Vergleichsreport

Zugriff auf die Gruppenverwaltung die Gruppenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN
--> Gruppen

In der Datentabelle der Datentabelle findet man eine eine Gesamtübersicht aller Gruppen, diese  diese lassen sich nach mehreren Kriterien wie Mandant, Name, Kurzname, etc... filtern bzw. besteht die Möglichkeit, gezielt nach Gruppen zu suchen.

Neue Gruppe anlegen

Durch Klick auf die Schaltfläche "neue Gruppe" wird eine neue Gruppe hinzugefügt. Dabei sollen folgende Felder befüllt werden:

Alle mit einem einem rotem Balken markierten  markierten Felder müssen befüllt müssen befüllt werden!

Klicken Sie zum Abschluss auf auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Gruppen zurückzukehren oder oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Die Aktion kann jederzeit mit dem dem "Zurück"-Button unterbrochen werden.

Nach erfolgreichem Speichern erhält man eine Bestätigung des Systems. Man gelangt automatisch zu

den Tabs zur Gruppenbearbeitung, diese sind: 

Eine übergeordnete Gruppe zuordnenbestehende Gruppe bearbeiten

Durch Klick auf das-Icon in der Gruppenübersicht lassen sich Name, Kurzname und Beschreibung der ausgewählten Gruppe bearbeiten. bei hierarchisch organisierten Gruppen existiert zusätzlich noch die Checkbox "Höchste Ebene": 

Hier kann definiert werden, ob die Gruppe als höchste Gruppe im Organigramm angezeigt wird. Es ist auch möglich, "höchste Ebene" bei mehreren Gruppen zu aktivieren. Gruppen in der höchsten Ebene sind zueinander gleichgestellt und haben keine übergeordneten Gruppen. Übergeordnete

Eine übergeordnete Gruppe zuordnen

Hier lassen sich bestehende Gruppen als der aktuellen Gruppe Gruppe übergeordnete Gruppen festlegen. Auch der Gültigkeitszeitraum  festlegen. Die ausgewählte Gruppe ist dann in der Hierarchie über der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch der Gültigkeitszeitraum (Von wann bis wann gilt diese Beziehung?) lässt sich festlegen.   Mit Vergangenheit Wird dieser Parameter angehakt, so wird bei den ...

Zuordnen von Untergruppen

Zuordnen von Rollen zu einer Gruppe

Mit diesem Reiter können der neu angelegten Gruppe bestimmte Rollen-Funktionen zugeordnet werden Diese Registerkarte existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen.

Checkbox "mit Vergangenheit"
Wird 

Eine untergeordnete Gruppe zuordnen

Wie bei den "übergeordneten Gruppen" können hier der aktuellen Gruppe untergeordnete Gruppen und deren Gültigkeitszeitraum bestimmt werden. Diese Gruppe sind dann in der Hierarchie unter der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch diese Option existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen. 

Eine Rolle einer Gruppe zuordnen

Unter diesem Punkt können der Gruppe bestimmte Rollen-Funktionen zugeordnet werden (z.B. Rolle "KollegeHR-Verantwortliche/r"). Die Rollen
Die Rollen bieten die Möglichkeit, den Zugriff den Zugriff auf bestimmte bestimmte Bereiche und Funktionen zu  zu erlauben oder einzuschränken. Dies wird über den Parameter Kompetenzziel gesteuert (Alle, Person, Gruppe). So ordnen Sie korrekt Rollen zu einer bestimmten Gruppe zu: 

• mit Vergangenheit
• Selektion der gewünschten Rolle aus der vorgegebenen Auswahl
• Bestimmung des Kompetenzzieles für diese Rolle (Alle/eine bestimmte Person/eine bestimmte Gruppe)
• Definition des Gültigkeitszeitraumes mit Hilfe der Kalenderfunktion (möglich: temporäre Zuordnung einer bestehenden Rolle)
• Reihung (ermöglicht die Reihung innerhalb der Rollen-Hierarchie)
• Speichern

Zuordnen von Personen zu einer Gruppe

Für gewöhnlich werden die Gruppen mittels Synchronisation mit Personen befüllt. Soll die Zuordnung aber manuell erfolgen, geht man wie folgt vor:

• mit Vergangenheit
• Neue Person --> vorgegebenen Auswahl aller Mitarbeiter des Mandanten
• Bestimmung des Gültigkeitszeitraumes (eine Person kann auch nur vorübergehend einer Gruppe zugeordnet werden)
• Speichern

Löschen von Personen aus einer Gruppe

• unter dem Menüpunkt "Gruppen" die entsprechende Gruppe anklicken --> man erhält eine Übersicht über alle Personen, die dieser Gruppe angehören
• Um nun eine Person aus der Gruppe zu löschen, klickt man die Löschen/Bearbeiten-Schaltfläche, die sich rechts vom Namen befindet und somit wird die Person aus der Übersicht entfernt.
• anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen"

