Verstöße gegen Arbeitszeiterfassung: Welche Strafen drohen?

Verstöße gegen die Arbeitszeiterfassung können für Unternehmen in Deutschland und Österreich schnell teuer werden, denn die gesetzlichen Vorgaben sind streng und werden immer genauer kontrolliert. Die Arbeitswelt verändert sich rasant und mit ihr steigen auch die Anforderungen an Unternehmen, ihre Prozesse klar, transparent und gesetzeskonform zu gestalten. Gerade die Working time recording steht dabei im Mittelpunkt, weil sie nicht nur für die faire Vergütung von Überstunden und die Einhaltung von Ruhezeiten sorgt, sondern auch eine gesetzliche Pflicht darstellt. Deshalb lohnt es sich, die rechtlichen Grundlagen genau zu kennen und praktische Lösungen wie Digital time recording or mobile Zeiterfassung einzusetzen, um Risiken effektiv zu vermeiden.

Warum das Thema jetzt wichtig ist: Pflicht zur Working time recording in Germany

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt: Arbeitgebende müssen ein System einführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, und sie gilt unabhängig davon, ob das System digital oder analog funktioniert.

In Österreich bestehen seit Langem klare Pflichten zur Arbeitszeitaufzeichnung. Nach § 26 AZG müssen Unternehmen jede geleistete Arbeitsstunde dokumentieren. Verstöße ahnden die Bezirksverwaltungsbehörden mit Verwaltungsstrafen nach § 28 AZG.

Was genau erfasst werden muss: Arbeitszeitnachweise in der Praxis

In Deutschland verpflichtet § 16 Abs. 2 ArbZG Arbeitgebende dazu, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit zu erfassen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Darüber hinaus gelten in vielen Branchen zusätzliche Dokumentationspflichten nach § 17 MiLoG. Hier müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit bis spätestens zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertags festgehalten werden.

In Österreich verlangt § 26 AZG die umfassende Dokumentation sämtlicher Arbeitszeiten, einschließlich Durchrechnungszeiträumen. Die Arbeitsinspektion hat dazu klare Vorgaben und Praxisbeispiele veröffentlicht, die Unternehmen eine Orientierung geben.

Germany: Gesetzliche Grundlagen, Zuständigkeiten und Bußgelder

Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überwachen in Deutschland die nach Landesrecht zuständigen Aufsichtsbehörden, beispielsweise die Gewerbeaufsichtsämter.

Bußgelder:

• Nach § 22 ArbZG können Strafen von bis zu 30.000 € verhängt werden.
• Verstöße gegen die Dokumentationspflichten nach MiLoG (§ 17, § 21) können ebenfalls Bußgelder von bis zu 30.000 € nach sich ziehen.

Weil die Höhe im Einzelfall unterschiedlich ausfällt, sollten Unternehmen Nachweise stets sauber führen und auch auf Anfragen der Behörden reagieren können.

Germany: Wann drohen sogar Strafverfahren?

Besonders ernst wird es, wenn Unternehmen Vorschriften vorsätzlich verletzen und dadurch die Gesundheit von Mitarbeitenden gefährden oder wenn sie beharrlich wiederholt gegen das Gesetz verstoßen. In solchen Fällen sieht § 23 ArbZG Freiheitsstrafen bis zu einem Jahr oder hohe Geldstrafen vor. Bei Fahrlässigkeit können immer noch Freiheitsstrafen bis zu sechs Monaten drohen.

Austria: AZG/ARG – Pflichten, Kontrollen und Verwaltungsstrafen

In Österreich regelt das Working Hours Act (AZG) nicht nur Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, sondern auch die Aufzeichnungspflicht in § 26. Wer dagegen verstößt, begeht eine Verwaltungsübertretung nach § 28 AZG. Der Strafrahmen reicht von 218 € bis 2.180 €, und im Wiederholungsfall erhöhen sich die Strafen auf 360 € bis 3.600 €.

Zusätzlich schützt das Work Rest Act (ARG) die Wochenend- und Feiertagsruhe. Auch hier drohen Verwaltungsstrafen, wenn Arbeitgeber:innen gegen die Bestimmungen verstoßen.

Austria: Sonderfall Dienstplan – wann er als Aufzeichnung genügt

Wenn ein Unternehmen feste Arbeitszeiten vorgibt, kann der Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung gelten. Wichtig ist jedoch, dass Arbeitgebende die Einhaltung am Ende jeder Entgeltperiode bestätigen und dass Abweichungen separat dokumentiert werden. Nur so bleiben die Aufzeichnungen rechtssicher.

