{"id":25983359,"date":"2026-02-27T15:02:00","date_gmt":"2026-02-27T14:02:00","guid":{"rendered":"https:\/\/personalwolke.at\/?p=25983359"},"modified":"2026-03-11T10:38:30","modified_gmt":"2026-03-11T09:38:30","slug":"reisekostenabrechnung-deutschland-2026","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/personalwolke.at\/en\/reisekostenabrechnung-deutschland-2026\/","title":{"rendered":"Travel expense report Germany 2026"},"content":{"rendered":"\n<p>In diesem Beitrag erhalten Sie daher einen fundierten \u00dcberblick \u00fcber die wichtigsten Aspekte der Reisekostenabrechnung in Deutschland. Zudem erfahren Sie, wie Sie mit <strong><a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/reisekostenabrechnung-de\/\">digitalen Reisekostenl\u00f6sungen<\/a><\/strong>, <strong><a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/reisekostenabrechnung-de\/\">mobilen Anwendungen<\/a><\/strong> und <strong><a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/reisekostenabrechnung-de\/\">Cloud-basierten Tools<\/a><\/strong> Ihre Prozesse nicht nur rechtskonform, sondern auch effizient und mitarbeiterfreundlich gestalten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Was ist eine Reisekostenabrechnung \u2013 Definition und Bedeutung<\/h2>\n\n\n\n<p>Die <strong>Reisekostenabrechnung<\/strong> ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensprozesse. Sie dokumentiert und erstattet die Ausgaben, die bei einer beruflich veranlassten Dienstreise entstehen. Dazu z\u00e4hlen insbesondere <strong>Fahrtkosten<\/strong>, <strong>Verpflegungspauschalen<\/strong>, <strong>\u00dcbernachtungspauschalen<\/strong> sowie diverse <strong>Nebenkosten<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Rechtsgrundlage in Deutschland ist insbesondere das <strong>Einkommensteuergesetz (EStG)<\/strong>, genauer <a href=\"https:\/\/dejure.org\/gesetze\/EStG\/9.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">\u00a7 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG<\/a>. Dort ist geregelt, welche beruflich bedingten Aufwendungen f\u00fcr Verpflegung, Unterkunft und Reisen als Werbungskosten gelten und in welcher Form sie steuerlich angesetzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Erg\u00e4nzend dazu ver\u00f6ffentlicht das <strong>Bundesministerium der Finanzen (BMF)<\/strong> regelm\u00e4\u00dfig sogenannte <strong>BMF-Schreiben<\/strong>, die die Anwendung der steuerlichen Pauschalen, K\u00fcrzungsregeln und Besonderheiten bei Auslandsreisen konkretisieren. F\u00fcr \u00f6ffentlich Besch\u00e4ftigte gelten dar\u00fcber hinaus spezifische Regelungen im <strong>Bundesreisekostengesetz (BRKG)<\/strong> sowie den entsprechenden Landesreisekostengesetzen (z.\u202fB. LRKG NRW).<\/p>\n\n\n\n<p>Eine korrekte Abrechnung ist nicht nur steuerlich relevant, sondern auch wichtig f\u00fcr die interne Transparenz, Buchhaltung und \u00dcberpr\u00fcfbarkeit durch das Finanzamt.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"text-align: center;\">\n  <a class=\"blogpost-button\" href=\"https:\/\/personalwolke.at\/beratung\/\">\n    MEETING BUCHEN\n  <\/a>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Welche Kosten k\u00f6nnen erstattet werden?<\/h2>\n\n\n\n<p>Erstattungsf\u00e4hig sind laut deutschem Reisekostenrecht grunds\u00e4tzlich:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Fahrtkosten<\/strong> (z.\u202fB. Bahn, Flug, Kilometergeld)<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Verpflegungsmehraufw\u00e4nde<\/strong> (pauschal je nach Dauer der Abwesenheit)<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00dcbernachtungskosten<\/strong> (gegen Nachweis oder als Pauschale)<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Reisenebenkosten<\/strong> (z.\u202fB. Parkgeb\u00fchren, Maut, Gep\u00e4ckaufbewahrung)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Es gelten jeweils die aktuellen <strong>Reisekostenrichtlinien Deutschland<\/strong>. Die R\u00fcckerstattung kann je nach Unternehmen variieren \u2013 die steuerliche Abzugsf\u00e4higkeit richtet sich jedoch immer nach den gesetzlichen Vorgaben.