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Personen

Durch Anklicken des Menüpunktes Personen erhält man die Auswahl aller Personen in alphabetischer Reihenfolge.

  • Die Reihung kann entweder in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z erfolgen,
  • oder umgekehrt, von Z bis A. Diese Sortierung nimmt man mit Hilfe der Pfeiltasten vor.
  • Analog zu dieser Vorgehensweise werden auch die Vornamen sortiert.
  • Aktiviert man diese Funktion so werden alle Personen in der Reihenfolge ihrer Vornamen-Initialbuchstaben sortiert.
  • Diese Art der Sortierung gilt auch für die Stammsatznummer.

personen

Anlegen einer neuen Person

Für gewöhnlich werden neue Mitarbeiter in der Zeitwirtschaft angelegt und anschließend in den Webdesk synchronisiert. Möchte man manuell eine Person im Webdesk anlegen:

  • Neue Person
    Befüllung der vorgesehenen Felder mit Vornamen und Nachnamen
  • Reiter Einstellungen
    • Zugehörigkeit zu einem Mandanten
      durch Auswahl eines Mandanten wird die Person diesem zugeordnet
    • Username
      wird für die Anmeldung am Server benötigt (muss eindeutig sein). Im Falle einer Single-Sign On-Lösung muss der Username dem NT-Kürzel entsprechen.
    • LDAP Name
      In diesem Feld kann ein LDAP-Name des Benutzers angelegt werden (Bsp. cn=Max Muster,o=Workflex) 
    • ZEF Stammsatznummer
      Stammsatznummer aus dem Zeitwirtschaftssystem (muss mit dieser übereinstimmen)
    • Personalnummer
      Sollte ebenfalls mit der Personalnummer aus dem Zeitwirtschaftssystem übereinstimmen, kann bei Bedarf beliebig hinterlegt werden.
    • Geburtsdatum
      Geburtsdatum des Benutzers
    • Mailbox-ID
      Name und Pfad der Maildatenbank
    • Einstellung, ob eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll: Ja/Nein
      Ist der Parameter aktiviert (Ja), wird der Benutzer per E-Mail verständigt, wenn ihm ein Antrag zugewiesen wurde.
    • Einstellung, ob eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll, wenn die Person Stellvertreter ist
      analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, aus der Sicht des Stellvertreters
    • Einstellung, ob die Person als Stellvertreter genehmigen darf: Ja/Nein
      ist dieser Parameter auf Ja gestellt, so ist die Stellvertreterregelung aktiv. Der Stellvertreter ist damit berechtigt, Anträge zu genehmigen 
    • Mail-Server
      Name des Mailservers
    • E-Mail
      ID des Mailfiles/Mailbox
    • Passwort
      Das Benutzer-Passwort wird festgelegt. Hier kann das Passwort des Benutzers auf ein beliebiges Passwort durch den Administrator zurückgesetzt werden.

Person_neu

„Speichern & Schließen“ um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.
Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung vom Server (scheint in der Titelleiste auf), sowie eine Übersicht über alle eingegebenen Daten.

So kann man automatisch die Person zu Gruppen zuordnen, eine Rolle zuordnen, Aktionsberechtigungen erteilen, bestimmen, wer sich im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber befindet.

Es besteht die Möglichkeit, entweder nach jedem einzelnen Schritt auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen" gehen, oder aber erst abschließend nach der letzten Aktion, die man vorzunehmen wünscht.

Zuordnen zu einer Gruppe

  • Um eine neu angelegte Person einer bestimmten Gruppe zuzuordnen, oder bestehende Geuppenzugehörigkeiten zu ändern, klickt man auf den Reiter Gruppen
  • Anhand des Organigramms kann man dann aus der vorgegebenen Gruppen-Auswahl eine neue Gruppe auswählen,
  • den Gültigkeitszeitraum bestimmen, in welchem die Person der Gruppe angehören soll (temporäre oder dauerhafte Zuordnungen möglich) 

person_neue_gruppenzuordnung

Zuordnen von Rollen

Um bei einer Person eine Rollenzuordnung vornehmen zu können klickt man auf den Reiter Rollen > Selektion der gewünschten Rolle aus

  • Bestimmung des Kompetenzziels (Alle, Person, Gruppe),
  • Definition des Gültigkeitszeitraumes, in welchem die Rolle gelten soll (temporäre oder dauerhafte Zuordnungen möglich) 
  • Bestimmung der gewünschten Reihung (1= Vorgesetzter, 2= Stellvertreter > hier ist es möglich, mehrere Riolleninhaber oder mehrere Stellvertreter zu bestimmen).

person_neue_rollenzuordnung

Vergabe von Aktionsberechtigungen

Aktionsberehctigungen können sowohl über das Personenstammblatt, als auch über die jewweiligen Aktionen zugeordnet werden.
Im Personenstammblatt wird die Vergabe von Aktionsberechtigungen im Reiter Aktionsberechtigungen vorgenommen:

  • Gültigkeitszeitraum
  • Einsichtserlaubnis (eigene Person, Orgeinheit / + untergeordnete, speziell, eigener Mandant, alle Mandanten)

Person_neueAktionsberechtigung

  • Neue Aktionsberechtigung
    Vergabe neuer Aktionsberechtigung(en)
  • Gültig von - bis
    Definition des Gültigkeitszeitraums
  • Einsichtserlaubnis
    Definition der Einsichtserlaubnis
    • eigene Person: Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person
    • Orgeinheit: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung
    • Orgeinheit und untergeordnete: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung und alle ihr untergeordneten Abteilungen
    • Speziell: Einsichtserlaubnis für mehrere voneinander unabhängige Gruppen oder Personen
    • Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
    • Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Durch Anklicken des Reiters Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber erhält man eine Übersicht über alle Rolleninhaber, welche für die ausgewählte Person eine Rollenverantwortung haben.

