Allgemeines zu Konfigurationen

Ob eine Aktion konfigurierbar ist, oder nicht erkennt man in der Aktionsmaske: Wenn es den Button "Neue Konfiguration" gibt im Reiter "Einstellungen", so können neue Konfigurationen (Abwandlungen der Aktion) hinzugefügt werden.

Von jeder konfigurierbaren Aktion (d.h. Aktionstyp = "Konfiguration") können beliebig viele Konfigurationen abgeleitet werden. In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden.

Im Reiter Konfigurationen sind alle bisher zu dieser Aktion erstellen Konfigurationen aufgelistet und können direkt aufgerufen werden.

Bei den Management-Listen wird die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten-Liste automatisch ausgegeben, bedarf also keiner Parametrierung seitens des Administrators.

Bei den Spaltenüberschriften (Spaltennamen z.B. bei diversen Listen oder Filtern) ist darauf zu achten, dass die Überschrift möglichst kurz gehalten wird, da sonst die Spaltennamen ineinander geschrieben werden, und somit nicht mehr lesbar sind. Es wird empfohlen, bei längeren Überschriften abzukürzen (.) bzw. mit Leerzeichen zu trennen (Umbruchmöglichkeit).

Kontextmenü

Mit Hilfe des Kontextmenüs wird eine Verlinkung zwischen dem Antragsformular und beispielsweise dem Journal oder Kalender, Gruppenkalender erstellt. Dies ermöglicht dem Benutzer direkt aus dem Journal oder Kalender einen Antrag zu stellen (z.B. Urlaubsantrag, Zeitkorrektur, ...)

• Element
  Tabelle > In der gesamten Tabelle (= Ansicht der Listen) ist das Kontextmenü über Rechtklick zu öffnen
  Tabellenzelle > In jeder einzelnen Zeile der Tabelle (= Ansicht der Listen) ist das Kontextmenü über Rechtklick zu öffnen
  Tabellenzeile > In jeder Zelle der Tabelle (= Ansicht der Listen) ist das Kontextmenü über Rechtklick zu öffnen
• Aktion
  Auswahl der entsprechenden Aktion, mit welcher verlinkt werden soll, wie z.B. Urlaubsantrag.proc, Zeitkorrektur.proc, o.a.
• URL Query
  Z.B.: from_date=$day.$month.$year&to_date=$day.$month.$year

Wichtig in diesem Zusammenhang ist: die Berechtigung, die Aktion im Kontext des Antragstellers auszuführen muss vorhanden sein

Variablen aus dem Antrag können per Workflow Together Editor ausgelesen werden. Wie im Beispiel  vom Journal angeführt, muss zuerst eine Hilfsvariable definiert werden, welche den Wert der Antragsvariablen speichert. Im direkten URL Aufruf wird die Hilfsvariable aufgerufen

Das Ergebnis kann beim Benutzer (Ansicht Monatsjournal) folgendermaßen aussehen:

Fehlgründe

Bestimmte Fehlgründe nicht anzeigen

Es besteht die Möglichkeit bestimmte Fehlgründe im Kalender zu verbergen. Durch Hinzufügen eines Fehlgrundes in der Liste wird dieser im Kalender nicht angezeigt. Das Fehlgrundkürzel wird in  der Kalenderansicht nicht angezeigt.

Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonymisieren

In manchen Fällen ist es sinnvoll, den tatsächlichen Fehlgrund nicht in Kalenderansichten anzuzeigen (z.B. Pflegeurlaub Kind, Krank, Kur...). Aus diesem Grund können Fehlgründe in den Webdesk- Kalenderansichten anonymisiert werden. Folgende Voraussetzung muss gegeben sein:

• der anonymisierte Fehlgrund muss in der 6020 angelegt werden
• danach muss der Job getAbsenceTextModules gestartet werden
• falls der Fehlgrund auch in anderen Sprachen verfügbar sein soll, müssen hierfür auch die Übersetzungen erstellt werden

