WD Workflow

Prozessdesign nach etablierten Standards

Webdesk EWP Workflow bietet eine vollständige Workflow-Engine nach XPDL Standard (Xml Process Definition Language). Dieses Workflow-Engine basiert auf der Open Source Workflow Engine Enhydra Shark und implementiert dabei spezifische Erweiterungen für das Anwendungsgebiet des HR Mitarbeiterportals. Durch die flexible Rollendefinition mit Kompetenzbereichen kann die Auswahl von Vorgesetzten und deren Verantwortungsbereich elegant über das Workflow-Model abgewickelt werden.

Die tatsächliche Erstellung der Prozessdefinition kann grundsätzlich über mehrere Varianten erfolgen. Zum einen gibt es für standardisierte Prozessvarianten einen integrierten "Einfachen Prozessdesigner", welcher für die Erstellung der häufigsten Workflow-Szenarien im HR Bereich optimiert ist. Dieser kann direkt im Webdesk Administrator ausgeführt werden. Daneben gibt es eine externe Applikation (Together Workflow Editor), welche alle Features von XPDL in einer graphischen Übersicht darstellt und auch unterstützt. Dieses extern erstellte XPDL muss dann "upgeloaded" werden.

Workflow-Bearbeitungs-Listen mit optionaler Email-Verständigung

Grundsätzlich erhält jeder Benutzer mit den Workflow-Bearbeitungs-Listen zum einen die Möglichkeit jene Prozesse (Anträge), welche er selbst gestartet hat, zu beobachten (egal ob laufend, oder schon abgeschlossen) und zum anderen sieht er in seinen Aufgaben-Listen, welche TO-DOs - katagorisiert nach Prozess u. Antragsteller - er aktuell zu bearbeiten hat, bzw. welche er in der Verangangheit schon abgeschlossen hat. Aufgaben sind dabei Tätigkeiten in einem grössern Ablauf, wo mehrere Personen oder Subsysteme beteiligt sind. Typische Aufgaben in einem HR Workflow wären Erstellung, Bearbeitung,  Genehmigung/Ablehnung, und Kenntnisnahme von Mitarbeiteranträgen. Falls der Mitarbeiter nicht online im Webdesk EWP ist, wird er asynchron per Email auf eine neue Aufgabe aufmerksam gemacht.

Flexible Auswertungsmöglichkeiten

Für das Reporting der Prozesse steht neben den Workflow-Listen für Anträg und Aufgaben eine flexible und leistungsfähiger Auswertungsgenerator zur Verfügung, mit welchem der Administrator auf den Kunden zugeschnittene Auswertungen über Prozessinstanzen erzeugen kann. Die Ausgabe des Reports kann neben HTML auch in PDF oder Excel erfolgen. Aus der Online-Übersicht der abgefragten Prozesse kann der Benutzer dann auf die Details pro Prozess springen, um Informationen zu bekommen, wie z.b. Welche Mitarbeiter waren bis jetzt im Prozess involviert? Was sind die Detaildaten des Prozesses (Prozessvariablen)? Wie sieht der Ablauf graphisch aus? Wer ist als nächster dran? Wie sieht das dazugehörige Prozessformular aus?

Formulardesign mit Plugin-Konzept

Jeder Workflow benötigt für sich natürlich ein benutzerfreundliches Formular, wo der Benutzer die Daten in einer für ihn ansprechenden und verständlichen Form eingeben kann. Dieses Formular kann extern definiert oder als "Erweitertes Attribut" im XPDL mitgegeben werden. Damit besteht auch die Möglichkeit, mittels Parametrierung neue Prozessformulare über den Together Workflow Editor zu erstellen. Sollten die Möglichkeiten dort nicht ausreichen, kann ein extra entwickeltes Formular angebunden werden. Für die häufigsten HR Prozesse pro Modul werden bereits Formulare mit entsprechenden Konfigurations-Plugins für den "Einfachen Prozessdesigner" mitgeliefert, wodurch es für den Personalisten möglich wird, mit wenigen Klicks seine Anforderungen an den HR Prozess umzusetzen (z.b. Urlaubsantrag, Zeitkorrektur, Überstundenantrag, Seminarantrag...)

Deadlines und Limits für Aktivitäten

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