Mit diesem Job können alte Daten aus der Workflow Engine entfernt werden. Die ist sinnvoll, wenn Zeitwirtschaftsdaten nur für einen begrenzten Zeitraum behalten werden sollen, um danach in ein Archiv ausgelagert zu werden. Auch aus Performance-Gründen kann es sinnvoll sein, die Daten in der Workflow-Engine nur für einen begrenzten Zeitraum in der Vergangenheit zu behalten.
Im Job werden u.a. folgende Parameter definiert:
Mit dieser Aktion werden die abgeschlossenen Prozessinstanzen unwiderruflich gelöscht, welche den definierten Kriterien entsprechen.
Nur in den seltensten Fällen sinnvoll, da bei durch den Simple Process Designer erzeugten Prozessdefinitionen sowieso keine Event Audits durch die Workflow-Engine erzeugt werden. Kann also nur bei Custom XPDLs sinnvoll sein, wo die Event Audits explizit aufgedreht wurden.
Diese Aktion ist generell für ALLE Prozessinstanzen sinnvoll, um zu vermeiden, dass die Variablen-Stati pro Aktivität jeweils aufgehoben werden.
Vorsicht ist allerdings bei Custom XPDLs geboten, die möglicherweise die historischen Zustände der Variablen auf Aktivitätsebene benötigen!
In diesem Fall kann bei einem abgeschlossenen Antrag nicht mehr nachvollzogen werden, ob ein Mitwirkender im Prozess geswitched war oder nicht. Auch wäre es nicht mehr möglich unterschiedliche Genehmigungsstati bei einer Aktivität, die mehrmals drankam, nachzuvollziehen (z.B. bei einer Rückkopplungs-Schleife im Prozess wie z.B. in der Dienstreise)
Die Variante "Aktivitätsdaten außer jenen für Historie löschen" kann regelmäßig für alle Prozesse angewandt werden. Die Variante "Prozessinstanzen löschen" ist sinnvoll, wenn alte Prozesse endgültig gelöscht werden sollen.