Neues Modul Eventmanagement

Allgemeines

Das Modul Webdesk Event Management dient zur Organisation von Veranstaltungen innerhalb eines Unternehmens mit dem speziellen Fokus der Reservierung und Zurverfügungstellung von allen notwendigen Räumen, Ressourcen und Materialen inklusive eines umfassenden Workflows, der von der Beantragung bis zur Verrechnung der Veranstaltungskosten unterstützt.

Verwaltung von Stammdaten

Die Lösung ermöglicht die Verwaltung von verschiedenen Stammdaten für das Reserverierungssystem:

• Lokationen
• Räume, Raumgruppen und Raumkombinationen
• Ressourcen
• Sitzpläne
• Caterer
• Catering Produkte
• Service Typen

Diese Stammdaten können in weiterer Folge mit Personen und Gruppen verknüpft werden, um z.b. festlegen zu können, wer welche Räume und Ressourcen reservieren darf.

Resourcen/Geräte-Verleih

Resourcen können vom Benutzer über ein spezielles Formular reserviert werden. Mit der verbindlichen Reservierung wird ein Prozess gestartet, welcher einerseits die Ressource reserviert andererseits den Zuständigen im Facility Management informiert, dass ein Leihgerät zur Ausgabe fertig gemacht werden muss und an den Kunden auzuliefern ist.
Nach Auslauf der Leihdauer wird die verliehene Resource vom Kunden (User) wieder an das Facility Management retourniert. Mit der Bestätigung der Rücknahme der Resource und der damit verbundenen Setzung des Status "rückgenommen" endet der Workflow.

Veranstaltungs-Planung und Ausführung

Die Planung und Ausführung einer internen Veranstaltung in einem hausinternen Veranstaltungsraum wird durch einen einheitlichen Prozess unterstützt, welcher sicherstellt, dass

• ein geeigneter Raum für den Veranstaltungszeitraum zur Verfügung steht
• der Raum entsprechende den Vorgaben des Veranstalters vorbereitet wurde (Sitzplan, Bereitstellung Ressourcen etc.)
• notwendige technische Unterstützung für den Zeitraum der Veranstaltung in Form von technischem Personal zur Verfügung steht
• Anforderungen an das Catering (Getränke, Snacks, etc.) zeitgerecht an den zuständigen Caterer weitergeleitet werden
• Die Verrechnung aller vom Facility Management zur Verfügung gestellten Services (Raum, Betreuung, etc.) fristgerecht erfolgt

Planung der Veranstaltung durch die Fachabteilung
Prüfung von Anforderungen durch Facility ManagementVerteilung von TO-DOs an verschiedene Stellen vor, während und nach der Veranstaltung