• Fehlgründe
  Fehlgründe, welche nicht im Anwesenheitstableau aufscheinen sollen (Eingabe der Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)
• Gruppen
  Eingabe des Gruppenkürzels für jene Gruppen, bei welchen den Fehlgrund "überblendet" werden soll (die Eingabe mehrerer Gruppen erfolgt mittels Beistrich, ohne Abstand) Auch Wildcards (*) können zur Parametrierung verwendet werden (KOST* anonymisiert die Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen)
• Anonymisierter Fehlgrund
  Hier wird ein neutraler Fehlgrund eingegeben (Definierte Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)
• Reihung hinauf/hinunter
  Mit Hilfe der Pfeiltasten kann die Reihung der zu anonymisierenden Fehlgründe verändert werden
• Löschen
  Durch Anklicken der Check-Box und anschließend der Schaltfläche Löschen wird der Fehlgrund gelöscht. Anschließend Speichern.
• Hinzufügen
  Durch Anklicken der Schaltfläche können weitere Fehlgründe hinzugefügt werden.

Soll nun auch die Fehlgrunddetailansicht für diese Gruppen generell unterbunden werden ( um z.B. Details zu einem Krankenstand nicht anzuzeigen) muss der Parameter "Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden" konfiguriert werden.

Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden

Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe keine Detailansicht zum Fehlgrund in der jeweiligen Konfiguration. Hier kann wie bei der Anonymisierung der Fehlgründe die Eingabe auch mit Wildcards parametriert werden (KOST* unterbindet Anzeige der Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen)

Einschränkungen in der Abfrage

Nur Personen aus der/n folgenden Gruppen anzeigen (Einschränkung auf bestimmte Personen einer losen Gruppen)

Das Abfrageergebnis einer Managementliste wird auf die hier definierte Gruppe gefiltert, somit enthält das Abfrageergebnis nur Benutzer der hier definierten (losen) Gruppe. Voraussetzung hierfür ist die Definition einer losen Gruppe (z.B.: lose Gruppe "Lehrlinge" > Abfrageergebnis zeigt nur mehr Lehrlinge der selektierten Gruppen)

Beispiel:
Wird bei diesem Parameter die Gruppe Pauschalisten eingegeben, und der Vorgesetzte hat die Einsichtserlaubnis für die Gruppe01, so bekommt der Vorgesetzte bei Abfrage der Liste alle Personen der Gruppe01 angezeigt, die auch Pauschalisten sind.

Vorsicht: Dieser Parameter ist nur dann sinnvoll, wenn die Abfrage auf eine lose Gruppe eingeschränkt wird! (Einschränkungen auf hierarchische Gruppen bewirken, dass nur mehr diese Gruppen angezeigt werden, auch wenn davon unterschiedliche Gruppen ausgewählt wurden)

Einschränkung des Selektionsbaumes (Organigramm):

• Maximale Anzahl an Gruppen, die abgefragt werden dürfen
• Maximale Anzahl an Personen, die abgefragt werden dürfen
• Werden mehr Gruppen oder Personen abgefragt, als in der max. Anzahl, so erscheint ein System-Hinweis, dass die Selektion diesbezüglich angepasst werden soll. 
• Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen
  Mit diesem Parameter können Organisationsstrukturen (z.B. Lose Gruppen) oder einzelne Gruppen im  Auswahlorganigramm unabhängig von der tatsächlichen Aktionsberechtigung nicht angezeigt werden.
• Klickt man auf das erste Symbol > können Orgstrukturen hinzugefügt werden > Orgstruktur aus Auswahl selektieren
• Möchte man eine neue Gruppe hinzufügen > zweites Symbol anklicken > Gruppe aus Auswahl selektieren
• Möchte man eine bestehende (ausgeblendete) Gruppe wieder entfernen > Löschen-Checkbox aktivieren, anschließend auf die Löschen-Schaltfläche unten klicken.

Standardmäßig werden im Auswahlorganigramm bei Mandantenberechtigungen die dazugehörigen lose Gruppen angezeigt. Will man diese nicht anzeigen, so kann mit dem Parameter "Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen" dies unterbunden werden.

