Neue Features in Webdesk 3.4
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Themen-Übersicht |
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Sollten Sie Fragen zu einzelnen Themen haben, zögern Sie nicht uns unter 01 / 718 88 42 15 zu kontaktieren! Mag. Gregor Gutzelnig berät Sie gerne!
Generelle Verbesserungen
Buchungsbackup
Durch die Einführung des Buchungsbackups ist es jetzt möglich, Buchungen bzw. Zeitkorrekturen, die über den Webdesk getätigt werden mitzuprotokollieren und im Bedarfsfall (automatisiert per Batch-File) wiederherzustellen! Bei den meisten Installationen wird in einem nächtlichen Sicherungslauf ein Full-Backup der 6020 Daten erstellt. Somit würden im Anlassfall alle Daten, die zwischen dem letzten Backup und dem Zeitpunkt des Fehlers per Webdesk in die 6020 eingetragen wurden, verloren sein. Durch die Aktivierung des Buchungs-Backups gehen diese zwischen den Backups getätigten Buchungen nicht mehr verloren und bilden somit ein weiteres Sicherheitsnetz, das im Fehlerfall vor Datenverlust schützt!
Kein Verlust der Orginal-Buchung mehr
Durch ein Update auf Webdesk 3.4 haben Sie den Vorteil, dass bestehende Orginal-Buchungen im System 6020 bei Zeitkorrekturen durch den Webdesk nicht mehr überschrieben sondern, in die ungültigen Buchungen verschoben werden. Dies bietet den Vorteil, dass jederzeit lückenlos nachvollzogen werden kann welche Ursprungsbuchungen durch die Webdesk Zeitkorrektur verändert wurden. Es gehen somit keine Buchungen mehr verloren und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen wurde wieder weiter verbessert!
Zeitbuchung per CISCO Phone
Dieses neue Feature ist für alle unsere bestehenden / zukünftigen Kunden interessant die CISCO Phones bzw. eine CISCO Telefonanlage bereits einsetzen oder planen diese einzusetzen. Durch dieses Neuerung ist es möglich, sich per User-Id und PIN über sein persönliches CISCO Phone am Webdesk anzumelden und eine Zeitbuchung durchzuführen. Ergänzend dazu wird auch der aktuelle Buchungsstatus angezeigt. Die folgenden Screenshots zeigen dieses neue Feature im Echt-Betrieb auf einem CISCO Phone der neuen und einem der alten Generation.
Effizenzsteigerung durch optimierte Prozesse
Krank- / Gesundmeldung
Die Krank- / Gesundmeldung bietet neue Möglichkeiten für Mitarbeiter und Personalisten / Vorgesetzte, etc. zur Bestätigungen von Krankenständen. Für den Mitarbeiter wird automatisch, nachdem er aus dem Krankenstand zurück kommt, ein Gesundmeldungsprozess gestartet, in dem der Mitarbeiter den Krankenstand entweder bestätigen oder die Krankmeldung durch einen anderen Fehlgrund ersetzen kann.
Ein Einsatzbereich ist beispielsweise, der, dass dem Mitarbeiter wenn "Krank" gebucht wird, vorerst keine Zeit im Saldo gutgeschrieben wird. Kommt der Mitarbeiter anschließend aus dem Krankenstand zurück wir am darauffolgenden Tag der Gesundmeldungsprozess gestartet in dem der Mitarbeiter entscheiden kann, ob der Krankenstand bestätigt (Fehlgrund wird durch einen Fehlgrund ersetzt, bei dem die Zeit auf den Saldo gutgeschrieben wird) oder der gebuchte Fehlgrund mit einem anderen Fehlgrund, wie beispielsweise Pflegeurlaub, Zeitausgleich, etc., ersetzt wird. Der Workflow der Gesundmeldung kann beliebig aufgebaut sein sowohl das Sichten als auch das Genehmigen durch eine oder mehrere Rollen ist möglich - ganz so wie Sie es aus den bereits bekannten Prozessen kennen!
ZK in Zukunft
Mittels der neuen Option Zeitkorrekturen auch in die Zukunft stellen zu können, ist es möglich, geplante zukünftige Abwesenheiten bereits vorab im Webdesk zu erfassen um somit dem Vorgesetzten / den Kollegen eine bessere Planung durch frühzeitiges Erkennen von Abwesenheiten zu ermöglichen.
Anwendungsbeispiele:
- Mitarbeiter weiß bereits, dass in 2 Wochen ein 2-stündiger Wasserzähler-Tausch geplant ist d.h. es kann bereits heute eine entsprechende Zeitkorrektur für diesen Tag gestellt werden
- es kann vorab bereits eine Zeitkorrektur für einen Arzt-Termin gestellt und genehmigt werden
- usw.
