{"id":25986839,"date":"2026-11-03T18:02:23","date_gmt":"2026-11-03T17:02:23","guid":{"rendered":"https:\/\/personalwolke.at\/?p=25986839"},"modified":"2026-11-03T18:02:24","modified_gmt":"2026-11-03T17:02:24","slug":"forderabrechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/personalwolke.at\/en\/forderabrechnung\/","title":{"rendered":"Subsidy settlement"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei den meisten F\u00f6rderprojekten sind die Personalkosten der gr\u00f6\u00dfte Posten, und gleichzeitig pr\u00fcfen F\u00f6rderstellen sie am genauesten. Wer seine <strong>Personalkosten berechnen<\/strong> und belegen will, braucht deshalb zweierlei: einen korrekt ermittelten Stundensatz und eine Stundenaufzeichnung, die einer Pr\u00fcfung standh\u00e4lt. Dieser Beitrag zeigt Ihnen die Formel samt Rechenbeispiel, die Anforderungen an die Nachweise und die Fehler, die am h\u00e4ufigsten zu K\u00fcrzungen f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Warum gerade die Personalkosten \u00fcber Ihre F\u00f6rderabrechnung entscheiden<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei einer <strong>F&amp;E-F\u00f6rderung<\/strong> entfallen oft 60 bis 80 Prozent der eingereichten Kosten auf Personal. Anders als bei einer Maschine oder einer Lizenz gibt es daf\u00fcr allerdings keine Rechnung, die alles belegt. Die F\u00f6rderstelle muss daher nachvollziehen k\u00f6nnen, wer wie viele Stunden am Projekt gearbeitet hat und was eine solche Stunde tats\u00e4chlich kostet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Genau hier entstehen die meisten Probleme in der <strong>F\u00f6rderabrechnung<\/strong>. Ein zu hoch angesetzter Stundensatz, fehlende Gesamtstunden oder ein nachtr\u00e4glich ausgef\u00fcllter <strong>Stundenzettel<\/strong> reichen bereits, damit Kosten gek\u00fcrzt werden. Im schlimmsten Fall m\u00fcssen Sie eine bereits ausbezahlte <strong>F\u00f6rderung zur\u00fcckzahlen<\/strong>, und das unter Umst\u00e4nden noch Jahre nach Projektende.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"text-align: center;\">\n  <a class=\"blogpost-button\" href=\"https:\/\/personalwolke.at\/beratung\/\">\n    BERATUNGSTERMIN BUCHEN\n  <\/a>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Welche F\u00f6rderungen in \u00d6sterreich Stundennachweise verlangen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nicht jede F\u00f6rderung funktioniert gleich. Wie aufwendig Ihre <strong>F\u00f6rderabrechnung in \u00d6sterreich<\/strong> wird, h\u00e4ngt vor allem davon ab, ob Personal- oder Sachkosten gef\u00f6rdert werden. Die folgende \u00dcbersicht hilft bei der Einordnung:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>F\u00f6rderart<\/strong><\/td><td><strong>Beispiele<\/strong><\/td><td><strong>Typische Nachweise<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>F\u00f6rderung Forschung und Entwicklung<\/td><td>FFG-Programme, Horizon Europe<\/td><td>Stundenaufzeichnung je Projekt und Arbeitspaket, Lohnkonten, Stundensatzberechnung<\/td><\/tr><tr><td>Gr\u00fcndungs- und Innovationsf\u00f6rderung<\/td><td>aws-Programme, F\u00f6rderung Start-up \u00d6sterreich<\/td><td>Personalkosten mit Stundennachweis und T\u00e4tigkeitsbeschreibung, dazu Rechnungen f\u00fcr Sachkosten<\/td><\/tr><tr><td>F\u00f6rderung Digitalisierung \u00d6sterreich<\/td><td>Digitalisierungsf\u00f6rderungen von Bund und L\u00e4ndern<\/td><td>vor allem Rechnungen externer Beratung und Umsetzung<\/td><\/tr><tr><td>Umwelt- und Klimaf\u00f6rderung<\/td><td>F\u00f6rderungen \u00fcber die KPC<\/td><td>\u00fcberwiegend Rechnungen und technische Nachweise<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei Digitalisierungsf\u00f6rderungen oder einer <strong>KPC-F\u00f6rderabrechnung<\/strong> stehen also meist Rechnungen im Mittelpunkt. Die bekannte <strong>KMU-Digital-F\u00f6rderung<\/strong> ist allerdings ausgelaufen: Das Budget von KMU.DIGITAL 4.0 ist ausgesch\u00f6pft, und ab 2027 wird das Programm nicht fortgef\u00fchrt. Sobald hingegen eigenes Personal gef\u00f6rdert wird, wie bei einer <strong>aws-F\u00f6rderabrechnung<\/strong> oder einem FFG-Projekt, brauchen Sie belastbare Stundennachweise. Die genauen Vorgaben stehen jeweils im Kostenleitfaden des F\u00f6rderprogramms, und dieser hat stets Vorrang vor allgemeinen Faustregeln.