Assistent zur Anlage eines neuen Mandanten

Diese Aktion ist konfigurierbar und dient der Erleichterung beim Anlegen neuer Mandanten.

Vorbereitungen:

• Bestehende Interflex Installation mit bestehenden Mitarbeiterdaten
• SQL Server 2012 mit Management Studio installiert
• www. workflow.at/downloads
• anmelden mit Benutzernamen und Passwort
• webdeskEWP
• sortieren nach last modified und das aktuellste Paket anklicken
• passende Installationsdatei durch anklicken herunterladen
• Installation als Administrator durchführen, Tomcat, Tacon und Webdesk

Einloggen im Webdesk:

• localhost:8080/webdesk im Browser öffnen
• sadmin

Assistent starten:

• auf der Startseite ist eine Schaltfläche "Starte Einrichtungsassistent" 
• oder über die Aktion  po_setupClient.act
• wähle ta_SetupInterflexWebdesk und bestätige mit "Starte Einrichtung"
• Tab System Data
• Branding:
• Webdesk
• Personalwolke
• Interflex
• Mailadresse des Lizenzbeauftragten: des Kunden um Benachrichtigungen zu bekommen sobald sich die lizenzierten Stammsätze dem Ende zu neigen
• Mailserver Einstellungen
• Hostname: smtp.kunde.de über den dann die Mails verschickt werden
• Port: muss nur eingetragen werden, wenn vom Standard-Port abweichend
• Username und Passwort: falls notwendig um sich am Mailserver anzumelden, müssen sie hier eingetragen werden
• Emailabsendeadresse: mit dieser Adresse werden von Webdesk über diesen Mailserver Mails an Mitarbeiter versendet zB webdesk@kunde.de
• Authentifizierung:
• Primäre Authentifizierung:
• SSO: Single sign on, Authentifizierung ist bereits über ein Vorsystem erfolgt über zB Internet information server oder ein Apache, Webdesk übernimmt diese Information 1:1
• DB: Datenbank, der Webdesk speichert Username und Passwort verschlüsselt in einer Datenbank
• LDAP: wir verwenden ein externes LDAP-System, dafür sind verschiedene Konfigurationseingaben notwendig
• Backup Authentifizierung:
• SSO, DB, LDAP
• empfohlen sind für die primäre Authentifizierung SSO und für die Backup Authentifizierung DB zu wählen, d.h. sollte SSO fehlschlagen wird die Webdesk interne Datenbank zur Anmeldung herangezogen
• weiter
• Tab  Neuer Mandant
• Name: hier wird der Name des neueren Mandanten eingetragen, die notwendigen abgeleiteten Namen generiert Webdesk selbst für Objekte die automatisch angelegt werden
• Mit der Schaltfläche "Namen anpassen" können alle Namen manuell verändert werden
• Name der Organigramm-Struktur: hirarchische Organisationsstruktur
• Name der Orgstruktur für lose Gruppen: Organisationsstruktur für lose Gruppen
• Kurzname der Top-Level OE: Organisationseinheit welche ganz an der Spitze des Unternehmens steht, Kurzname
• Name der Top-Level OE: Organisationseinheit welche ganz an der Spitze des Unternehmens steht, Name
• Kurzname der OE für Austritte: Organisationseinheit für Austritte, Kurzname
• Name der Austritts-OE: Organisationseinheit für Austritte, Name
• Kurzname der Gruppe für alle Mitarbeiter: Gruppenname für alle Mitarbeiter kurz
• Name der Gruppe für alle Mitarbeiter:  Gruppenname für alle Mitarbeiter lang
• Prefixe verwenden: angehakt besteht die Möglichkeit alle Mitarbeiternummern , Benutzernamen oder Gruppen mit Prefixen zu versehen
• weiter
• Tab Rollen
• hier wird definiert welche Rollen im System angelegt werden sollen
• standardmäßig gibt es:
• User
• Manager
• HR_Admin
• die Namen können noch individuell angepasst werden
• weiter
• Tab Menü
• Menüvorlage: legt fest wie das Menü für die Mitarbeiter aussehen soll (zu finden sind diese Menübaumvorlagen auch unter Menü und Aktionen / Menüwartung / Menübaumvorlagen)
• full-admin
• client-admin
• wf-actions
• iflx-ta-admin-standard
• iflx-ta-manager-standard
• iflx-ta-user-standard: Standard Menüvorlage für Interflex Benutzer mit einem Standardset an Funktionen
• ta-admin
• ta-manager-standard
• ta-user-standard
• weiter
• Tab Import Stamm
• dieser Tab dient dazu aus der 6020 sowohl Mitarbeiter als auch Gruppen Stammsätze zu importieren damit gleich mit Daten gearbeitet werden kann
• Importierte Abteilungen werden als Organisationseinheiten importiert, standardmäßig angehakt
• Personen werden importiert, standardmäßig angehakt
• Seperate Felder für Vor- u. Nachname: Hakerl entfernen, da wir in unserer 6020 nur 1 kombiniertes Namensfeld haben
• Feld Email: wenn in der 60200 keine info dazu zu finden ist, bleibt das voreingestellte "stpinfo114"
• Modus für Belegung Username: sameAsEmployeeId, setzt Benutzername und Mitarbeiternummer gleich
• weiter
• Tab Abschluss
• Die Schaltfläche "Einrichtungsschritte durchführen" setzt alle vorgenommenen Einstellungen und Konfigurationen um
• Im Hintergrund werden alle Daten aus der 6020 importiert
• Anlage von Mandant, Gruppen, Organisationsstruktur
• das kann einige Minuten in Anspruch nehmen und ist in der Log-Datei nachvollziehbar
• wenn alle Arbeitsschritte erledigt sind zeigt Webdesk eine Zusammenfassung der durchgeführten Tätigkeiten

Weitere Konfigurationen:

• Unter Stammdaten / Personen sind alle importierten Mitarbeiter enthalten
• Mitarbeiter können nun mit Rollen versehen werden indem der betreffende Mitarbeiter geöffnet wird
• Beispiel: Vorgesetzter für die Gruppe Büro
• Entsprechenden Mitarbeiter öffnen
• im Tab Rollen:
• Schaltfläche "Neuer Rolleninhaber" klicken
• aus der Liste "Vorgesetzter" wählen
• Kompetenzziel: Gruppe und Büro wählen
• "Speichern und Schließen" klicken
• Beispiel: HR-Admin für den gesamten Mandanten
• Entsprechenden Mitarbeiter öffnen
• im Tab Rollen:
• Schaltfläche "Neuer Rolleninhaber" klicken
• aus der Liste "Personal / HR-Admin" wählen
• Kompetenzziel: Alle
• "Speichern und Schließen" klicken
• mit der Umschaltfunktion kann auf einen Mitarbeiter geswitched werden um die Menüfunktionen zu prüfen
• oben rechts auf den Pfeil neben dem Namen klicken
• entsprechenden Mitarbeiter aus der Liste anklicken oder mit der Suche eingrenzen und dann anklicken
• mit einem Klick auf den (günen) Namen besteht die Möglichkeit zum Originaluser zurückzukehren