Job informAboutEvents

Der Job InformAboutEvents hat folgende Funktionsweise:
Es wird ein Mail für definierte Rolleninhaber (z.B. Vorgesetzter) erzeugt, welches eine Liste mit allen Mitarbeitern gemäß des Kompetenzzieles enthält, auf die ein bestimmtes Filterkriterium zutrifft (z.B.: Resturlaub größer 70 Tage, Überschreitung Tages-Arbeitszeit o.a.). Das Mail kann einmalig oder periodisch erzeugt werden.

Anwendungsbeispiel für diesen Job ist folgende Anforderung:

• Vorgesetzte wollen täglich oder wöchentlich per Mail informiert werden, welche Mitarbeiter mehr als x Tage Resturlaub haben
• Welcher Mitarbeiter hat am Vortag mehr als 10 Stunden gearbeitet?
• Welche Mitarbeiter haben einen Saldo größer als X?
• Welche Mitarbeiter haben am Vortag eine Arztbuchung getätigt? (Info z.B. zwecks einer Arztbestätigung)
• usw.

Der Vorteil dieses Jobs ist, dass im Webdesk keine Liste (Filter/Statistik) aufgerufen werden muss, sondern der Rolleninhaber aktiv per Mail informiert wird.

Jobkonfiguration

Zu informierende Personen

• Rolleninhaber / Mitarbeiter
  Je nach Auswahl können entweder Rolleninhaber oder Mitarbeiter über Events informiert werden. Wird der Rolleninhaber als zu Informierender ausgewählt, so bekommt man die Möglichkeit "Alle Rolleninhaber informieren" auszuwählen. Wird dieser Parameter aktiviert, so werden auch Stellvertreter der Vorgesetzten über diesen Job informiert. Die Information erfolgt gemäß dem Kompetenzbereich (Einsichtserlaubnis, welche in der Rolle definiert wurde).
• Ergebnis gruppieren
  Durch anhaken des Parameters werden ausgegebene Mitarbeiter nach ihren Organisationseinheiten sortiert; wird er nicht angehakt, werden alle ausgegebenen Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge angezeigt

Stichtag
Hier erfolgt die Bestimmung des Zeitpunktes, zu dem der Job die Bedingungen prüft, über welche informiert werden soll:

• gestern: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand von gestern. 
• letzter Monatsultimo: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand des letzten Monatsultimos. 
• letzter Quartalsultimo: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand des letzten Quartals
• Script: Hier können bestimmte Prüfkriterien ergänzt werden. Dieser Punkt dient zur Abdeckung von sehr speziellen Anforderungen

Job auf Personen der folgenden Gruppen einschränken

• Gruppe
  Selektion der gewünschten Gruppe, über die informiert werden soll
• inklusive Subgruppen
  Bein Anhaken des Parameters werden auch die Mitarbeiter der Untergruppen geprüft und gegebenenfalls in der Liste ausgegeben
• Mit Hinzufügen können weitere Gruppen ausgewählt werden, mit Löschen können Gruppen wieder gelöscht werden.

Personen der folgenden Gruppen ausschließen
Mit diesem Parameter können Personen aus bestimmten Gruppen wieder ausgeschlossen werden.

Filter

Mit der Filterfunktion könne Journal-Filter erstellt werden. Jeder Tag, welcher die eingegebene Einschränkung (Filter-Kriterium) erfüllt, wird zum Journalergebnis hinzugefügt. Die Filterkriterien können mit logisch UND und logisch ODER verknüpft werden.

• Formular / Ausdruck
  Bei der Einstellung Formular bekommen Sie ein Eingabeformular, dass bei der Eingabe von Filtern unterstützt.
  Wird Ausdruck gewählt so kann der Filter durch eine Formel angegeben werden
• Filter
  Table
• Konto oder Personenfelder aus der Zeitwirtschaftsname
• Spalte - Selektion des Kontos oder eines Personalfeldes
• Operator - Wert "<" oder ">"; z.B.: vkkonto4 > 20 oder vkkonto27 <= 20
• Klammerung - mit Hilfe von logischen Operatoren und Klammern können Bedingungen verknüpft werden (AND, OR)
• eine genauere Beschreibung der Filterfunktion finden sie hier

