Essensbestellung - Administration

Mit dem Menüpunkt Essensbestellung - Administration können relevante Menüpunkte gewartet werden.

Lieferanten

Unter diesem Menüpunkt erhält der Administrator die Üersicht über alle im System befindlichen Lieferanten.

Um einen neuen Lieferanten hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Neuer Lieferant" und befüllt folgende Felder:

• Name
• E-Mail
  Wird eine Email-Adresse eingegeben, so können täglich bzw. wöchentlich Bestellinformationen versendet werden. Hier kann allerdings auch eine interne Email-Adresse eingegeben werden, über welche die Bestellinformationen dann weitergeleitet werden können.
• Homepage
• Adresse
• Postleitzahl
• Ort
• Telefonnummer
• Unter dem Feld "Name" erscheint das jeweils zugeordnete Restaurant (ein Lieferant kann mehrere Restaurants beliefern).

Restaurants

Hier wird eine Übersicht über alle verfügbaren Restaurants angezeigt, sowie die verfügbaren Informationen, wie z.B. Adresse, Webseite etc.

Um ein neues Restaurant hinzuzufügen klickt man auf die Schaltfläche "Neues Restaurant" und verfährt ähnlich wie beim Menüpunkt "Lieferanten".
Zusätzlich muss jedoch ein Lieferant ausgewählt werden.

Menügruppen

Bietet ein Restaurant mehrere Menüs an (wie z.B. Vital, Vegetarisch, ...), so können diese Menüs in den Menügruppen angelegt und verwaltet werden.

Um eine neue Menügruppe anzulegen klickt man auf die Schaltfläche "Neue Menügruppe" und befüllt die vorgesehenen Felder:

• Menünummer
  Die Menünummer kann entweder durch eine Zahl dargestellt werden (z.B. 1 oder Menü1, 2 oder Menü2) oder auch anders bezeichnet werden (z.B. Fleischgericht, Vegetarisch etc...)
• Reihenfolge
  In welcher Reihenfolge sollen die Menüs des Restaurants angezeigt werden (die hier eingegebenen Zahlen müssen nicht fortlaufend sein, jedoch in absteigender oder aufsteigener Beziehung zueinander)
• Restaurant
  Selektion des Restaurants, welches diese Menügruppe anbietet
• Menüpreis
  Angabe des Preises für das Menü, inkl. des Gültigkeitszeitraumes (wie lange der angegebene Preis gelten soll)
  • Neuer Menüpreis
    Möchte man den Menüpreis ändern, so  klickt man auf diese Schaltfläche und gibt den neuen Preis ein (inkl. Gültigkeitszeitraum)

Menüs

In diesem Menüpunkt werden alle Menüs, inkl. des gültigen Datums, angezeigt. In der Übersicht kann man also nachvollziehen, welches Menü an welchem Tag angeboten wurde.

Um ein neues Menü einzugeben klickt man auf die Schaltfläche "Neues Menü" und befüllt die vorgesehenen Felder:

• Menügruppe
  Selektion der entsprechenden Menügruppe (das dazugehörige Restaurant, welches diese Menügruppe anbietet, wird automatisch mitangezeigt)
• Restaurant
  Wird nach der Selektion der Menügruppe automatisch angezeigt
• Datum
  Datum, für welches das Menü gelten soll
• Name
  Name des Menüs
• Vorspeise
  Eingabe der Vorspeise (optional)
• Hauptspeise
  Eingabe der Hauptspeise (Pflichtfeld)
• Dessert
  Eingabe des Desserts (optional)
• Kalorien
  Mögliche Eingabe der Gesamtkalorien (optional)

Pro Menügruppe und Tag kann nur ein Menü erstellt werden.

Menü kopieren

Wiederholt sich ein bestimmtes Menü immer wieder, so kann diese, um sich eine neuerliche Eingabe zu ersparen, kopiert werden.
Hierzu wählt man das Menü aus der Übersicht aus, ändert das Datum (ev. Speisen) und klickt dann auf Kopie speichern.

Personendetails

In der Übersicht der "Personendetails" werden alle Personen angezeigt, welche den Mealmanager (Essensbestellung etc.) verwenden dürfen. Die Personen werden automatisch aus der IF6020 übernommen, und müssen nicht manuell gewartet werden.
Möchte man dennoch eine neue Person hinzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Neue Personendetails" und befüllt die vorgegebenen Felder:

• Person
  Klickt man auf das Icon, bekommt man eine Liste mit allen möglichen Personen > die gewünschte Person selektieren
  • Nach der Selektion wird automatisch der Vorname, Nachname sowie die Personalnummer aus dem Zeiterfassungssystem übernommen
• Bankleitzahl
  Angabe der Bankleitzahl
• Kontonummer
  Angabe der Kontonummer > hierbei handelt es sich um das Konto des Mitarbeiters, welches zur Abbuchung des Selbstbehaltes herangezogen wird

Kostenstellen

Bei den Kostenstellen handelt es sich um Organisationseinheiten (lose Gruppen), welche für die Bezahlung der Gästemenüs herangezogen werden. Die Kostenstellen werden, ebenso wie die Personen, aus dem Zeitwirtschaftssystem importiert. 

Gruppendetails

Die Gruppendetails sind für die Verrechnung relevant. Hier wird u.a. eingegeben, wie hoch der Preisfaktor (Selbstbehalt in Prozent) für die jeweilige Mitarbeitergruppe sein soll.

