Vacation calculation: Personnel cloud knows the differences

New contributions:

The calculation of vacation is a major issue in every company. Why?

Because the legally correct vacation entitlement must be calculated for each employee. Furthermore, there may be various special cases, such as

• Admission,
• maternity leave,
• Change in working days per week due to part-time work,
• Exit

This in turn leads to high workloads due to a manual recalculation of the remaining vacation a time-consuming, error-prone and laborious process!

The Personnel cloud vacation management has already supported some of these scenarios automatically. However, in the special cases mentioned above, there were also scenarios in which a Personnel Cloud administrator had to make the corresponding changes manually. We have been working intensively on this over the last few weeks and have programmed the corresponding parameters and automatic calculations in Personnel Cloud.

The process described in the following paragraphs and New calculation method capitalized as of 01.01.2022 covers the requirements of our Austrian customers and is based on the fact that vacation is managed in days.

For our customers from Germany or Switzerland, there is also a suitable personnel cloud for vacation management. We will describe this in a separate blog post.

Basic information on leave calculation in the personnel cloud

Vacation year / reference date for vacation calculation
The vacation year can be defined in the personnel cloud in two ways:

• Leave year per calendar year = if the key date for leave calculation is 01.01.
• Vacation year per entry date = if the reference date is the entry date

This setting can be defined via the parameter "Key date for leave allocation".

Basic entitlement and increased entitlement after 25 years of service (see also Vacation Act)
Each employee is entitled to one paid vacation per working year in accordance with the following regulations:

• 30 working days* for a period of service of less than 25 years and
• 36 working days* after completion of the 25th year of service

*Working days = 6 weekdays from Monday to Saturday inclusive.

If an employee works fewer than 6 working days, the vacation entitlement must be adjusted accordingly.

Example:

• 5 days/week: 25 working days
• 4 days/week: 20 working days
• 3 days/week: 15 working days
• 2 days/week: 10 working days
• 1 day/week: 5 working days

Depending on the legal requirements, Personnel Cloud leave management supports up to seven additional leave scales.

Example:

• Basic entitlement: 25 days 
• Entitlement 1 (after 25 years): 30 days 

Special leave days (see also usp.gv.at)
Additional leave in the area of annual leave due to disabilities (as may be defined in collective agreements, works agreements or employment law) can be stored in the personnel cloud. 

Remaining vacation accounts
In order to ensure that annual leave is taken in accordance with the law, the remaining leave is divided into three accounts:

• Remaining vacation for current year
• Remaining vacation previous year
• Remaining vacation from previous year

This division is necessary because the vacation entitlement expires two years after the end of the vacation year in which it arose. This means that you have three years to use up your vacation. If you now take your well-deserved vacation, the vacation consumption always reduces the oldest vacation entitlement.

Example:

• Remaining vacation for current year: 25 days
• Remaining vacation previous year: 25 days
• Remaining leave from previous year: 1 day

Employee consumes 15 vacation days:

• Remaining vacation for current year: 25 days
• Resturlaub Vorjahr: 11 Tage
• Resturlaub Vor-Vorjahr: 0 Tag

Die 4 häufigsten Sonderfälle und die Berechnung in der Personalwolke

1. Urlaubsanspruch bei Eintritt

Jedem Arbeitnehmer gebührt ein bezahlter Urlaub im Ausmaß von 25 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche (bzw. 30 Arbeitstage bei einer Sechs-Tage-Woche). Das Urlaubsjahr entspricht grundsätzlich dem Arbeitsjahr, beginnt somit mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Unter bestimmten Voraussetzungen kann allerdings das Urlaubsjahr bzw. der Urlaubszeitraum auf das Kalenderjahr durch Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung oder in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Einzelvereinbarung umgestellt werden.

Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob der Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.) oder im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.) erfolgte.

Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.)
Es wird der komplette Urlaubsanspruch auf die ersten sechs Monate mit folgender Formel anteilig verteilt.
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.

Eintritt im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.)
In diesem Fall wird zuerst der Anspruch aliquotiert. Danach wird der Urlaub in den ersten sechs Monaten im aktuellen und neuem Urlaubsjahr aufgeteilt und gutgeschrieben:

1. Zuerst wird der Urlaubsanspruch aliquot errechnet:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * (31.12. – Eintrittsdatum) = aliquotier Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

2. Aufteilung Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten bis 31.12.
Der Urlaubsanspruch wird nach folgender Formel auf das Resturlaubskonto gutgeschrieben:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage
Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.

