Digitale Zeiterfassung Österreich: Arbeitsrechtliche Vorgaben 2025

Die digitale Zeiterfassung ist heute in Österreich aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Die rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation der Arbeitszeiten sind klar geregelt und für Unternehmen verbindlich. Wer als Arbeitgeber oder Personalverantwortlicher auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die wichtigsten Vorgaben, Pflichten und Möglichkeiten kennen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche arbeitsrechtlichen Vorgaben bei der Zeiterfassung in Österreich zu beachten sind, welche Systeme sich bewährt haben und wie Sie mit modernen Lösungen effizient und rechtskonform arbeiten.

Was sind die rechtlichen Grundlagen für die Zeiterfassung?

Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen bilden das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG). Diese Gesetze regeln nicht nur, wie lange täglich und wöchentlich gearbeitet werden darf, sondern sie legen auch fest, welche Ruhezeiten einzuhalten sind und wie Überstunden abgerechnet werden müssen.

Weil der Gesetzgeber Gesundheit und Rechte der Arbeitnehmenden schützen möchte, ist die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht im § 26 AZG verankert. Diese Pflicht betrifft nahezu alle Betriebe – unabhängig von deren Größe.

So beeinflusst der Kollektivvertrag die Zeiterfassung

Wenn Sie als Unternehmen in Österreich die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen, sollten Sie nicht nur das Arbeitszeitgesetz im Blick haben, sondern auch den jeweils geltenden Kollektivvertrag. Denn der Kollektivvertrag kann zusätzliche Regelungen enthalten, die für Ihre Branche oder Ihr Unternehmen wichtig sind.

Zu den häufigsten Punkten, die im Kollektivvertrag geregelt werden, zählen:

• Spezielle Arbeitszeitmodelle: Manche Kollektivverträge erlauben flexible Arbeitszeitregelungen, wie etwa Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit, die über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen.
• Ruhezeiten und Pausen: Die im Gesetz festgelegten Ruhezeiten können durch den Kollektivvertrag angepasst oder erweitert werden.
• Zuschläge und Überstunden: Oft sind im Kollektivvertrag genauere Bestimmungen zu Überstunden, Zuschlägen oder Nachtarbeit enthalten.
• Dokumentationspflichten: In manchen Branchen schreibt der Kollektivvertrag vor, wie und in welchem Umfang Arbeitszeiten dokumentiert werden müssen.

Weil der Kollektivvertrag für viele Unternehmen verbindlich ist, sollten Sie die darin enthaltenen Regelungen regelmäßig prüfen und in Ihre Zeiterfassung integrieren. So stellen Sie sicher, dass Sie sowohl den gesetzlichen als auch den kollektivvertraglichen Vorgaben entsprechen und damit rechtliche Risiken vermeiden.

Was muss laut Arbeitszeitgesetz (AZG) erfasst werden?

Das Arbeitszeitgesetz in Österreich schreibt vor, dass Unternehmen bestimmte Daten erfassen und dokumentieren müssen. Zu den wichtigsten Punkten zählen:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit – inklusive Außendienst, Reisezeiten und Fortbildungen
• Dauer und Lage der Ruhepausen – nach sechs Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten verpflichtend
• Wochenarbeitszeit – die Summe der geleisteten Stunden pro Woche
• Überstunden – diese müssen spätestens in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden
• Tägliche und wöchentliche Ruhezeit – mindestens elf beziehungsweise 36 Stunden
• Arbeiten während Ruhezeiten und an Feiertagen – Ort, Dauer und Art der Beschäftigung
• Durchrechnungszeitraum – bei Gleitzeit oder ähnlichen Modellen

Weil die Daten jederzeit überprüfbar sein müssen, erleichtert eine digitale Zeiterfassung die Aufgabe deutlich.

Welche Systeme und Methoden gibt es für die Zeiterfassung?

Für die Arbeitszeiterfassung stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Unternehmen können flexibel wählen, welche Lösung am besten zu ihren Anforderungen passt.

Zu den gängigen Systemen zählen:

• digitale Stempeluhr (Zeiterfassungsterminal)
• Digitale Zeiterfassungssoftware
• Cloudbasierte Zeiterfassungslösungen
• Mobile Zeiterfassung (für Außendienst und Homeoffice)
• Händische Aufzeichnungen auf Papier oder in Excel (meist nur für kleine Betriebe sinnvoll)

Weil sich viele Lösungen in bestehende ERP-Systeme integrieren lassen, vereinfachen sie die Abrechnung und Auswertung enorm.

Zeiterfassung im Homeoffice und im Außendienst: Was gilt?

Für Mitarbeitende im Homeoffice oder im Außendienst gelten grundsätzlich die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für Beschäftigte im Büro. Das bedeutet: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die Lage der Ruhepausen müssen dokumentiert werden. Die digitale Zeiterfassung erleichtert diese Aufgabe deutlich, weil sie flexibel und ortsunabhängig einsetzbar ist.

Besonders praktisch ist dabei die Möglichkeit, die Arbeitszeit direkt am Smartphone zu erfassen. Moderne Zeiterfassungs Apps ermöglichen es, Arbeitszeiten und Pausen jederzeit und von überall aus zu erfassen, ohne dass zusätzliche Hardware notwendig ist. Dadurch profitieren sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende von einer einfachen, effizienten und rechtskonformen Zeiterfassung – egal, ob im Homeoffice, unterwegs oder an wechselnden Arbeitsorten.