Neuer Job: informAboutEvents
Der Job informAboutEvents hat folgende Funktionsweise:
Es wird ein Mail für definierte Rolleninhaber
(z.B. Vorgesetzter) erzeugt, welches eine Liste mit allen
Mitarbeitern gemäß des Kompetenzzieles enthält, auf die ein bestimmtes
Filterkriterium zutrifft (z.B.: Resturlaub größer 70 Tage,
Überschreitung Tages-Arbeitszeit o.a.). Das Mail kann einmalig oder periodisch
erzeugt werden.
Anwendungsbeispiele für diesen Job:
- Vorgesetzte wollen täglich oder wöchentlich per Mail informiert werden, welche Mitarbeiter mehr als x Tage Resturlaub haben
- Welcher Mitarbeiter hat am Vortag mehr als 10 Stunden gearbeitet?
- Welche Mitarbeiter haben einen Saldo größer als X?
- Welche Mitarbeiter haben am Vortag eine Arztbuchung getätigt? (Info z.B. zwecks einer Arztbestätigung)
- usw.
Der Vorteil dieses Jobs ist, dass im Webdesk keine Liste (Filter/Statistik) aufgerufen werden muss, sondern der Rolleninhaber aktiv per Mail informiert wird.
Neuer Job: processSystemNotification
Der Job processSystemNotification hat folgende Funktionsweise:
Es werden die im System 6020 erzeugten Unregelmäßigkeiten, auf die ein
bestimmtes Filterkriterium zutrifft (z.B.: Vergessen auszubuchen, Fehlt
unentschuldigt, etc.) ausgewertet. So ist es möglich die Mitarbeiter
automatisiert darauf hinzuweisen, dass eine Aktion von ihrer Seite her notwendig
ist (Zeitkorrektur, Urlaubsantrag, etc.).
Anwendungsbeispiele für diesen Job:
- Mitarbeiter sollen bei vergessenem Ausbuchen automatisch darauf hingewiesen werden und per Klick eine Zeitkorrektur für den entsprechenden Tag stellen können
- Mitarbeiter sollen bei Überschreitung der 10h Höchstarbeitszeitgrenze darauf hingewiesen werden einen entsprechenden Berechtigungsantrag zu stellen (per Klick)
- usw.
Der Vorteil dieses Jobs ist, dass die Mitarbeiter automatisiert Hinweise bekommen und diese sofort per Klick in Anträge für den entsprechenden Tag umsetzen können.
Neuer Job: buildCustomGroups
Der Job buildCustomGroups hat folgende Funktionsweise:
Es werden die Stammdaten von Personen im System 6020 nach bestimmten
Filterkriterien durchsucht und an Hand dieser automatisch einer Gruppe
zugewiesen.
Anwendungsbeispiele für diesen Job:
- Mitarbeiter mit einem J im Feld stpinfo69 sollen automatisch der Gruppe Betriebsrat zugeordnet werden
- Mitarbeiter mit einem Eintrittsdatum vor 1.1.2013 sollen der Gruppe KV-Alt zugewiesen werden
- Mitarbeiter in einer bestimmten Abteilung sollen automatisch auch dieser Gruppe zugewiesen werden
- usw.
Der Vorteil dieses Jobs ist, dass durch die automatisierte Erstellung der Gruppen nicht darauf vergessen werden kann, die jeweiligen Personen der Gruppe hinzuzufügen und, dass, Änderungen nur an einer Stelle gewartet werden müssen.
Neuer Job: openActivitiesReminder
Der Job openActivitiesReminder hat die folgende Funktionsweise:
Dieser Job wird eingesetzt um eine Rolle zu informieren, dass es noch offene Anträge, deren Erstellungs- oder Wirkungsdatum das Vormonat betreffen, gibt und diese noch zu genehmigen sind. Üblicherweise wird der Job am Monatsanfang gestartet um die Rollen daran zu erinnern die offenen Anträge zu genehmigen / abzulehnen.
Anwendungsbeispiel für diesen Job:
- Die Rolle "Vorgesetzter" soll jeden Monatsersten daran erinnert werden, noch offene Anträge bis zum 5. des laufenden Monats abzuschließen
Der Vorteil dieses Jobs ist, die automatische Erinnerung der ausgewählten Rollen, wodurch es schwerer fällt, Anträge die bereits länger zurückliegen zu "übersehen".
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