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Reisekosten für Dienstreisen in Österreich 2021 – Abrechnung von Nächtigungs- und Taggeld

 

Nach langer Zeit stehen die ersten Dienstreisen und Businesstrips endlich wieder vor der Tür. Da die Reisekostenabrechnung in Österreich oft für rauchende Köpfe sorgt, möchten wir Ihr Know-How über die Abrechnung von Nächtigungs- und Taggeld auffrischen.

In Österreich werden Reisenden nur anfallende Reisekosten vergütet, wenn es sich um eine betrieblich veranlasste Reise handelt. Diese liegt vor, wenn:

  • sich ArbeitnehmerInnen aus betrieblichen Gründen mehr als 25 Kilometer von der Betriebsstätte (auch Mittelpunkt der Tätigkeit) entfernen und
  • die Reise mindestens drei Stunden andauert und
  • keine weitere Tätigkeit im Mittelpunkt der Reise steht.

Die Reisediäten in Österreich setzen sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Taggeld

Wie bereits oben angeführt, entsteht der Anspruch auf Taggeld, erst ab dem 26. Kilometer einer Reise.

  • Das Taggeld beträgt pro begonnener Stunde € 2,20.
  • Es können maximal 12 Stunden pro Tag vergütet werden, demnach ergibt sich ein Tagesmaximum von € 26,40 (steuerfrei).
  • Wird vom Arbeitgeber eine Mahlzeit, sprich Abend- oder Mittagessen zur Verfügung gestellt, so verringert sich das Taggeld um je € 13,20.

Bei Auslandsdienstreisen dient anstelle des normierten Taggeldsatzes iHv € 26,40, ein für das jeweilige Land vorgesehener Tagsatz als Berechnungsgrundlage.

Sämtliche ausländische Höchstsätze können HIER eingesehen werden.

Nächtigungsgeld

Bei Dienstreisen im Inland sind grundsätzlich ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten € 15,00 pro Nächtigung zu ersetzen.

Werden die Kosten der Nächtigung (inklusive Frühstück) durch Vorlage eines Beleges nachgewiesen, so können die tatsächlich angefallenen Kosten vergütet werden.

Fahrtkosten

Unter den Fahrtkosten sind all jene Aufwendungen zu verstehen, welche für Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Taxi oder Flugzeug anfallen. Sowie sonstige Aufwendungen für Kraftfahrzeuge, welche im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen.

Eine Vergütung von Kilometergeld ist nur für jene Fahrzeuge zulässig, welche zum Privatvermögen der ArbeitnehmerInnen zählen und somit nicht Teil des betrieblichen Vermögens sind.

  • aktuell beträgt das Kilometergeld € 0,42 pro gefahrenen Kilometer
  • für die Mitbeförderung von betrieblich notwendigen Personen wird ein Zuschlag von € 0,05 pro Person gerechnet

Hinweis: Durch das Kilometergeld sind aus steuerlicher Sicht alle Kosten des Dienstnehmers rund um das KFZ abgegolten. Wenn der Dienstgeber zB dennoch einen Parkschein an den Mitarbeiter rückvergütet, dann ist dieser steuerpflichtig auszuzahlen.

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Hinweis:

Es ist zu beachten, dass die einzelnen Verrechnungssätze und Abrechnungsmodalitäten je nach anwendbaren Kollektivvertrag variieren können. Zusätzlich ist zwischen steuerfreiem Taggeld und dem tatsächlichen ausbezahlten Bertrag gem. Kollektivvertrag oder Unternehmensregelung zu unterscheiden.

Unser Tipp für HR-ExpertInnen

Mit dem Personalwolke Modul Travel bringen Sie die Abrechnung Ihrer Reisekosten auf ein nächstes Level.

 

  • Nächtigungs- und Taggelder werden automatisch nach Ihrem KV berechnet, selbst das Kilometergeld kann durch eine Google-Maps Integration in Sekundenschnelle ausgewiesen werden.
  • Durch einfache Eingabe von Auslandsetappen werden selbst Auslandsdienstreisen zum Kinderspiel.
  • Die Reisebelege Ihrer Reisenden können direkt hochgeladen werden, so dass Sie alle Daten digital gesammelt in der Reisemappe haben.
  • Abgerechnete Dienstreisen können automatisiert an das Lohn- oder Buchhaltungsprogramm übergeben werden.
Einblick in das Modul Reiseabrechnung