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Verpflegungspauschalen 2026 im \u00dcberblick<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Pauschalen f\u00fcr Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland bleiben auch im Jahr 2025 <strong>unver\u00e4ndert<\/strong>. Es gelten weiterhin folgende steuerlich anerkannte Betr\u00e4ge:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td>Abwesenheitsdauer<\/td><td>Verpflegungspauschale 2025<\/td><\/tr><tr><td>8 bis unter 24 Stunden<\/td><td><strong>14 EUR<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Mehrt\u00e4gige Reise \u2013 An- oder Abreisetag<\/td><td><strong>14 EUR<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Volle 24 Stunden Abwesenheit<\/td><td><strong>28 EUR<\/strong><\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>Diese Werte gelten <strong>bundeseinheitlich<\/strong> und werden steuerfrei erstattet, sofern die Voraussetzungen erf\u00fcllt sind. Anpassungen gab es lediglich bei bestimmten Auslandspauschalen, nicht jedoch im Inland.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Besonderheiten bei Verpflegungsmehraufwand und \u00dcbernachtungspauschale<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Verpflegungsmehraufw\u00e4nde<\/strong> gelten nicht, wenn Mahlzeiten gestellt werden. In diesem Fall sind K\u00fcrzungen vorzunehmen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Fr\u00fchst\u00fcck: Abzug <strong>20 %<\/strong> der Tagespauschale<\/li>\n\n\n\n<li>Mittag-\/Abendessen: Abzug <strong>jeweils 40 %<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>\u00dcbernachtungspauschalen<\/strong> betragen bei Inlandsreisen pauschal <strong>20 EUR<\/strong>, wenn keine Hotelrechnung vorgelegt wird. Im Ausland gelten abweichende Pauschalen, je nach Land.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pauschalen bei Auslandsdienstreisen<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei <strong>Auslandsdienstreisen<\/strong> gelten l\u00e4nderspezifische Pauschalen, die j\u00e4hrlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) ver\u00f6ffentlicht werden. Sie orientieren sich an den durchschnittlichen Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land und gelten sowohl f\u00fcr <strong>Verpflegungsmehraufwand<\/strong> als auch f\u00fcr <strong>\u00dcbernachtungskosten<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Beispielhafte Auslandspauschalen 2026:<\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td>Zielland<\/td><td>Verpflegung (24 h)<\/td><td>&gt;8 Stunden<\/td><td>\u00dcbernachtungspauschale<\/td><\/tr><tr><td>\u00d6sterreich<\/td><td>50 EUR<\/td><td>33 EUR<\/td><td>117 EUR<\/td><\/tr><tr><td>Schweiz<\/td><td>64 EUR<\/td><td>43 EUR<\/td><td>180 EUR<\/td><\/tr><tr><td>Frankreich<\/td><td>53 EUR<\/td><td>36 EUR<\/td><td>105 EUR<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>Die exakte H\u00f6he h\u00e4ngt vom <strong>Aufenthaltsland und der Dauer der Abwesenheit<\/strong> ab. F\u00fcr An- und Abreisetage sowie Zwischentage gelten besondere Regeln:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>An- und Abreisetag<\/strong>: Es z\u00e4hlt die Pauschale des Landes, in dem die \u00dcbernachtung stattfindet. Bei R\u00fcckreise nach Deutschland z\u00e4hlt das letzte Ausland.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zwischentage<\/strong>: Entscheidend ist der Ort, an dem sich die reisende Person um <strong>24:00 Uhr Ortszeit<\/strong> aufh\u00e4lt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Wichtig:<\/strong> Werden Mahlzeiten gestellt, sind K\u00fcrzungen wie im Inland vorzunehmen (20\u202f% f\u00fcr Fr\u00fchst\u00fcck, je 40\u202f% f\u00fcr Mittag- und Abendessen). Die Auslandspauschalen gelten ausschlie\u00dflich bei beruflich veranlassten Reisen und d\u00fcrfen nicht pauschal bei privaten Auslandsaufenthalten angewendet werden.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"text-align: center;\">\n  <a class=\"blogpost-button\" href=\"https:\/\/personalwolke.at\/beratung\/\">\n    BERATUNGSTERMIN BUCHEN\n  <\/a>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wie funktioniert eine digitale Reisekostenabrechnung?