Abfragelimitierung mit Datum

• Anzahl der angezeigten Einträge
  Definiert Anzahl der angezeigten Monate in der Monatsselektion. Dieser Parameter beschränkt nicht die Anzahl der abfragbaren Monate.
• Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
  Definiert Anzahl der Einträge, die in der Monatsselektion in der Vergangenheit liegen sollen
• Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Einträge 12 definiert, und bei Offset 6, so werden die Einträge der Monatsselektion 6 Monate in die Vergangenheit und 6 Monate in die Zukunft angezeigt.
• Fixes Datum
  Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020). Abfragen können nur innerhalb dieser Zeitspanne getätigt werden. Es erfolgt ein Systemhinweis, wenn die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes gemacht wird.
• Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:
• frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
• frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
• spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
• spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

Ausgabeformate

Mit diesen Parametern wird bestimmt, welche Ausgabeformate dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden:

• Ausgabeformate:
  Drucken, PDF, XLS  - die Auswahl erfolgt durch Anklicken der Check-Box
• Seitenlayout: Selektion des Ausgabeformats in Quer- oder Hochformat (nur für pdf)

Neue Konfiguration anlegen

Bei Konfigurationen handelt es sich um Aktionen, welche konfiguriert werden können. Von jeder konfigurierbaren Aktion können beliebig viele Konfigurationen (d.h. Aktionstyp = "Konfiguration")  abgeleitet werden.

• In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, daß Formulare an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden.
• Ob eine Aktion konfigurierbar ist, oder nicht erkennt man in der Aktionsmaske: Wenn es den Button "Neue Konfiguration" gibt im Reiter "Einstellungen", so können neue Konfigurationen (Abwandlungen) hinzugefügt werden.

Soll eine neue Konfiguration erstellt werden, so sucht man zunächst die entsprechende Aktion aus, und klickt von dieser aus auf  "Neue Konfiguration".
Da die Parameter in den Konfigurationen von der jeweiligen Aktion abhängig sind (Buchen, Journal, Auswertungslisten...), werden diese bei den einzelnen Konfigurationen beschrieben.

Übersetzen von Konfigurationen

Um vorhandene Konfigurationen in eine andere Sprache zu übersetzen:

• Menüpunkt Aktionen  > Suche nach Aktionstyp "Konfigurationen"
• Übersicht über alle vorhandenen Konfigurationen > gewünschte Konfiguration selektieren

• Konfigurationsdetails bearbeiten anklicken
• Spalte Überschrift
  Textbaustein durch techn. Key austauschen (siehe unten) > Text kopieren (markieren > Strg c)
• z.B. Datum > wird zu "Aktionsname"_Datum01
• Speichern & Schließen > so gelangt man wieder zu der Konfiguration
• im Reiter Textmodule in der Spalte Neues Textmodul einfügen (Strg v)
• In der Spalte Übersetzung kann sogleich die gewünschte Übersetzung eingefügt werden
• Speichern
• auf die gleiche Weise mit restlichen Textbausteinen in der Konfiguration verfahren
• Speichern und Schließen 

Im ersten Schritt müssen in der zu übersetzenden Konfiguration, die Überschriften bzw. Elemente, welche durch einen Textbaustein ersetzt werden sollen, durch einen technischen Key ersetzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Namenskonvention eingehalten wird: <Name der Konfiguration>_<Nummer des Textbausteins> z.B.: kurzjournal_journal01

Achtung: bei Konfigurationen für Statistiken sollte die Übersetzung nicht mehr als 20 Zeichen enthalten.

Bei den neu angelegten Textbausteinen sollte die Checkbox  "Änderung bei Versionswechsel" deaktiviert sein, da sonst die manuellen Änderungen beim nächsten Update mit den Standardwerten überschrieben werden.

Auf die gleiche Weise können auch alle anderen Konfigurationen bearbeitet.

Sind die Textbausteine für die Konfigurationen kopiert und übersetzt:

• Menüpunkt Setup > Erw. Funktionen >  "Aktualisiere Übersetzungsfiles" sowie "Erstellung von primären Textmodulen für alle Aktionen"
• Damit werden alle Änderungen übernommen, und scheinen beim User auf.