Neues Modul Eventmanagement

Allgemeines

Das Modul Webdesk Event Management dient zur Organisation von Veranstaltungen innerhalb eines Unternehmens mit dem speziellen Fokus der Reservierung und Zurverfügungstellung von allen notwendigen Räumen, Ressourcen und Materialen inklusive eines umfassenden Workflows, der von der Beantragung bis zur Verrechnung der Veranstaltungskosten unterstützt.

Verwaltung von Stammdaten

Die Lösung ermöglicht die Verwaltung von verschiedenen Stammdaten für das Reserverierungssystem:

• Lokationen
• Räume, Raumgruppen und Raumkombinationen
• Ressourcen
• Sitzpläne
• Caterer
• Catering Produkte
• Service Typen

Diese Stammdaten können in weiterer Folge mit Personen und Gruppen verknüpft werden, um z.b. festlegen zu können, wer welche Räume und Ressourcen reservieren darf.

Resourcen/Geräte-Verleih

Resourcen können vom Benutzer über ein spezielles Formular reserviert werden. Mit der verbindlichen Reservierung wird ein Prozess gestartet, welcher einerseits die Ressource reserviert andererseits den Zuständigen im Facility Management informiert, dass ein Leihgerät zur Ausgabe fertig gemacht werden muss und an den Kunden auzuliefern ist.
Nach Auslauf der Leihdauer wird die verliehene Resource vom Kunden (User) wieder an das Facility Management retourniert. Mit der Bestätigung der Rücknahme der Resource und der damit verbundenen Setzung des Status "rückgenommen" endet der Workflow.

Veranstaltungs-Planung und Ausführung

Die Planung und Ausführung einer internen Veranstaltung in einem hausinternen Veranstaltungsraum wird durch einen einheitlichen Prozess unterstützt, welcher sicherstellt, dass

• ein geeigneter Raum für den Veranstaltungszeitraum zur Verfügung steht
• der Raum entsprechende den Vorgaben des Veranstalters vorbereitet wurde (Sitzplan, Bereitstellung Ressourcen etc.)
• notwendige technische Unterstützung für den Zeitraum der Veranstaltung in Form von technischem Personal zur Verfügung steht
• Anforderungen an das Catering (Getränke, Snacks, etc.) zeitgerecht an den zuständigen Caterer weitergeleitet werden
• Die Verrechnung aller vom Facility Management zur Verfügung gestellten Services (Raum, Betreuung, etc.) fristgerecht erfolgt

Planung der Veranstaltung durch die Fachabteilung

Der Veranstaltungskoordinator in der Fachabteilung kann über einen Assistenten alle notwendigen Bestandteile, welche er vom Facility Management benötigt, beantragen:

• Raum
• Technik + Betreuung
• Ressourcen
• Catering

Des weiteren kann er optional ein Angebot anfordern.

Prüfung von Anforderungen durch verschiedene Stellen

X Tage vor der Veranstaltung werden die beantragten Anforderungen des Veranstaltungskoordinators in der Fachabteilung durch verschiedene Stellen hinsichtlich

• Erfüllung von sicherheitstechnischen Auflagen
• behördlichen Erfordernissen
• Verfügbarkeit von erfoderlichem Personal

geprüft und dann in weiterer Folge mit der Vorbereitung der Veranstaltung begonnen.

Verteilung von TO-DOs an verschiedene Stellen vor, während und nach der Veranstaltung

Der Workflow dient dazu, dass alle involvierte Stellen mit den notwendigen Details der aktuell stattfindenden Veranstaltungen versorgt werden und dass alle relevanten Leistungsbestandteile bekannt sind, sodaß diese rechtzeitig vor, während und nach der Veranstaltung geliefert werden können.

Reports

Es bestehen umfangreiche Reports über Veranstaltungen, Resourcen und auch Übersichten über Raum-Reservierungen in Kalenderform.