Sonderregelungen und Ausnahmen bei der Zeiterfassung

Das AZG definiert zwei Ausnahmen, die von der Erfassung der Arbeitszeit befreit sind:

• Leitende Angestellte:
  Mitarbeitende mit maßgeblicher selbstständiger Entscheidungsbefugnis, deren Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird oder die ihre Arbeitszeit hinsichtlich Lage und Dauer selbst bestimmen können.
• Nahe Angehörige:
  Eltern, Kinder, Ehepartnerinnen und Ehepartner, eingetragene Partnerinnen und Partner sowie Lebensgefährtinnen und Lebensgefährten, die seit mindestens drei Jahren im gemeinsamen Haushalt mit dem Arbeitgeber leben – ebenfalls nur, wenn deren Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird.

Mobile und cloudbasierte Zeiterfassungslösungen

Weil Flexibilität und Effizienz immer wichtiger werden, setzen viele Unternehmen auf mobile Zeiterfassung und cloudbasierte Zeiterfassungslösungen. Diese bieten zahlreiche Vorteile:

• Ortsunabhängige Nutzung – ideal für Homeoffice und Außendienst
• Automatisierte Auswertungen – von Überstunden, Urlaub oder Krankheitstagen
• Integration in bestehende Systeme – wie ERP oder Lohnbuchhaltung
• Einfache Bedienung – durch spezielle Apps für Smartphones

Weil die Daten verschlüsselt in der Cloud gespeichert werden, stehen sie für Auswertungen und Abrechnungen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile digitaler Zeiterfassung für Unternehmen und Mitarbeitende

Weil die digitale Zeiterfassung viele Vorteile bietet, setzen immer mehr Unternehmen auf moderne Lösungen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Transparenz: Alle Arbeitszeiten sind nachvollziehbar und dokumentiert.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist gewährleistet.
• Zeitersparnis: Automatisierte Auswertungen und Abrechnungen sparen Zeit.
• Flexibilität: Mobile und cloudbasierte Lösungen ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten.
• Einfache Integration: Die Anbindung an bestehende HR- und Lohnsysteme ist problemlos möglich.

Digitale Zeiterfassung als Schlüssel zur Compliance

Weil die digitale Zeiterfassung in Österreich gesetzlich vorgeschrieben ist, stellt sie einen wichtigen Baustein für Compliance und faire Arbeitsbedingungen dar. Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme erleichtern die Umsetzung und bieten zahlreiche Zusatzfunktionen, die sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitenden zugutekommen.

Wer auf moderne Zeiterfassungssoftware setzt, ist auf der sicheren Seite und kann sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren1.

Pflichtangaben bei der Zeiterfassung

Was muss erfasst werden?	Details/Bemerkung
Beginn/Ende der Arbeitszeit	Für jeden Arbeitstag, inkl. Außendienst/Reisezeit
Ruhepausen	Dauer und Lage, mind. 30 Minuten nach 6 Stunden Arbeit
Wochenarbeitszeit	Summe der geleisteten Stunden pro Woche
Überstunden	Spätestens in der Lohnabrechnung ausweisen
Tägliche/wöchentliche Ruhezeit	Mind. 11 bzw. 36 Stunden
Arbeiten an Feiertagen	Ort, Dauer, Art der Beschäftigung
Durchrechnungszeitraum	Bei Gleitzeit oder ähnlichen Modellen

FAQ zur digitalen Zeiterfassung in Österreich

Was muss in Österreich bei der Zeiterfassung erfasst werden?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Dauer und Lage der Ruhepausen, Wochenarbeitszeit, Überstunden, tägliche und wöchentliche Ruhezeit sowie Arbeiten während Ruhezeiten und an Feiertagen müssen dokumentiert werden.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Homeoffice-Mitarbeitende?

Ja, auch im Homeoffice muss die Arbeitszeit erfasst werden.

Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Der Arbeitgeber ist verantwortlich, kann aber einen Beauftragten bestellen oder die Aufzeichnung an die Mitarbeitenden delegieren. Die Kontrolle bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Welche Systeme sind für die Zeiterfassung erlaubt?

Papier, Excel, digitale Zeiterfassungssoftware, Stempeluhr, mobile Apps und cloudbasierte Lösungen sind zulässig. Wichtig ist die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation.

Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht?

Leitende Angestellte müssen keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen.

Was passiert, wenn die Zeiterfassung nicht ordnungsgemäß erfolgt?

Verstöße können zu Bußgeldern führen und bei Streitigkeiten vor Gericht zu Beweisnachteilen für den Arbeitgeber.

Individuelle Beratung zur digitalen Zeiterfassung

Sie haben Fragen zur digitalen Zeiterfassung oder möchten wissen, wie Sie die rechtlichen Vorgaben in Österreich sicher und effizient umsetzen? Gerne unterstützen wir Sie mit maßgeschneiderter Beratung – ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten.
Ob Sie eine passende Zeiterfassungslösung suchen, spezielle Anforderungen an die Dokumentation haben oder sich über aktuelle Entwicklungen im Arbeitsrecht informieren möchten: Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.