haben. Meist ist hierbei von hierarchischen Strukturen, wie z.B. dem Organigramm die Rede. Die hierarchischen Strukturen spielen bei der Abfrage div. Listen und Darstellungen eine wesentliche Rolle (z.B. Abfrage eines Anwesenheitstableaus, Managementlisten, ...). Es können aber auch Organisationsstrukturen angelegt werden, welche in keiner hierarchischen Beziehung zueinander stehen, wie z.B. lose Gruppen oder Kostenstellen.

Ein Organisationsstruktur hat eine der folgenden Organisationstypen zugeordnet:

• hierarchische Aufbauorganisation
• Lose Gruppen
• Projektgruppen
• Kostenstellen

Die hierarchische Aufbauorganisation wird in einem Organigramm des Unternehmens (Mandanten) dargestellt. Diese Hierarchie bestimmt die Beziehungen der Gruppen (Abteilungen) zueinander. Hierzu kann eine oberste Gruppe in der Organisationsstruktur definiert werden (z.B. Vorstand). Weiters bestimmen übergeordnete bzw. untergeordnete Gruppen (Einteilung im Menüpunkt Gruppen) das Aussehen des Organigramms und das verhalten der Gruppen zueinander.
Eine Person kann zu einem Zeitpunkt nur einer hierarchischen Gruppe angehören (jedoch zusätzlich auch noch Mitglied in diversen Projektgruppen, losen Gruppen oder Kostenstellen sein).

Der Organisationstyp "lose Gruppe" dient für Gruppen ohne einen systematischen Organisationszweck. D.h. es bestehen keine Beziehungen darin definierten Gruppen zueinander und die Gruppen sind auch nicht für die Zwecke Aufbauorganisation, Ablauforganisation oder Kostenstellen gedacht. Beispiele für solche Gruppen ergeben sich aus den Notwendigkeiten einzelner Anwendungsmodule, die Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien zu gruppieren, z.b. aus Sicher der Zeitwirtschaft Teilzeitmitarbeiter, aktive / ausgetretene Mitarbeiter, Pauschalisten, o.a.

Diese Gruppen werden in der Auswahl der Organisationseinheiten bei den Standardreports optional mitangezeigt und können so als alternative Selektionskriterien - neben den klassischen Merkmalen wir Abteilunge, Team, etc. - verwendet werden. Bei den losen Gruppen besteht keine hierarchische Beziehung der Gruppen zueinander. Ein Mitarbeiter kann zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein.

Die Projektgruppen funktionieren im Prinzip genauso wie die losen Gruppen. Die Unterteilung zwischen Losen Gruppen und Projektgruppen erlaubt eine saubere thematische Trennung.

Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Sinnvoll ist die Einteilung nach Kostenstellen beispielsweise bei Dienstreiseabrechnungen oder bei der elektronischen Essensbestellung. Hier besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter entsprechend in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von der hierarchischen Zuordnung). Die Kostenstellenstruktur funktioniert ähnlich wie die Aufbauorganisation jedoch ohne Hierachie (d.h. ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt nur einer (Stamm-)Kostenstelle zugeteilt sein.) Bei vielen unserer Kunden funktionieren die Kostenstellen wie Organisationseinheiten.

Während die Verwendung von Kostenstellen, Projektgruppen und losen Gruppen optional ist, muss zwingend eine hiearchische Aufbauorganisation für jeden Mandanten existierten, damit diesem Personen zugeordnet werden können!

Anlegen einer neuen Organisationsstruktur

Durch Klicken auf die Buttonleiste Neue Orgstruktur kann eine neue Organisationsstruktur (z.B. Abteilung, Gruppe) angelegt werden. Hierzu werden die Felder Name, Beschreibung ausgefüllt, der Mandant, Hierarchie Ja/Nein sowie der Organisationstyp ausgewählt.

Analog dem Anlegen eines neuen Mandanten kann auch hier der Name für eine Organisationsstruktur nur einmal vergeben werden. Im Falle einer Doppelanlegung erhält man vom System eine Fehlermeldung, dass eine Organisationsstruktur mit diesem Namen bereits existiert.

