Mit dieser Version führen wir die periodische Genehmigung von Journaleinträgen ein. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die Zeiterfassungsjournale ihrer Mitarbeiter strukturiert und regelmäßig zu prüfen und zu genehmigen.
Diese Funktion kann auf Anfrage freigeschaltet und entsprechend konfiguriert werden. Dabei lassen sich folgende Einstellungen anpassen:
Zusätzlich kann festgelegt werden, für welche Gruppen die Monatsfreigabe aktiviert wird.
Ein automatisierter Prozess benachrichtigt Mitarbeiter, wenn der Vormonat noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde. Der Zeitraum, in dem Mitarbeiter die Genehmigung abschließen müssen, bevor sie eine Erinnerung erhalten, kann mandantenweise individuell eingestellt werden. Diese Einstellung gilt jedoch einheitlich für den gesamten Mandanten.
Im Journal der Mitarbeiter erscheint nach Aktivierung der Funktion ein zusätzliches Feld, das den aktuellen Status des Monats anzeigt. Mögliche Status sind:
Falls ein Monat nicht zur Freigabe gesendet werden kann und eine Fehlermeldung erscheint (siehe nächster Screenshot), muss zunächst das Journal des Vormonats vor der Genehmigungsperiode freigegeben werden. Dies liegt daran, dass Journale stets überprüfen, ob der vorherige Monat bereits genehmigt wurde. Diese Prüfung gilt auch für den ersten Monat nach der Aktivierung der Freigabefunktion.
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Um das zu beheben, muss die fehlende Berechtigung im Korrektur-Client eingetragen werden. Dazu müssen die entsprechenden Berechtigungen bei der Einrichtung der Funktion freigeschaltet werden.
Die Berechtigung muss jeweils am letzten Tag des Monats gesetzt werden. Beispiel: Die Periode ist auf zwei Monate festgelegt, und wir befinden uns im März. Das bedeutet, dass die Monate Jänner und Februar freigegeben werden können. Damit dies funktioniert, muss die Berechtigung manuell am 31. Dezember gesetzt werden.
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Sobald alle Berechtigungen und Einstellungen korrekt sind, sehen Sie den Status für Jänner und können fehlende Daten eintragen oder das Journal zur Genehmigung absenden.
Voraussetzungen für das Absenden des Journals zur Genehmigung:
Durch Klicken auf das „Badge“ kann der Status aller Voraussetzungen eingesehen werden.
Sobald alle Bedingungen erfüllt sind, wird der blaue „Einreichen“-Button angezeigt, und das Journal kann zur Genehmigung abgesendet werden.
Nach dem Klick auf „Einreichen“ erscheint ein kleines Fenster mit zusätzlichen Informationen, in dem das Absenden des Journals nochmals bestätigt werden muss.
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Sobald das Journal eingereicht wurde, ändert sich der Status des Badges auf „Eingereicht“.
Der Vorgesetzte erhält eine Aufgabe, in der der Monat genehmigt oder abgelehnt werden kann. Im Falle einer Ablehnung kann der Vorgesetzte einen Kommentar hinzufügen. Der Mitarbeiter kann anschließend die fehlenden Daten ergänzen und den Monat erneut zur Freigabe einreichen.
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Sobald der Monat freigegeben ist, ändert sich der Status des Badges auf „Genehmigt“ und der nächste Monat kann zur Freigabe eingereicht werden.
Nachdem ein Monat eingereicht wurde, können keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden, zum Beispiel durch Anträge.
Importkonnektoren können nun so konfiguriert werden, dass Daten aus Dateien auf S/FTP-Servern importiert werden können.
Auf Anfrage kann das System so konfiguriert werden, dass in Belegen mehrere Mehrwertsteuersätze gleichzeitig eingegeben werden können.