Modul Document Management

Das Document Management-Modul (DM) verwaltet Repositories, Vorlagen (Templates), Metadaten-Strukturen und Dokumentenablage-Workflows. Es kommt zum Einsatz, wenn Geschäftsprozesse eine geregelte Dokumentenablage und -abfrage benötigen.

Der wichtigste Anwendungsfall ist der digitale Personalakt: eine pro Mandant identische Ordnerstruktur je Mitarbeiter (üblicherweise in Alfresco), sichtbar im HR-Expert unter "Dokumente" und freigebbar in Teilansichten über dm_folderExplorer.

Einsatzbereiche

• Konfiguration von Dokumenten-Repositories
• Definition und Pflege von Dokumentvorlagen
• Definition von Metadaten-Strukturen zur Klassifizierung und Auffindbarkeit
• Durchsuchen von Dokumentordnern/Repositories (Folder Explorer)
• Konfiguration des Split-PDF-Verhaltens für Dokumentverarbeitungsszenarien

Typische Rollen

• Dokumentenadministrator
• Compliance-Verantwortlicher
• Backoffice-Mitarbeiter im Umgang mit Anhängen
• Support-/Integrationsverantwortlicher

Kundennutzen

• Verbessert Nachvollziehbarkeit und Konsistenz in dokumentenzentrierten Prozessen
• Unterstützt die Integration mit unternehmensweiten Dokumenten-Backends (z.B. Alfresco)
• Reduziert manuellen Aufwand in Prozessen mit vielen Anhängen

Konfiguration

Die zentrale konfigurierbare Aktion ist der Folder Explorer, mit Optionen für Read-Only-Modus, Standard-Sichtbarkeit der Baumstruktur, Seitengröße, Quelle für Repository/Metadaten-Struktur, ausgeblendete Ordner und das Verhalten von Metadaten-Ordnern. Details zur Konfiguration für den Personalakt-Fall: Digitaler Personalakt.

Weitere Konfigurationsbereiche:

• Repositories anlegen und bearbeiten
• Dokumentvorlagen anlegen und bearbeiten
• Metadaten-Strukturen anlegen und bearbeiten

Jobs

Das DM-Modul verfügt über eine umfangreiche Job-Ebene, die typische Kundenanwendungsfälle abbildet:

• bindFoldersToMetaStructure – verknüpft Repository-Ordner mit einer Metadaten-Struktur (inkl. initialer Verknüpfungs- und Testaktionen)
• convertAlfrescoObjectsToDmObjects – konvertiert Alfresco-Objekte in DM-Objekte (mit Repository-/Basispfad-, Test- und Statistikoptionen)
• deleteDocumentsFromMetaFolders – löscht Dokumente aus Metadaten-Ordnern anhand von Mandant, Metadaten-Ordner und Alterskriterien
• propagateMetaStructure – überträgt eine Metadaten-Struktur auf ein Ziel-Repository