Typische Verstöße – von fehlenden Pausen bis falscher digitaler Zeiterfassung

In der Praxis treten Verstöße häufig in denselben Bereichen auf:

• Es fehlen vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen, insbesondere bei Überstunden.
• Pausen werden nicht korrekt dokumentiert oder Ruhezeiten unterschritten.
• Verantwortlichkeiten sind unklar, zum Beispiel in Unternehmen mit mehreren Standorten oder in der Leiharbeit.

All diese Verstöße können sowohl in Deutschland als auch in Österreich zu Bußgeldern oder Verwaltungsstrafen führen.

Wie Unternehmen Verstöße vermeiden: Prozesse, Schulungen und Time recording software

Damit Strafen gar nicht erst drohen, sollten Unternehmen ihre Prozesse klar regeln und Verantwortlichkeiten eindeutig verteilen. Wer ist für die Kontrolle der Arbeitszeitnachweise zuständig? Wer prüft, ob Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden? Solche Fragen müssen eindeutig beantwortet sein.

Darüber hinaus hilft eine moderne Time recording software oder eine elektronische Zeiterfassung, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Gerade in Branchen mit MiLoG-Dokumentationspflicht erleichtert eine Softwarelösung den Nachweis gegenüber den Behörden erheblich.

Mobile Zeiterfassung & Homeoffice: rechtssicher umsetzen

Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen wird die mobile Zeiterfassung immer wichtiger. Über Apps oder Weblösungen können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt erfassen. Damit Unternehmen auf der sicheren Seite bleiben, sollten sie jedoch darauf achten, dass die Systeme zuverlässig funktionieren und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllen.

Checkliste & Tabelle: Bußgelder/Strafen im Überblick

Deutschland – Bußgelder und Strafrahmen

Bereich	Rechtsgrundlage	Konsequenz
Verstoß gegen Arbeitszeitvorgaben	§ 22 ArbZG	Bußgeld bis 30.000 €
Verletzung der Aufzeichnungspflichten	§ 17, § 21 MiLoG	Bußgeld bis 30.000 €
Vorsätzliche oder wiederholte Verstöße	§ 23 ArbZG	Freiheitsstrafe bis 1 Jahr oder Geldstrafe

Österreich – Verwaltungsstrafen

Bereich	Rechtsgrundlage	Konsequenz
Fehlende Aufzeichnungen	§ 26 i. V. m. § 28 AZG	218 € – 2.180 €, Wiederholung 360 € – 3.600 €
Verstöße gegen Ruhezeiten	§ 27 ARG	Verwaltungsstrafe
Dienstplan als Aufzeichnung – Abweichungen fehlen	Praxisleitfaden Arbeitsinspektion	Verwaltungsstrafe je nach Verstoß

Rechtssicher handeln – mit elektronischer Zeiterfassung nachhaltig absichern

In Deutschland verlangt die Rechtsprechung, dass Unternehmen die Working time recording zuverlässig organisieren. In Österreich bestehen diese Pflichten längst, und die Strafen zeigen deutlich, dass Nachlässigkeit teuer werden kann.

Wer rechtzeitig auf eine Digital time recording setzt und Prozesse klar gestaltet, vermeidet nicht nur Strafen, sondern stärkt auch Transparenz, Vertrauen und Fairness im Unternehmen. Eine moderne Time recording software oder eine mobile Zeiterfassung sind deshalb die besten Partner, um Mitarbeitende, Aufsichtsbehörden und Unternehmen gleichermaßen zufriedenzustellen.

FAQ

Gilt in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgebende ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit einführen müssen.

Wie hoch fallen Bußgelder in Deutschland aus?

Nach § 22 ArbZG bis 30.000 €, und bei Verstößen gegen § 17 MiLoG ebenfalls bis zu 30.000 €.

Wer kontrolliert das in Deutschland?

Die nach Landesrecht zuständigen Aufsichtsbehörden, beispielsweise Gewerbeaufsichtsämter.

Was droht in schweren Fällen?

Bei vorsätzlichen, gesundheitsgefährdenden oder wiederholten Verstößen drohen Freiheitsstrafen bis zu 1 Jahr oder Geldstrafen.

Welche Strafen gibt es in Österreich?

Für Verstöße gegen AZG-Pflichten drohen Verwaltungsstrafen zwischen 218 € und 2.180 €, im Wiederholungsfall bis zu 3.600 €.

Genügt in Österreich der Dienstplan?

Ja, bei fixer Einteilung kann der Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung gelten, wenn Abweichungen gesondert dokumentiert werden.