Merke: alle Felder, die mit einem Stern gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

• Name
  Name der neuen Organisationsstruktur
• Beschreibung
  Beschreibung der neuen Organisationsstruktur
• Mandant
  Hier erfolgt die Auswahl des entsprechende Mandanten, zu welchem die Organisationsstruktur zugeordnet werden soll (nur relevant bei mehreren Mandanten)
• Hierarchie Ja / Nein
  Pro Mandanten kann nur eine hierarchische Organisationsstruktur zugewiesen werden. Ist dies der Fall, ist das Feld „Hierarchie“ ausgegraut und kann nicht bearbeitet werden. Wird für „Hierarchie“ der Wert „Ja“ gewählt, wird das Feld „Organisationstyp“ automatisch auf „1 –  hierarchische Aufbauorganisation“ gesetzt. Wird „Nein“ selektiert, kann zwischen den drei Typen „1 - Kostenstelle“, „3 - Projektgruppen“ und „4 - Lose Gruppe“ gewählt werden.
• Organisationstyp
  abhängig von der hierarchischen Organisationsstruktur (siehe Punkt Hierarchie). Bestimmt das Verhalten, bzw. die Beziehung der Gruppen zueinander.
• 1. hierarchische Aufbauorganisation
  Eine hierarchische Aufbauorganisation muss vorhanden sein, damit die Workflow-Funktionalitäten genutzt werden können. Mit Hilfe der hierarchischen Aufbauorganisation wird das Unternehmensorganigramm aufgebaut.
• 2. Kostenstelle
  Bei diesem Punkt hat man die Möglichkeit, das Unternehmen nach Kostenstellen-Logik abzubilden; Mitarbeiter können mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.
• 3. Projektgruppen
  Analog dem Punkt Kostenstelle wird das Unternehmen nach Projektgruppen-Logik abgebildet; auch hier können Mitarbeiter mehreren Projektgruppen zugeordnet sein.
• 4. lose Gruppen
  Erstellung von Gruppen, die individuell benötigt werden (Bsp. alle Mitarbeiter, die Vollzeit/Teilzeit arbeiten, Pauschalisten, Karenzen etc.)

Drücken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“ um zur Liste aller Mandanten zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung erhält man vom Server eine Bestätigung und gelangt zur Übersicht über zugeordnete Gruppen, bzw. Rollen. Da die Organisationsstruktur neu angelegt ist, sind ihr noch keine Gruppen, bzw. Rollen zugeordnet.

Bearbeiten / Wartung einer bestehenden Organisationsstruktur

Bei einer bestehenden Organisationsstruktur kann der Name derselben geändert werden. 

Änderungen betreffend die Hierarchie - Pro Mandanten kann nur eine hierarchische Organisationsstruktur zugewiesen werden. Ist dies der Fall, ist das Feld „Hierarchie“ ausgegraut und kann nicht bearbeitet werden. Wird für „Hierarchie“ der Wert „Ja“ gewählt, wird das Feld „Organisationstyp“ automatisch auf „1 –hierarchische Aufbauorganisation“ gesetzt. Wird „Nein“ selektiert, kann zwischen den drei Typen „1 - Kostenstelle“, „3 - Projektgruppen“ und „4 - Lose Gruppe“ gewählt werden.

Die bestehende oberste Gruppe in Struktur kann ebenfalls geändert werden. Dazu aktiviert man durch anklicken die Checkbox neben der gewünschten obersten Gruppe. Die oberste Gruppe ist allen anderen Gruppen in der Organisationsstruktur übergeordnet.

Löschen einer Organisationsstruktur

Möchte man eine bestehende Organisationsstruktur löschen, so ist das nur möglich, wenn dieser keine Untereinheiten zugeordnet sind.

Die betreffende Orgstruktur wird mit Hilfe des Editiericons ausgewählt, anschließend klickt man auf die "Löschen" - Schaltfläche und erhält noch einen Sicherheitscheck in Form eines Popups. Durch bestätigen des OK-Buttons wird die Organisationsstruktur gelöscht, und scheint nicht mehr in der Übersicht auf:

Nach erfolgter Löschung erhält man eine Bestätigung des Servers.

Verweise

Job Build Custom Groups