How To: Gruppenverwaltung
Zugriff auf die Gruppenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:
STAMMDATEN
--> Gruppen
In der Datentabelle findet man eine Gesamtübersicht aller Gruppen, diese lassen sich nach mehreren Kriterien wie Mandant, Name, Kurzname, etc... filtern bzw. besteht die Möglichkeit, gezielt nach Gruppen zu suchen.
Neben dem Anlegen einer neuen Gruppe und dem bearbeiten/löschen einer bestehenden Gruppe gibt es noch weitere Optionen in der Gruppenverwaltung, welche als Sub-Tabs angezeigt werden:
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Übergeordnete Gruppe/Untergruppe Wie organisiere ich übergeordnete/untergeordnete Gruppen in der Hierarchie? |
Wie kann ich Rollen einer Gruppe zuweisen? |
Wie kann ich Personen einer Gruppe hinzufügen/entfernen? |
Wie kann ich Berechtigungen für Aktionen an Gruppen vergeben? |
Im Kompetenzbereich d. Rolleninhaber In welchen Rollen-Kompetenzbereichen liegt diese Gruppe? |
Module Schnelleinstellungen zum Modul Workflow |
Neue Gruppe anlegen
Durch Klick auf die Schaltfläche "neue Gruppe" wird eine neue Gruppe hinzugefügt. Dabei sollen folgende Felder befüllt werden:
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1) Mandant |
Auswahl des Mandanten, welchem die Gruppe zugehören soll |
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2) Organisationsstruktur |
Auswahl der Organisationsstruktur, welcher die Gruppe zugewiesen ist. Diese Struktur bestimmt auch die Organisationsform(hierarchisch/nicht hierarchisch) und die Möglichkeit der singulären Gruppenzugehörigkeit. |
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3) Kurzname |
Kurzname der Gruppe, muss im gesamten System einzigartig sein |
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4) Name |
Name der Gruppe |
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5) Beschreibung |
eine kurze Beschreibung zu Zweck od. Inhalt der Gruppe |
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6) gültig von |
hier kann das Datum eingegeben werden, ab dem die Gruppe aktiv sein soll, Standardeinstellung = heutiges Datum |
Alle mit einem rotem Balken markierten Felder müssen befüllt werden!
Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Gruppen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.
Die Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück"-Button unterbrochen werden.
Bestehende Gruppe bearbeiten
Durch Klick auf das
-Icon in der
Gruppenübersicht lassen sich Name, Kurzname und Beschreibung der ausgewählten
Gruppe bearbeiten. bei hierarchisch
organisierten Gruppen existiert zusätzlich noch die Checkbox
"Höchste Ebene":
Hier kann definiert werden, ob die Gruppe als höchste Gruppe im Organigramm angezeigt wird. Es ist auch möglich, "höchste Ebene" bei mehreren Gruppen zu aktivieren. Gruppen in der höchsten Ebene sind zueinander gleichgestellt und haben keine übergeordneten Gruppen.
Bestehende Gruppe löschen
Eine Gruppe kann nur dann gelöscht werden, wenn
sie weder Untergruppen noch aktive Mitglieder hat. Dies lässt
sich feststellen, indem man die entsprechende Gruppe aus der Übersicht auswählt
und dann auf den Reiter "Untergruppen" klickt.
Sind Untergruppen vorhanden, lässt sich die Gruppe (noch) nicht löschen und der
Löschen-Button wird nicht angezeigt. Um Gruppen zu löschen, geht man am besten
wie folgt vor:
- alle Personen aus den Untergruppen entfernen/verschieben
- Untergruppen löschen
- alle etwaigen Personen aus der Stammgruppe entfernen/verschieben
- danach ist es möglich, die Gruppe vollständig zu löschen --> Löschen-Button anklicken
- durch Klick auf "Speichern" ist die Gruppe gelöscht - sie scheint nicht mehr in der Gruppenübersicht auf
Handelt es sich bei der zu löschenden Gruppe um eine Gruppe innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation, müssen die Gruppenmitglieder vor dem Löschen in eine andere Gruppe innerhalb der Aufbauorganisation verschoben werden! (jede Person muss zu jedem Zeitpunkt Gruppenmitglied in einer hierarchischen Aufbauorganisation sein)
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