Vergabe von Aktionsberechtigungen

• eigene Person: Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person
• Org.-Einheit: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung
• Org.-Einheit und untergeordnete: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung und alle ihr untergeordneten Abteilungen
• Speziell: Einsichtserlaubnis für mehrere voneinander unabhängige Gruppen
• Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
• Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

In welche Bereiche die Rolleninhaber mit ihren freigegebenen Funktionen Einsicht haben, wird durch die Option "Kompetenzziel" gesteuert (z.B. Einsicht auf ges. Mandant, bestimmte Person, bestimmte Gruppe). Durch Klick auf "neuer Rolleninhaber" kann der Gruppe eine Rolle zugewiesen werden. Dabei werden folgende Felder ausgefüllt:

Durch Klick auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" wird die neue Rollenzuweisung bestätigt.
Die Tabelle unten gibt eine Übersicht über alle an diese Gruppe vergebenen Rollen. Ist die Checkbox "mit Vergangenheit"aktiviert, sind auchehemalige Rollenzuweisungen in der Übersicht sichtbar.Durch Klick auf das -Icon kann das Ablaufdatum der Rollenberechtigung verändert werden, ein Klick auf das "Löschen"-Icon löscht die Rollenzuweisung für die Gruppe - anschließend muss gespeichert werden.

Personen zu einer Gruppe zuordnen

Durch Klick auf den Button "Neue Personenzuordnung" können einzelne Personen ausgewählt werden, welche der Gruppe angehören sollen:

Durch Klick auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" wird das neue Gruppenmitglied bestätigt.

Die Tabelle unten stellt eine Übersicht über alle aktuellen Gruppenmitglieder dar. Ist die Checkbox"mit Vergangenheit"aktiviert, sind auch ehemalige Gruppenmitgliederin der Übersicht sichtbar.
Handelt es sich nicht um eine Gruppe einer hierarchischen Aufbauorganisation (hier muss jede Person in genau einer Gruppe Mitglied sein), kann die Person durch Klick auf das "Löschen"-Icon aus der Gruppe entfernt werden -  anschließend muss gespeichert werden.Einen Gruppenwechsel vollzieht man am besten über das Menü im Abschnitt "Personen".

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Der Reiter „Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber“ verleiht einen Überblick über die Rollenbelegung für die ausgewählte Gruppeeinen Überblick, in wessen Kompetenzbereichen die Gruppe liegt, also z.B. wer ist der zuständige VorgesetzteVorgesetzte ist, wer hat die PersonalverantwortungPersonalverantwortung hat, etc. Falls die Gruppe im Kompetenzbereich mehrerer Rolleninhaber der selben Rolle liegt, gibt die Reihung Auskunft darüber, welcher Inhaber pro Rolle der erste "Ansprechpartner" ist.

Mittels der Suchfelder kann in der "erweiterten Suche" kann hier gezielt nach bestimmten Rollen und/oder Rolleninhabern gesucht Rolleninhabern gesucht werden.   

Löschen einer Gruppe

Eine Gruppe kann nur dann gelöscht dann gelöscht werden, wenn sie keine Untergruppen hatsie weder Untergruppen noch aktive Mitglieder hat. Dies lässt sich feststellen, indem man die entsprechende Gruppe aus der Übersicht auswählt und dann auf den Reiter Reiter "Untergruppen" klickt klickt.
Sind Untergruppen vorhanden, lässt sich die Gruppe (noch) nicht löschen . Man bekommt auch nicht den und der Löschen-Button angezeigt. In diesem Fall Button wird nicht angezeigt. Um Gruppen zu löschen, geht man am besten wie folgt vor:

• zuerst die Untergruppen löschen
• danach lässt sich die Gruppe entfernen

Sind keine Untergruppen vorhanden, erhält man automatisch den Löschen-Button.

1. alle Personen aus den Untergruppen entfernen/verschieben
2. Untergruppen löschen
3. alle etwaigen Personen aus der Stammgruppe entfernen/verschieben
4. danach ist es möglich, die Gruppe vollständig zu löschen --> Löschen-Button anklicken
5. durch Klick auf "Speichern" ist die Gruppe gelöscht - sie scheint nicht mehr in der Gruppenübersicht auf

Handelt es sich bei der zu löschenden Gruppe um eine Gruppe innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation, müssen die Gruppenmitglieder vor dem Löschen in eine andere Gruppe innerhalb der Aufbauorganisation verschoben werden! (jede Person muss zu jedem Zeitpunkt Gruppenmitglied in einer hierarchischen Aufbauorganisation sein)