<\/h2>\n\n\n\n<p>Die <strong>digitale Reisekostenabrechnung<\/strong> ersetzt papierbasierte Prozesse durch automatisierte Workflows und sorgt f\u00fcr mehr Effizienz im Unternehmen. Mit moderner <strong><a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/reisekostenabrechnung-de\/\">Dienstreise-Software<\/a><\/strong> oder einem <strong><a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/reisekostenabrechnung-de\/\">Reisekosten-Programm<\/a><\/strong> k\u00f6nnen Mitarbeitende ihre Belege direkt erfassen, kategorisieren und nach den g\u00fcltigen <strong>Reisekostenrichtlinien Deutschland<\/strong> abrechnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Typische Funktionen eines professionellen Tools f\u00fcr <strong>Reisekostenabrechnung digital<\/strong> sind:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Automatisierte Berechnung von <strong>Verpflegungspauschalen 2026<\/strong> nach Abwesenheitsdauer<\/li>\n\n\n\n<li>Einbindung von <strong>\u00dcbernachtungspauschalen<\/strong> sowie Reisenebenkosten<\/li>\n\n\n\n<li>Genehmigungsworkflows f\u00fcr Vorgesetzte und Buchhaltung<\/li>\n\n\n\n<li>Mobiler Zugriff \u00fcber eine <strong>App f\u00fcr Reisekostenabrechnung<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Anbindung an Finanzbuchhaltung oder Steuerkanzlei \u00fcber Schnittstellen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Solche L\u00f6sungen eignen sich besonders f\u00fcr Unternehmen mit vielen Au\u00dfendienstreisen oder komplexem <strong>Reisekostenmanagement<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Vorteile moderner Dienstreise-Software<\/h2>\n\n\n\n<p>Der Einsatz spezialisierter <strong><a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/reisekostenabrechnung-de\/\">Dienstreise-Software<\/a><\/strong> bietet zahlreiche Vorteile f\u00fcr Unternehmen und Organisationen, die regelm\u00e4\u00dfig mit <strong>Reisekostenabrechnungen<\/strong> zu tun haben. Moderne Tools sorgen f\u00fcr:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Transparenz<\/strong> durch zentrale Datenverwaltung<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zeitersparnis<\/strong> durch automatisierte <strong>Reisekostenabrechnung Tools<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Fehlervermeidung<\/strong> durch klare Eingabestrukturen und intelligente Plausibilit\u00e4tspr\u00fcfungen<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Schnelle Bearbeitung<\/strong> durch mobile Erfassung via <strong>App Reisekostenabrechnung<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Cloud-basiertes Reisekostenmanagement<\/strong>, das ortsunabh\u00e4ngiges Arbeiten erm\u00f6glicht<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Gerade f\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Unternehmen bietet die Nutzung einer solchen Software die Chance auf ein <strong>effizientes, rechtssicheres und revisionsfestes Abrechnungssystem<\/strong>. Die Integration in bestehende ERP- oder HR-Systeme schafft zus\u00e4tzliche Synergien.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"text-align: center;\">\n  <a class=\"blogpost-button\" href=\"https:\/\/personalwolke.at\/preise\/\">\n    PREIS ANFRAGEN\n  <\/a>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Relevante Fristen, Nachweispflichten und Aufbewahrung<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei der Reisekostenabrechnung gelten bestimmte <strong>Fristen und Nachweispflichten<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>In der Regel m\u00fcssen Reisekosten innerhalb von <strong>6 Monaten<\/strong> nach Reiseende eingereicht werden (betriebsintern ggf. k\u00fcrzer).<\/li>\n\n\n\n<li>F\u00fcr den <strong>steuerlichen Abzug<\/strong> gilt: Die Ausgaben m\u00fcssen durch Belege oder Pauschalen nachgewiesen werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr abrechnungsrelevante Unterlagen betr\u00e4gt <strong>10 Jahre<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Tipp:<\/strong> Unternehmen sollten klare Richtlinien zu Fristen, Dokumentationsanforderungen und Zust\u00e4ndigkeiten definieren, um Rechtssicherheit zu schaffen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Umgang mit gemischten Reisen (privat und gesch\u00e4ftlich)<\/h2>\n\n\n\n<p>Werden <strong>berufliche Reisen mit privaten Aufenthalten<\/strong> kombiniert, gilt:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Nur der <strong>beruflich veranlasste Anteil<\/strong> der Kosten ist erstattungs- und steuerlich absetzbar.<\/li>\n\n\n\n<li>Hotelkosten und Fahrtkosten m\u00fcssen anteilig aufgeteilt werden, wenn sie gemischt genutzt werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Verpflegungspauschalen gelten <strong>nur f\u00fcr berufliche Reisetage<\/strong> \u2013 der Urlaubstag dazwischen z\u00e4hlt nicht.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>F\u00fcr gemischte Reisen empfiehlt sich eine <strong>saubere Trennung<\/strong> in der Planung und Abrechnung. Manche Softwarel\u00f6sungen bieten daf\u00fcr spezifische Felder oder Hinweise zur Trennung.