Konfiguration:

• Industrieminuten
  Ist der Parameter angehakt, werden die Kontowerte in Industrieminuten umgewandelt (betr. ausschl. Werte, welche in Normalminuten konfiguriert sind)
• Dezimaltrenner
  gibt das Sonderzeichen an, dass den Kommaseperator darstellt
• Zahlenformat
  Hier kann angeben werden, mit wie vielen Kommastellen die Ausgabezahlen dargestellt werden sollen. (0.00 = Es werden immer 2 Kommastellen angegeben, 0.## = es werden nur dann 2 Kommastellen angezeigt, wenn hier auch ein Wert vorhanden ist)
• Konto
  Konto, welches im Mail angezeigt wird (muss nicht dem Filterkonto entsprechen)
• Überschrift
  Hier kann die Überschrift gewählt werden, die dann im Mailtext enthalten werden soll
• Text
  Text, der im Mail enthalten sein soll, wie z.B.:
• $list > mit diesem Input wird eine Liste mit Namen all jener Mitarbeiter ausgegeben, welche die Filterkriterien erfüllen
• $date > hier wird im Mail das Datum ausgegeben, an welchem der Job ausgeführt wurde
• Betreff
  Betreff des Mails, das verschickt wird (z.B. Liste aller Mitarbeiter mit Resturlaub > 100)
• Filter im Mail anzeigen
  Bei Anhaken der CheckBox wird im Mail angezeigt, welches Konto gefiltert wurde (z.B. Filter vksaldo)
• URL des Servers
  Angabe der Webdesk-Server-URL, z.B. http://w3s4:8080/webdesk3/ . Dies ermöglicht, dass die in dem versendeten Mail enthaltenen Links direkt im Kontext des Webdesk aufgerufen werden können.
• Eingebundene Aktion
  Aktion, die für die betroffenen Mitarbeiter aufgerufen werden kann
  Hier kann eine beliebige Aktion aus der Liste selektiert werden, wie z.B. Monatsjournal, Kalender, Gruppenkalender, ein bestimmter Antrag usw.
  Dadurch kann der Rolleninhaber direkt aus dem Mail in das Journal oder den Kalender verlinkt werden
• Parameter für die Aktion
  Definiert die Parameter welche zusätzlich übergeben werden (z.B. Journal mit bestimmtem Jahr u. Monat ausführen).
  Hier können per Velocity dynamische Parameter eingebaut werden. z.B. "year=${year}&month=${month}".
  Bei den Prozessen aus dem Simpleprocessdesigner heißen die Datumsfelder from_date bzw. to_date und können per URL-Parameter vorgelegt werden (z.B. Zeitkorrektur url-Parameter: from_date=${day}.${month}.${year} )
• Imprint drucken
  Mit diesem Parameter wird das Datum der Abfrage mit ausgegeben, ebenso wie die Info, dass das Benachrichtigungsmail automatisch generiert wurde, und keine Antwort erfolgen soll:
  Date used to query: "#Datum_der_Durchführung_des_Jobs"
  Mail was automatically created at "#Datum_der_Durchführung_des_Jobs". Do not reply.

  Weitere  Einstellungen

  Um den Mailversand durchführen zu können, müssen in den Systemparametern, im Modul PO folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Angabe der SMTP Server Adresse
• Angabe eines Default Senders:

Weiters muss in den Personenstammdaten (Menüpunkt Stammdaten > Personen > Reiter Einstellungen) die E-Mailbenachrichtigung auf JA gestellt sein, damit der Mailversand stattfinden kann.

Dadurch wird zum Beispiel ein Mail mit folgendem Inhalt erzeugt:

Beispiel

So ist ein Job parametriert der Mails schicken soll, falls ein Mitarbeiter mehr als 18 oder weniger als -10 Stunden in seinem Saldo Konto hat.
Es werden sowohl Mitarbeiter als auch die Inhaber der Rolle Vorgesetzter von dem jeweiligen Mitarbeiter informiert per Mail. Dieser Job ist eingeschränkt auf eine Lose Gruppe mit dem Namen "KSB-Warnmail-GLZ". Dies stellt sicher, dass nur Mitarbeiter in dieser Gruppe von der Überprüfung betroffen sind.

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