Suche nach einer Person

  • Suche nach Namen
    Webdesk Benutzer werden anhand ihres Nachnamens gesucht. Der gewünschte Name wird eingegeben, danach mit Enter bestätigt, oder durch das Anklicken der Lupe.

  • Suche nach Vornamen
    Analog der Suche nach dem Nachnamen erfolgt die Suche nach dem Vornamen.

  • Suche nach Mandantenzugehörigkeit
    Mit Hilfe der Suche nach Mandanten werden alle Personen angezeigt, die zu einem bestimmten Mandanten gehören.

  • Suche nach Stammsatznummer
    Durch diese Abfragemöglichkeit wird die exakte Suche nach einem Benutzer durch die Stammsatznummer realisiert. Wenn man eine Stammsatznummer eingibt und diese mit Enter bestätigt, wird der jeweilige Benutzer angezeigt, bzw. jene Benutzer, deren Stammsatznummer Teile der gesuchten Nummer enthalten.

Wartung von bestehenden Personen

Möchte man bei bestehenden Personen Änderungen vornehmen, beispielsweise einer anderen Gruppe zuordnen, neue Aktionsberechtigungen vergeben oder den Gültigkeitszeitraum für bestimmte Berechtigungen ändern, so wählt man den

  • Menüpunkt Personen > Mit Hilfe der Suchfunktion kann man die gewünschte Person finden
  • Anklicken des Editiericon > Detailansicht > Überblick über alle relevanten Daten.

Ändern der Gruppen-Zugehörigkeit

  • Reiter Gruppen > Selektion der neuen Gruppe
  • Gültigkeitszeitraum
  •  „Speichern & Schließen“ > Übersicht aller Personen oder „Speichern“ >  weiter editieren

person_gruppe

Ändern / Löschen der Rollen-Zuordnung

Um eine neue Rollen-Zuordnung vorzunehmen oder eine bestehende Rollen-Zuordnung zu löschen sucht man die entsprechende Person aus, wählt den Reiter Rollen aus.

Um eine neue Rolle zuordnen zu können, wählt man die entsprechende Rolle aus, das Kompetenzziel, den Gültigkeitszeitraum, sowie die Reihung.

person_edit_rollenzuordnung

Um eine bestehende Rolle zu löschen klickt man auf die Löschen-Schaltfläche, welche sich ganz rechts befindet > „Speichern & Schließen“ um zur Übersicht zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Durch Anklicken des Editiericons (Bearbeiten) kann der Gültigkeitszeitraum bzw. die Reihung geändert werden > Speichern.

person_neue_rolle

Änderung der Aktionsberechtigungen

  • Reiter Aktionsberechtigungen > neue Aktionsberechtigung selektieren
  • Zeitraum, für welchen diese gültig sein soll
  • Einsichtserlaubnis
  • "Speichern" oder "Speichern & Schließen"

person_neue_aktionsberechtigung

Möchte man bei einer Person eine bestehende Aktionsberechtigung löschen, so aktiviert man die Check-Box, die sich ganz rechts bei der entsprechenden Aktion befindet. Durch "Speichern" oder "Speichern & Schließen" wird die Aktionsberechtigung aus dem Verzeichnis entfernt.

Stellvertreter bestimmen

Um eine Person als Stellvertreter zu bestimmen, sucht man die betreffende Person aus, klickt auf den Reiter Einstellungen. Bei dem Punkt "Stellvertreter darf genehmigen" wählt man Ja oder Nein aus.

Wird der Parameter Ja aktiviert, so ist die Stellvertreterregelung aktiv.

person_stellvertreterbestimmung

Löschen einer Person

Um eine Person aus dem Personenverzeichnis zu löschen sucht man die  betreffende Person aus

  • "Löschen"- Schaltfläche
  • Sicherheitscheck > Meldung erscheint, ob die Person wirklich gelöscht werden soll
  • Durch Bestätigen mit dem OK-Button wird die Person gelöscht. Sie scheint auch nicht mehr in der Gruppenübersicht auf (einer bestimmten Gruppe zugeordnete Personen).

Synchronisation der Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, empfiehlt es sich, die Personen aus diesem zu importieren. Hierzu bedient man sich der Hilfe der Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich  zweier Stellen durchführen (Quell- und Zielkonnektor). Mit der Einrichtung eines Jobs wird die Synchronisation gestartet.

  • Neuanlage im Zeitwirtschaftssystem
  • Webdesk Menüpunkt Einstellungen / Jobs > entsprechenden Job ausführen (Synchronisation IF6020 mit Webdesk)
    • Felder, die befüllt werden müssen:
      • Personalnummer
      • Name
      • Vorname
      • Nachname
      • Email-Adresse
      • Username
      • Abteilung

Nach erfolgtem Abgleich sollten alle Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem auch im Webdesk zu finden sein. Als erstes empfiehlt sich eine Synchronisation der Gruppen, erst anschließend der Personen.

Näheres dazu finden Sie im Menüpunkt Konnektoren, und Menüpunkt Jobs sowie in den Lernunterlagen im Kapitel "Synchronisation einrichten".

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