Eine Gruppe erlaubt die Zusammenfassung von mehreren Personen zu organisatorischen Einheiten. Diese können verschiedenen Gruppierungszwecken im Kontext des Mitarbeiterportals dienen, zum Beispiel:
Jeder Gruppe muss einer Organisationsstruktur zugeteilt sein - diese Zuordnung gibt Aufschluss darüber, ob es sich bei der Gruppe um eine hierarchische Organisationseinheit (siehe hierarchische Aufbauorganisation), eine Projektgruppe, eine Kostenstelle, eine lose Gruppe, einen Standort oder einen Abrechnungskreis handelt.
Eine Gruppe definiert sich zumindest aus folgenden Eigenschaften:
Aktionsberechtigungen & Rollen
Es besteht die Möglichkeit, Gruppen
bestimmte Aktionsberechtigungen oder auch
bestimmte Rollen zuzuweisen. Alle Personen in dieser Gruppe
verfügen dann über die entsprechende Aktionsberechtigung bzw. sind Inhaber der
zugeordneten Rolle(n).
Ist die Gruppe Teil einer hierarchischen Organisationsstruktur, so stehen zusätzliche Beziehungsmöglichkeiten zu anderen Gruppen zur Verfügung: Diese Beziehungen zueinander werden beispielsweise durch die Bestimmung einer "obersten Gruppe" in der Struktur bzw. einer übergeordneten oder untergeordneten Gruppe geregelt.
Wird eine übergeordnete Gruppe selektiert, so erscheinen alle anderen Gruppen im Organigramm dieser Gruppe untergeordnet. Eine übergeordnete Gruppe kann mehrere Untergruppen unter sich haben.
Nicht-hierarchischen Gruppen sind Gruppen ohne systematischen Organisationszweck, d.h. dass diese Gruppen keine hierarchischen Beziehungen zueinander haben. Hierbei kann es sich um lose Gruppen, Projektgruppen oder Kostenstellen handeln, welche eine Gruppierung der Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien erlauben (z.B. Vollzeit-Mitarbeiter, Teilzeit-Mitarbeiter, Pauschalisten, Austritte, Karenzen, Projekte etc.). Die Mitarbeiter können, je nach Einstellung der Organisationsstruktur der sie zugehören, zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein oder aber zu einem Zeitpunkt nur einer Gruppe zugeordnet sein.
Mitglieder von Gruppen sind immer Personen. Bei hierarchischen
Gruppen muss zu einem Zeitpunkt eine Person genau EINER
Gruppe zugeordnet sein. Die Zuordnung einer Person zu einer
hierarchischen Gruppe bewirkt, dass diese Person die Mitgliedschaft bei seiner
bisherigen hierarchischen Gruppe verliert.
Handelt es sich bei der Gruppe um einen der anderen
Organisationstypen, so ist es Personen, je nach Einstellung,
möglich, gleichzeitig Mitglied mehrerer solcher Gruppen zu
sein.
Bei der Zuordnung von Personen zu Gruppen kann auch ein gewünschtes Start- und Enddatum angegeben werden. So kann beispielsweise geplant werden, dass ein Mitarbeiter, welcher der Gruppe A zugeteilt ist, ab einem bestimmten Datum (gültig von - bis) zu einer anderen Gruppe (Gruppe B, gültig ab) zugeteilt werden soll.
Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, können Gruppendaten aus diesem importiert werden. Hierzu werden eigene Jobs mit Konnektoren verwendet. In der Praxis ist Webdesk jedoch das führende System zur Erstellung und Verwaltung von Gruppen, diese Vorgehensweise findet also nur mehr selten Anwendung.
Nähere Informationen zu diesem Thema finden sich unter "Systemeinstellungen" --> Konnektoren/Jobs.