{"id":25983340,"date":"2025-07-10T16:00:36","date_gmt":"2025-07-10T14:00:36","guid":{"rendered":"https:\/\/personalwolke.at\/?p=25983340"},"modified":"2025-10-27T18:02:17","modified_gmt":"2025-10-27T17:02:17","slug":"non-refundable-travel-expenses","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/personalwolke.at\/en\/nicht-erstattungsfahige-reisekosten\/","title":{"rendered":"Non-reimbursable travel expenses"},"content":{"rendered":"\n

Wer dienstlich unterwegs ist, verursacht Reisekosten \u2013 doch nicht jede Ausgabe, die unterwegs anf\u00e4llt, darf auch \u00fcber die Reisekostenabrechnung<\/strong> <\/a>geltend gemacht werden. Gerade im Jahr 2025, in dem digitale Prozesse und rechtliche Pr\u00fcfungen zunehmen, ist es umso wichtiger zu wissen, welche Posten erstattungsf\u00e4hig sind \u2013 und welche nicht nicht erstattungsf\u00e4hige Reisekosten es gibt. Denn falsche Angaben f\u00fchren nicht nur zu Nachzahlungen, sondern k\u00f6nnen auch arbeits- und steuerrechtliche Konsequenzen haben.<\/p>\n\n\n\n

Gesetzliche Grundlage: Was das Einkommensteuergesetz sagt<\/h2>\n\n\n\n

Die Basis f\u00fcr jede Abrechnung von Reisekosten<\/strong> bildet in \u00d6sterreich das Einkommensteuergesetz (EStG) in Verbindung mit den Lohnsteuerrichtlinien. Laut \u00a726 EStG<\/a> sind nur jene Kosten steuerfrei, die eindeutig betrieblich veranlasst sind und nicht die private Lebensf\u00fchrung ber\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

Grundregel: Nur beruflich veranlasste Kosten sind erstattungsf\u00e4hig<\/h2>\n\n\n\n

Einfach ausgedr\u00fcckt: Alles, was nicht dem Zweck der Dienstreise dient, f\u00e4llt nicht unter abzugsf\u00e4hige Reisekosten<\/a><\/strong>. Ma\u00dfgeblich ist dabei, ob die Ausgabe objektiv und ausschlie\u00dflich durch die dienstliche T\u00e4tigkeit notwendig war. Sobald ein privater Anteil vorliegt \u2013 sei es bei der Hotelwahl, beim Reiseziel oder bei Zusatzleistungen \u2013 entf\u00e4llt die steuerliche Abzugsf\u00e4higkeit.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcbersicht: Diese Kosten werden nicht ersetzt<\/h2>\n\n\n\n
Nicht erstattungsf\u00e4hige Ausgaben<\/strong><\/td>Grund der Ablehnung<\/strong><\/td><\/tr>
Private Umwege oder Ausfl\u00fcge<\/td>Kein betrieblicher Bezug<\/td><\/tr>
Minibar, Pay-TV, Spa- & Wellnessangebote im Hotel<\/td>Pers\u00f6nlicher Komfort<\/td><\/tr>
Alkoholische Getr\u00e4nke bei Gesch\u00e4ftsessen<\/td>Teil der privaten Lebensf\u00fchrung<\/td><\/tr>
Reisesouvenirs oder Geschenke<\/td>Keine dienstliche Notwendigkeit<\/td><\/tr>
Bu\u00dfgelder, Strafzettel<\/td>Eigenverantwortliches Fehlverhalten<\/td><\/tr>
Pers\u00f6nliche Telefonate oder Internetkosten<\/td>Kein beruflicher Bezug<\/td><\/tr>
Reiseverl\u00e4ngerung zu privaten Zwecken<\/td>Private Motivation<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n \n BERATUNGSTERMIN BUCHEN\n <\/a>\n<\/div>\n\n\n\n

Verpflegung: Wo Pauschalen enden und Privatausgaben beginnen<\/h2>\n\n\n\n

F\u00fcr Mahlzeiten gibt es in \u00d6sterreich klar definierte Verpflegungspauschalen<\/strong> bzw. Taggelder<\/strong>. Werden allerdings zus\u00e4tzliche Snacks, alkoholische Getr\u00e4nke oder Essen f\u00fcr Begleitpersonen abgerechnet, handelt es sich nicht um erstattungsf\u00e4hige Reisekosten<\/strong>. Ebenso muss das Tagesgeld<\/strong> um 15 Euro gek\u00fcrzt werden, wenn eine Mahlzeit kostenlos bereitgestellt wird.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcbernachtung: Luxushotels, Minibar & Co \u2013 was nicht geht<\/h2>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich d\u00fcrfen Sie entweder ein pauschales N\u00e4chtigungsgeld<\/strong> (derzeit 17 Euro) oder die tats\u00e4chlichen Hotelkosten geltend machen. Luxushotels \u00fcber dem \u00fcblichen Preisniveau sind nur dann anerkennbar, wenn sie sachlich gerechtfertigt sind (z.\u202fB. Messepreise). Extras wie Minibar, Filme oder Spa-Nutzung gelten steuerlich als nicht erstattungsf\u00e4hig<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Fahrtkosten: Was bei privaten Umwegen oder Komfortbuchungen gilt<\/h2>\n\n\n\n

Die Nutzung \u00f6ffentlicher Verkehrsmittel oder die Abrechnung per Kilometergeld<\/strong> ist nur zul\u00e4ssig, wenn der gew\u00e4hlte Weg und das Transportmittel zweckm\u00e4\u00dfig sind. Wer Business-Class bucht, ohne dienstliche Notwendigkeit nachzuweisen, oder absichtlich Umwege f\u00e4hrt, riskiert den Verlust der steuerlichen Anerkennung.<\/p>\n\n\n\n

Sonderf\u00e4lle: Trinkgelder, Reisesouvenirs und private Verl\u00e4ngerung<\/h2>\n\n\n\n

Trinkgelder sind grunds\u00e4tzlich nur dann abrechnungsf\u00e4hig, wenn sie \u00fcblich und in direktem Zusammenhang mit der Dienstleistung stehen. Reisesouvenirs oder private Urlaubsverl\u00e4ngerungen w\u00e4hrend einer Dienstreise d\u00fcrfen hingegen keinesfalls \u00fcber die digitale Spesenabrechnung<\/a><\/strong> oder manuell eingereicht werden.<\/p>\n\n\n\n

\n \n BERATUNGSTERMIN BUCHEN\n <\/a>\n<\/div>\n\n\n\n

Was passiert bei falscher Abrechnung? Rechtliche Folgen und Risiken<\/h2>\n\n\n\n

Unrichtige oder bewusst falsche Reisekostenabrechnungen<\/strong> gelten als Versto\u00df gegen arbeitsvertragliche und steuerliche Pflichten. M\u00f6gliche Konsequenzen:<\/p>\n\n\n\n