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Personalkosten berechnen: die Formel f\u00fcr den Stundensatz<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Grundlogik ist bei fast allen F\u00f6rderstellen gleich. Sie ermitteln die tats\u00e4chlichen Jahrespersonalkosten einer Person und teilen sie durch die produktiven Jahresstunden. Das Ergebnis multiplizieren Sie anschlie\u00dfend mit den nachgewiesenen Projektstunden:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Stundensatz = (Jahresbruttogehalt inkl. Sonderzahlungen + Dienstgeberanteile) \u00f7 produktive Jahresstunden<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>F\u00f6rderf\u00e4hige Personalkosten = Stundensatz \u00d7 nachgewiesene Projektstunden<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In \u00d6sterreich geh\u00f6ren zum Jahresbruttogehalt auch das 13. und 14. Gehalt. Hinzu kommen die Dienstgeberanteile, also Sozialversicherung, DB, DZ, Kommunalsteuer und Mitarbeitervorsorge, die zusammen rund 30 Prozent ausmachen. Bei den produktiven Stunden setzen viele Programme, etwa FFG und Horizon Europe, einen Standardwert von 1.720 Jahresstunden f\u00fcr Vollzeit an. Bei Teilzeit wird dieser Wert anteilig reduziert.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Rechenbeispiel: Entwicklerin mit 4.000 Euro brutto<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Position<\/strong><\/td><td><strong>Betrag<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Bruttogehalt 4.000 Euro \u00d7 14<\/td><td>56.000 Euro<\/td><\/tr><tr><td>Dienstgeberanteile (rund 30 %)<\/td><td>16.800 Euro<\/td><\/tr><tr><td>Jahrespersonalkosten<\/td><td>72.800 Euro<\/td><\/tr><tr><td>Stundensatz (\u00f7 1.720 Stunden)<\/td><td>42,33 Euro<\/td><\/tr><tr><td><strong>400 Projektstunden \u00d7 42,33 Euro<\/strong><\/td><td><strong>16.932 Euro f\u00f6rderf\u00e4hige Personalkosten<\/strong><\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Rechnung selbst ist also schnell erledigt. Entscheidend ist vielmehr, dass jede der 400 Stunden l\u00fcckenlos belegt ist, denn nur nachgewiesene Stunden flie\u00dfen in die Abrechnung ein.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Sonderf\u00e4lle: Teilzeit, Eintritt und Gehaltserh\u00f6hung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In der Praxis bleibt allerdings kaum ein Jahr so sauber wie im Beispiel. Arbeitet jemand 30 statt 40 Stunden pro Woche, sinken die produktiven Jahresstunden entsprechend auf 1.290. Tritt eine Person erst im Juli ein, rechnen Sie ebenso nur mit den tats\u00e4chlichen Monaten und den anteiligen Stunden. Gibt es w\u00e4hrend der Projektlaufzeit eine Gehaltserh\u00f6hung, sollten Sie die Personalkosten wiederum f\u00fcr jedes Abrechnungsjahr neu berechnen, statt einen alten Stundensatz weiterzuf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wichtig ist au\u00dferdem, welche Gehaltsbestandteile \u00fcberhaupt f\u00f6rderf\u00e4hig sind. Freiwillige Pr\u00e4mien, Abfertigungen oder Sachbez\u00fcge werden je nach Programm unterschiedlich behandelt. Halten Sie deshalb f\u00fcr jede Person fest, aus welchen Lohnkonten Ihre Zahlen stammen. Wenn die F\u00f6rderstelle nachfragt, k\u00f6nnen Sie Ihren Stundensatz dann in wenigen Minuten belegen.