Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die
Reiseabrechnung mit den tatsächlich angefallenen Kosten zu
befüllen.
Der Reiseantrag, der bis zum Abschluss der Dienstreise "geruht" hat, geht als
Reiseabrechnung in die Liste der "Offenen Aufgaben" zum
Benutzer und wird von diesem befüllt. In nächster Instanz wir die
Dienstreise-Abrechnung vom Vorgesetzten genehmigt und eventuell auch von der
Personalabteilung oder einer anderen Kontrollinstanz gesichtet.
Weiters besteht auch die Möglichkeit, bei Mitarbeitern, welche keine Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, direkt über den Menüpunkt eine Reisekostenabrechnung zu beantragen.
Im Folgenden ein Beispiel einer Reiseabrechnung ohne vorheriger Reiseantrags-Genehmigung:
Um eine korrekte Abrechnung der Auslandstaggelder durchführen zu können,
müssen die einzelnen Reiseabschnitte in den Reiseregionen angegeben werden.
Die Intervalle pro Region müssen mit genauem Start- und Endzeitpunkt angegeben
werden, da sonst die Zeiträume, welche hier nicht angegeben wurden, automatisch
als Inlandsregion gelten. Die Sätze pro Auslandsregion entsprechen den
gesetzlichen Sätzen.
Bei Auslandsdienstreisen können mehrere Auslandsetappen eingegeben werden. Hierzu klickt man auf die Schaltfläche "Reiseetappe hinzufügen" und befüllt die vorgegebenen Parameter:
Die Etappen müssen innerhalb des Reisezeitraumes liegen und dürfen sich zeitlich nicht überschneiden.
Ist dies in der Konfiguration vorgesehen, wird zusätzlich der Schritt "Tägliche Abzüge" angezeigt. Hier wird für jeden Reisetag und jede Mahlzeit angegeben, ob die Mahlzeit vom Unternehmen bezahlt wurde; diese wird dann vom Taggeld abgezogen. Mit der Schaltfläche "Keine vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten (Abzüge)" werden alle Tage auf einmal mit "Nein" befüllt.
Grundsätzlich gilt für alle Belege, dass eine Verrechnung ausschließlich gegen die Vorlage des Originalzahlungsbeleges möglich ist. Diese können entweder an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden (Vorgesetzter, Personalabteilung,...) oder über den Punkt "Dateien" als Anhänge beigefügt werden.
Wurden in den Reisedaten bei den geschätzten Kosten bereits Angaben gemacht (z.B. Parkbelege, Bahnkarten, etc.), so werden diese automatisch hier übernommen.
Besonderheiten:
Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut,
Parkgebühren, Garage, etc.) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung
dieser Nebenkosten führt daher automatisch zu einer Versteuerung, außer die
Fahrt erfolgte mittels Dienstauto oder Firmenbus. Um einen entsprechenden Beleg
hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Beleg
hinzufügen".
Es können mehrere Belege hinzugefügt werden. Manche Belegtypen dürfen nur einmal pro Reise verwendet werden. Sollen Belege entfernt werden, so klickt man auf die Löschen-Schaltfläche auf der rechten Seite.
Die dargestellte Berechnung der auszubezahlenden Reisekosten beruht auf der
Annahme, dass alle Angaben vom Antragsteller richtig gemacht wurden. Weiters
sind die Angaben vorbehaltlich der Genehmigung und Korrektur durch Vorgesetzte
und die Personalabteilung.
Falls eine Abrechnung aus bestimmten Gründen nicht möglich ist, so werden die
Gründe hier näher erläutert.
Hier besteht für den Mitarbeiter die Möglichkeit, Belege einzuscannen und als Dateianhänge der Reiseabrechnung anzuhängen. Je nach Konfiguration ist mindestens ein allgemeiner Anhang erforderlich.
Automatische Zeitkorrektur
Die Zeitkorrektur kann auch optional aus dem Start- und Endzeitpunkt
der Dienstreise automatisch errechnet werden. Es werden die Zeiten aus den
Reisedaten übernommen. Die automatische Erstellung ist nur bei eintägigen
Dienstreisen möglich.
Zu beachten ist hier die gesetzliche 10-Stunden-Grenze!
Manuelle Zeitkorrektur
Die Zeitkorrektur kann manuell eingegeben werden, indem man auf die Schaltfläche
"Hinzufügen" klickt und die tatsächlichen Zeiten eingibt.
Bei mehrtägigen Dienstreisen müssen die Arbeitszeiten für jeden Tag der Reise
hier angegeben werden. Auch hier ist die gesetzliche 10-Stunden-Grenze zu
beachten.