3. Mit Beginn des neuen Urlaubsjahres wird der Urlaubsanspruch bis zum Erreichen der sechs Monate per Ultimo gutgeschrieben:
(voller Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab 01.01. = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

2. Urlaubsanspruch bei Austritt

Von Bedeutung ist die Urlaubsaliquotierung auch bei Austritten von Mitarbeitern – ganz gleich, ob der Mitarbeiter selbst gekündigt hat oder gekündigt wurde. In beiden Fällen müssen offene Urlaubstage abgegolten werden.

Sind zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch Urlaubstage offen, so gebührt eine (finanzielle) Urlaubsersatzleistung. Bei einem unberechtigten Austritt des Mitarbeiters (= grundlose, fristlose Kündigung) entfällt diese. Der Urlaubsanspruch wird demgemäß für das laufende Urlaubsjahr in Tagen ermittelt.

Wenn in der Personalwolke ein Austrittsdatum eingetragen wird, so kürzt das System den Urlaubsanspruch im Austrittsjahr am Beginn des Urlaubjahres laut folgender Formel:
(Voller Urlaubsanspruch / Tage im Jahr) * (Tage im Jahr – Austrittsdatum) = neuer Urlaubsanspruch

3. Urlaubsanspruch bei Karenz

In der Zeit einer Karenz nach dem Mutterschutzgesetz oder dem Väter-Karenzgesetz entsteht kein Urlaubsanspruch, wohl aber während der Schutzfrist. Diese beginnt normalerweise acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet acht Wochen danach (eine Ausnahme bilden Früh-, Kaiserschnitt- und Mehrlingsgeburten).

Tritt ein Mitarbeiter während eines Arbeitsjahres Karenz an, so muss der Urlaub (so dieser nicht schon verbraucht wurde) mit Beginn der Karenz aliquotiert werden. Diese Aufgabe kann für die Personalabteilung sehr aufwändig sein, doch in der Personalwolke erledigt sich das automatisch – mit nur einer Formel.

Die Personalwolke kürzt den Urlaubsanspruch automatisch, wenn bestimmte Fehlgründe im System eingetragen sind laut folgender Formel:(Voller Urlaubsanspruch / Tage im Jahr) * (Tage im Jahr – Kalendertage mit Fehlzeiten*) = neuer Urlaubsanspruch

*Fehlzeiten = es kann natürlich unterschiedliche Fehlgründe geben, die dazu führen, dass die Hinzuzählung des Urlaubsanspruches unterbrochen wird und neu bewertet werden muss. Die Standardfehlgründe sind in der Personalwolke selbst hinterlegt. Sonstige oder individuelle Fehlgründe können wir gerne für Sie erstellen und freischalten.

Der Urlaubsanspruch wird rückwirkend mit Beginn des Urlaubsjahres im System eingetragen.

Folgende Einstellungen müssen dabei parametriert werden:

• Die Eingabe der Fehlzeit darf nicht mit den Folgefehlgrund durchgeführt werden, sondern mit einem „von bis Datum“
• Die relevanten Fehlgründe müssen im System durch einen Personalwolke Consultant hinterlegt werden.
• Der Fehlgrund muss am Samstag, Sonntag, Feiertag angezeigt werden

4. Urlaubsanspruch beim Wechsel der Zeitmodelle (Arbeitstage/Wochenstunden)

Vor allem bei Teilzeitmitarbeitern kann es schon mal der Fall sein, dass sich Änderungen in der Wochenstundenanzahl oder Arbeitstagen ergeben. Bei Änderung des Wochenprogramms kommt es natürlich auch zu einem abweichenden Urlaubsanspruch.

Für diesen Fall haben wir eine Rechenlösung gefunden, die die rechtlichen Gegebenheiten korrekt abdeckt und in der Personalwolke automatisch darstellt.

Wechselt ein Mitarbeiter das Zeitmodell und es ändert sich dadurch die Anzahl der Arbeitstage, so werden anhand der alten Arbeitstage und der neuen Arbeitstage, folgende Konten umgerechnet:

– Aktueller Anspruch / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Anspruch 

– Resturlaub aktuelles Jahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub aktuelles Jahr 

– Resturlaub Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vorjahr 

– Resturlaub Vor-Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vor-Vorjahr