• Gruppe
  Hierbei wird die Kundengruppe ausgewählt, mit welcher das Essen verrechnet wird
• Kontowortlaut
  Auf dieses Konto werden die Selbstbehalte der Mitarbeiter einbezahlt
• Kontonummer
• Bankleitzahl
• Preisfaktor
  Mit dem Preisfaktor wird der Anteil des Selbstbehaltes (in Prozent) definiert. Unterschiedliche Gruppen können unterschiedliche Preisfaktoren haben. Der Preisfaktor bezieht sich auf den Basispreis des Menüs. Hier wird auch der Gültigkeitszeitraum definiert, in welchem der Preisfaktor gilt.
  • Ein neuer Preisfaktor kann für einen anderen Gültigkeitszeitraum definiert werden.

Gästebestellungen

Hier wird eine Übersicht über alle getätigten Gästebestellungen angezeigt.
Eine Gästebestellung wird für externe Besucher gemacht, welche im Rahmen einer Veranstaltung (z.B. Schulung o.a.) zum Essen eingeladen werden.

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Im Normalfall werden Gästebestellungen von den Mitarbeitern vorgenommen. Diese Bestellungen sind an einen definierten Workflow gebunden (Genehmigung durch z.B. Vorgesetzten ist erforderlich).

Nimmt der Administrator eine Gästebestellung vor (Anklicken der Schaltfläche "Neue Gästebestellung"), so kann er im Feld Status "genehmigt" auswählen, die Bestellung ist dann nicht an den Workflow gebunden und scheint sofort als genehmigt auf. Diese Gästebestellung kann unabhängig von der Schnittzeit vorgenommen werden, es muß jedoch eine diesbezügliche Information an den Lieferanten weitergegeben werden.
Wird der Status auf  "offen" belassen, so scheint die Gästebestellung zwar in der Übersicht auf, wird jedoch nicht an den Lieferanten weitergegeben. So obliegt es dem Administrator, den Status auf genehmigt zu setzen, damit die Bestellung weitergegeben werden kann

Wird die Bestellung für mehrere Gäste vorgenommen, so kann im Feld "Name des Besuchers" entweder ein Name stellvertretend eingegeben werden, oder man gibt nochmal die Beschreibung ein, oder eine anonyme Beschreibung (z.B. Kursteilnehmer etc.).

Menübestellungen

Der Menüpunkt  bietet einen Überblick über alle getätigten Menübestellungen. Durch Anklicken der gewünschten Menü-Zeile gelangt man in die Detailansicht der Menübestellung.

Analog zu den Gästebestellungen, kann der Administrator ebenfalls Bestellungen für Mitarbeiter vornehmen.

Summenlisten

Die Summenlisten dienen definierten Rolleninhabern zur Übersicht über die getätigten Menübestellungen. Diese können monatsweise für ein bestimmtes Jahr abgefragt werden. Weiters ist eine Sortierung nach Gruppe, Menünummer, Restaurant oder Lieferant möglich (in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge).

Gästebestellungen Summenlisten

Analog zu den Summenlisten werden auch in den "Gästebestellungen Summenlisten" alle Gästebestellungen angezeigt. Hier ist noch eine zusätzliche Sortierung nach Kostenstellen möglich.

Heutige Bestellungen

Dieser Menüpunkt dient der Übersicht über alle getätigten Bestellungen für den heutigen Tag. Hier ist eine Sortierung nach Restaurant möglich, d.h. beispielsweise, dass man die aktuellen Bestellungen für ein bestimmtes Restaurant einsehen kann. Wird das Feld "Restaurant" leer gelassen (bzw. die drei Pünktchen ausgewählt), so werden alle Restaurants angezeigt.

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Menüabrechnungen

In diesem Menüpunkt sind die verrechneten Bestellungen ersichtlich, geordnet nach Datum. Diese Übersicht dient der Dokumentation der eingezogenen Selbstbehalte.

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Erstellung des EDIFACT - Datenträgers

Der EDIFACT-Datenträger kann über einen eigenen Menüpunkt durch den Essensadministrator am Echtsystem direkt angestossen werden.
Es werden alle noch nicht abgerechneten Essensbestellungen bis zum eingegebenen Datum abgerechnet . Dabei wird ein EDIFACT-Datenträger erstellt, welcher dann von der RLB verwendet wird, um den Einzug der Selbstbehalte bei den Mitarbeitern durchzuführen.

• Menüpunkt Essensbestellung > Datenträger > Erstellung Datenträger EDIFACT

• Einschränkungsdatum für Quellkonnektor
  Bis zu dem angegebenen Datum werden die Essensbestellungen abgerechnet
• Synchronisation starten
  Synchronisation wird gestartet, der EDIFACT-Datenträger wird erstellt.
• Generierte Files anzeigen
• Vorschau (Daten des Quellkonnektors)
  Die Vorschaufunktion gibt die zusammengefassten Selbstbehalte pro Mitarbeiter an, welche nun übergeleitet werden (abhängig vom Bis-Datum!).

Achtung: Setzt man als  Administrator den Status der Bestellung manuell von 'abgerechnet' auf 'konsumiert' zurück, wird die Essenskonsumation beim nächsten Verrechnungsdatum wieder neu verrechnet und damit erneut vom Mitarbeiter eingezogen!