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"text-align: center;\">\n  <a class=\"blogpost-button\" href=\"https:\/\/personalwolke.at\/beratung\/\">\n    BERATUNGSTERMIN BUCHEN\n  <\/a>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Was eine pr\u00fcfungssichere Stundenaufzeichnung enthalten muss<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Viele Unternehmen starten mit einer <strong>Stundenaufzeichnung-Vorlage<\/strong> oder einer <strong>Arbeitszeitaufzeichnung-Vorlage<\/strong> aus dem Internet. Das ist grunds\u00e4tzlich m\u00f6glich, allerdings sind die meisten Vorlagen f\u00fcr die Lohnverrechnung gedacht und nicht f\u00fcr F\u00f6rderprojekte. F\u00fcr die F\u00f6rderstelle muss Ihr Nachweis n\u00e4mlich folgende Angaben enthalten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Gesamtarbeitszeit pro Tag<\/strong>, nicht nur die Projektstunden, damit die Plausibilit\u00e4t gepr\u00fcft werden kann<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zuordnung zu Projekt und Arbeitspaket<\/strong> laut F\u00f6rderantrag<\/li>\n\n\n\n<li><strong>kurze T\u00e4tigkeitsbeschreibung<\/strong>, die den Bezug zum Projekt erkennbar macht<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Abwesenheiten<\/strong> wie Urlaub, Krankenstand und Feiertage<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Best\u00e4tigung<\/strong> durch Mitarbeitende und Vorgesetzte, zeitnah und nicht erst am Projektende<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine klassische <strong>T\u00e4tigkeitsnachweis-Vorlage<\/strong> beschreibt zwar die T\u00e4tigkeiten, enth\u00e4lt aber selten die Gesamtarbeitszeit. Eine einfache <strong>Stundenzettel-Vorlage<\/strong> kennt dagegen meist keine Arbeitspakete. Wer mehrere F\u00f6rderprojekte parallel betreut, landet deshalb schnell bei einem Dutzend Excel-Dateien, die am Monatsende niemand mehr zusammenf\u00fchren will.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Die f\u00fcnf h\u00e4ufigsten Fehler, die zu K\u00fcrzungen f\u00fchren<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Nachtr\u00e4glich erstellte Aufzeichnungen:<\/strong> Stunden, die erst bei der Abrechnung aus dem Ged\u00e4chtnis rekonstruiert werden, erkennen Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfer schnell.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mehr als 100 Prozent:<\/strong> Summieren sich Projektstunden \u00fcber alle F\u00f6rderprojekte hinweg auf mehr als die tats\u00e4chliche Arbeitszeit, wird gek\u00fcrzt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Stunden an Abwesenheitstagen:<\/strong> Projektstunden an einem Urlaubstag sind ein klassisches Warnsignal.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Falscher Stundensatz:<\/strong> Pr\u00e4mien, die nicht im Lohnkonto stehen, oder gesch\u00e4tzte Dienstgeberanteile halten keiner Pr\u00fcfung stand.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Fehlender Bezug zum Arbeitspaket:<\/strong> Allgemeine Eintr\u00e4ge wie &#8222;Entwicklung&#8220; lassen sich im <strong>F\u00f6rderbericht<\/strong> nicht dem geplanten Projektfortschritt zuordnen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Alle f\u00fcnf Fehler haben dieselbe Ursache: Die Stunden werden nicht dort erfasst, wo die Arbeit passiert, sondern sp\u00e4ter zusammengetragen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Von Excel zur F\u00f6rderabrechnung-Software<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine digitale <a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/projektzeiterfassung\/\"><strong>Projektzeiterfassung<\/strong><\/a> l\u00f6st genau dieses Problem. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten direkt auf Projekt und Arbeitspaket, per App, am PC oder am Terminal. Gesamtarbeitszeit, Abwesenheiten und Projektstunden stammen dabei aus derselben Quelle, sodass \u00dcberbuchungen und Stunden an Urlaubstagen gar nicht erst entstehen. Zus\u00e4tzlich best\u00e4tigen Mitarbeitende und Vorgesetzte jeden Monat per Klick, und jede \u00c4nderung wird protokolliert.