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisierte Reisekostenabrechnung spart Zeit und Geld<\/h2>\n\n\n\n<p>Die korrekte <strong>Reisekostenabrechnung<\/strong> nach deutschem Recht ist durch viele Details gepr\u00e4gt. <strong>Digitale L\u00f6sungen<\/strong>, insbesondere <strong>Cloud-basierte Dienstreise-Software<\/strong>, bieten dabei erhebliche Vorteile.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit der richtigen <strong>App f\u00fcr Reisekostenabrechnung<\/strong> und automatisierten Prozessen lassen sich Zeit, Kosten und Fehler minimieren \u2013 und zugleich die <strong>Zufriedenheit der Mitarbeitenden<\/strong> steigern.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Frequent Ask Questions &#8211; FAQs<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Was sind Verpflegungsmehraufw\u00e4nde und wie werden sie berechnet?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Verpflegungsmehraufw\u00e4nde sind pauschale Erstattungen f\u00fcr Verpflegung bei Dienstreisen. Sie richten sich nach der Abwesenheitsdauer und betragen im Inland 14 EUR (&gt;8h) bzw. 28 EUR (24h). F\u00fcr das Ausland gelten l\u00e4nderspezifische Pauschalen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Welche Pauschalen gelten 2025 &amp; 2026 in Deutschland?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1536\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/personalwolke.at\/wp-content\/uploads\/2025\/05\/Verpflegungsmehraufwaende-Deutschland-2025.png\" alt=\"Verpflegungsmehraufw\u00e4nde und \u00dcbernachtungspauschalen\" class=\"wp-image-25983380\" srcset=\"https:\/\/personalwolke.at\/wp-content\/uploads\/2025\/05\/Verpflegungsmehraufwaende-Deutschland-2025.png 1536w, https:\/\/personalwolke.at\/wp-content\/uploads\/2025\/05\/Verpflegungsmehraufwaende-Deutschland-2025-300x200.png 300w\" sizes=\"(max-width: 1536px) 100vw, 1536px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Die Inlands-Pauschalen bleiben 2026 unver\u00e4ndert: 14 EUR bei mehr als 8 Stunden und 28 EUR bei 24 Stunden Abwesenheit. F\u00fcr \u00dcbernachtungen gelten 20 EUR pauschal, wenn keine Rechnung vorliegt.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie erfolgt die K\u00fcrzung bei gestellten Mahlzeiten?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Wenn ein Fr\u00fchst\u00fcck gestellt wird, sind 20 % der Tagespauschale abzuziehen, bei Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %. Diese K\u00fcrzung gilt sowohl im In- als auch im Ausland.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Was gilt f\u00fcr Reisen mit privatem Anteil?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Nur der beruflich veranlasste Teil der Reise ist erstattungsf\u00e4hig. Kosten m\u00fcssen anteilig aufgeteilt werden, wenn berufliche und private Zwecke kombiniert werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie lange m\u00fcssen Reisekostenbelege aufbewahrt werden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist betr\u00e4gt 10 Jahre. Unternehmen sollten revisionssichere Archivierungssysteme nutzen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Buchen Sie Ihren unverbindlichen Kennenlerntermin<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Vereinbaren Sie ganz einfach einen kurzen, unverbindlichen Termin mit uns. In wenigen Minuten zeigen wir Ihnen die Vorteile der Personalwolke Reisekostenabrechnungssoftware und App \u2013 und wie Ihr Unternehmen von einer modernen, digitalen L\u00f6sung profitieren kann. W\u00e4hlen Sie unten einen passenden Zeitpunkt aus.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-leadin-hubspot-meeting-block\">\n\t\t<div class=\"meetings-iframe-container\" data-src=\"https:\/\/meetings-eu1.hubspot.com\/personalwolke-johnbauer\/meeting-sales-team?embed=true\"><\/div>\n\t\t<script>\n\t\t\tif(window.hbspt && window.hbspt.meetings){\n\t\t\t\twindow.hbspt.meetings.create(\".meetings-iframe-container\");\n\t\t\t}\n\t\t\t<\/script>\n\t\t<\/div>\n\n\n\n<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [\n    {\n      \"@type\": \"Question\",\n      \"name\": \"Was sind Verpflegungsmehraufw\u00e4nde und wie werden sie berechnet?\",\n      \"acceptedAnswer\": {\n        \"@type\": \"Answer\",\n        \"text\": \"Verpflegungsmehraufw\u00e4nde sind pauschale Erstattungen f\u00fcr Verpflegung bei Dienstreisen. Sie richten sich nach der Abwesenheitsdauer und betragen im Inland 14 EUR (>8h) bzw. 28 EUR (24h). 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