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Damit wird die <strong>F\u00f6rderabrechnung mit Zeiterfassung<\/strong> zum Export statt zum Projekt. Sie ziehen die Stunden je Person und Arbeitspaket, kombinieren sie mit den Jahrespersonalkosten aus der <a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/personalmanagement\/\">Personalverwaltung<\/a> und \u00fcbertragen das Ergebnis in das <strong>Formular f\u00fcr die F\u00f6rderabrechnung<\/strong> der jeweiligen F\u00f6rderstelle. Wie dieser Ablauf im Alltag aussieht und welche Vorteile er bringt, lesen Sie in unserem Beitrag <a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/forderabrechnung-mit-projektzeiterfassung-so-gehts\/\">F\u00f6rderabrechnung mit Projektzeiterfassung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr Unternehmen mit mehreren laufenden F\u00f6rderungen ist das zugleich der Kern eines professionellen <strong>F\u00f6rdermittelmanagements<\/strong>: Sie sehen jederzeit, wie viele Stunden pro Projekt bereits geleistet wurden und ob das Budget laut Antrag noch passt. Das ist deutlich angenehmer, als es erst beim Zwischenbericht zu bemerken.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Sauber erfasst, sicher gef\u00f6rdert<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Personalkosten im F\u00f6rderprojekt zu berechnen ist rechnerisch einfach, weil Jahrespersonalkosten, produktive Stunden und Projektstunden reichen. Die eigentliche Herausforderung liegt in den Nachweisen dahinter. Wer seine Stunden von Anfang an projektbezogen, vollst\u00e4ndig und best\u00e4tigt erfasst, reicht die F\u00f6rderabrechnung in wenigen Stunden ein und muss eine Pr\u00fcfung nicht f\u00fcrchten. Mit der <a href=\"https:\/\/personalwolke.at\/zeiterfassung\/\">Zeiterfassung<\/a> und Projektzeiterfassung von Personalwolke haben Sie genau diese Grundlage, und zwar f\u00fcr alle F\u00f6rderprojekte in einem System.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine F\u00f6rder- oder Steuerberatung.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>H\u00e4ufige Fragen zu Personalkosten im F\u00f6rderprojekt<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie berechne ich die Personalkosten f\u00fcr ein F\u00f6rderprojekt?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sie teilen die Jahrespersonalkosten inklusive Sonderzahlungen und Dienstgeberanteilen durch die produktiven Jahresstunden. Den so ermittelten Stundensatz multiplizieren Sie mit den nachgewiesenen Projektstunden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Mit wie vielen Jahresstunden wird gerechnet?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Viele Programme, etwa FFG und Horizon Europe, setzen 1.720 Stunden f\u00fcr Vollzeit an, bei Teilzeit anteilig weniger. Ma\u00dfgeblich ist immer der Kostenleitfaden Ihres F\u00f6rderprogramms.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Darf ich eine Excel-Vorlage f\u00fcr die Stundenaufzeichnung verwenden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ja, sofern sie Gesamtarbeitszeit, Projekt, Arbeitspaket, T\u00e4tigkeit und Abwesenheiten enth\u00e4lt und zeitnah best\u00e4tigt wird.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Z\u00e4hlen auch die Stunden der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">H\u00e4ufig ja. F\u00fcr Gesellschafter-Gesch\u00e4ftsf\u00fchrende ohne Anstellungsverh\u00e4ltnis gelten jedoch oft Sonderregeln.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">So lange, wie es der F\u00f6rdervertrag vorsieht, \u00fcblich sind f\u00fcnf bis zehn Jahre nach Projektende.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gibt es die KMU-Digital-F\u00f6rderung noch?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nein. Das Budget von KMU.DIGITAL 4.0 ist ausgesch\u00f6pft, und ab 2027 wird das Programm nicht fortgef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [\n    {\n      \"@type\": \"Question\",\n      \"name\": \"Wie berechne ich die Personalkosten f\u00fcr ein F\u00f6rderprojekt?\",\n      \"acceptedAnswer\": {\n        \"@type\": \"Answer\",\n        \"text\": \"Sie teilen die Jahrespersonalkosten inklusive Sonderzahlungen und Dienstgeberanteilen durch die produktiven Jahresstunden. 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