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Schritt 2 - Anlage eines Tagesprogramms
Schritt 3 - Anlage eines Wochenprogramms
Schritt 4 - Anpassung der Einträge in der Zeiterfassung dieser Person
Schritt 5 - Zuweisung des Wochenprogramms zur Person
Änderung des Arbeitszeitmodells bzw. der Wochenarbeitszeit/des Wochenprogramms im Nachhinein
Hinweis: Sollte die Person weiterhin an den gleichen Tagen wie bisher anwesend sein, nur zu einem geringeren Prozentsatz pro Tag ("Halbtags-TZ"), so gehen Sie bitte für Informationen zu diesem Kapitel: Wochenarbeitszeit/Teilzeitfaktor einer Person ändern.
Eine Änderung des Zeitmodells einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters kann aus mehreren Gründen notwendig sein: Reduktion der Wochenarbeitszeit bei gleichzeitiger Reduktion der Arbeitstage, generelle Änderung der Arbeitszeitvereinbarung eines Unternehmens, Teilzeit-Karenz, Änderung der Dienststelle verbunden mit anderen Öffnungszeiten, Änderung im Schichtbetrieb usw.
Für eine derartige Arbeitszeitänderung bzw. Änderung des Arbeitszeitmodells ist die Änderung über die Zuweisung eines neuen Wochenprogramms notwendig, was im Folgenden erklärt wird:
Die Verwendung des passenden Wochenprogramms mit den ebenso passenden Tagesprogrammen ist die Voraussetzung für eine korrekte Zeiterfassung für eine Person.
Denn das Tages- bzw. Wochenprogramm hat Auswirkungen auf die richtige Zeiterfassung in Bezug auf das Tages-Ist, auf Mehrstunden bzw. Überstunden und auf andere Zeit-Konten einer Person. Es soll somit eine exakte Darstellung des Tages- und Wochen-Solls für diese Person sein.
Die Verwendung eines nicht passenden Wochenprogramms kann zu einer nicht korrekten Abrechnung und zu falschen Sollzeiten und demnach auch falschen Überstundenberechnungen führen.
Wie Sie zur Übersicht der vorhandenen Wochenprogramme kommen, wird HIER erklärt. Die Informationen zu Tagesprogrammen finden Sie HIER.
Verwenden Sie daher am besten eines jener Tagesprogramme, die für Ihr Unternehmen angelegt wurden, als Vorlage!
Sollte kein passendes Tagesprogramm vorhanden sein, so orientieren Sie sich bitte bei der Neuanlage eines solchen unbedingt an den Überstundenvorgaben des für die Person gültigen Kollektivvertrags bzw. an Ihrer Betriebsvereinbarung. Sollte auch dies keine Vorgabe bieten, so kontaktieren Sie bitte den Support.
Das Wochenprogramm soll die Zeitbewertung der Person abbilden (Soll-Arbeitszeit, Überstundenbewertung etc.).
Das bedeutet, dass für jeden Wochentag das zur Soll-Arbeitszeit der Person passende Tagesprogramm zuzuordnen ist. Dies gilt sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeit-Mitarbeiter. Es bedeutet auch, dass das Wochenprogramm passende Tagesprogramme für Feiertage, die auf einen Arbeitstag fallen, aber auch solche für Samstag/Sonntag/Feiertag beinhaltet.
Haben Sie ein genau passendes Wochenprogramm gefunden? Dann setzen Sie bitte bei Schritt 4 fort!
Haben Sie ein Wochenprogramm gefunden, dessen Parameter weitgehend passen, aber z.B. die Wochenarbeitszeit ist zu lange, da das Tages-Soll an einem oder mehr Arbeitstagen länger ist, als es in Ihrem Fall benötigt wird, so gehen Sie bitte zu Schritt 2.
Haben Sie ein Wochenprogramm gefunden, das bis auf das Programm für einzelne Tage oder in Bezug auf die Wochenenden o.Ä. passend ist (z.B. es werden statt zwei arbeitsfreien Tagen drei solcher Tage benötigt), dann gehen Sie bitte zu Schritt 3.
Beispiel Herr Berger wird zukünftig 24 Wochenstunden arbeiten, um seinen Kinderbetreuungsaufgaben nachkommen zu können. Da sein Dienstgeber, ein Dienstleistungsunternehmen Montag bis Samstag geöffnet ist, muss ein entsprechendes Wochenprogramm als Zeitmodell für Herrn Berger angelegt werden. Er wird zukünftig Montag, Dienstag und Samstag jeweils 8 Stunden arbeiten.Bei der Erfassung des passenden Zeitmodells für Herrn Berger wird festgestellt, dass es ein passendes Wochenprogramm gibt, denn Frau Huber, die neben der Arbeit eine Weiterbildung macht, hat schon seit einem Jahr ein Wochen-Soll von 24 Stunden, sie arbeitet aber Mittwoch, Donnerstag und Freitag.
Also wird zur Anlage des Wochenprogramms für Herrn Berger jenes von Frau Huber als Vorlage herangezogen. Bei der Eingabe werden nur die Tagesprogramme von Frau Hubers Wochenprogramm auf die zukünftigen Arbeitstage von Herrn Berger verschoben.
Mit dieser Vorgehensweise wird sichergestellt, dass die Arbeitszeitkonten von Herrn Berger korrekt geführt werden.
Wichtig: Ändern Sie bitte nicht wegen einer einzelnen Person ein bestehendes Wochenprogramm, da Sie damit die Zeitkonten jeder Person, deren Arbeitszeit auf diesem Wochenprogramm beruht, beeinflussen!
Grundsätzlich gilt: Ändern Sie nie eine bestehendes Wochenprogramm!
Sollte bei einem bereits angelegten Wochenprogramm ein oder mehr Tags-Arbeitszeiten nicht dem Bedarf entsprechen, so muss vor der Anlage des neuen Wochenprogramms für diesen oder mehr Arbeitstage ein Tagesprogramm angelegt werden. Auch hier gilt: Verwenden Sie unbedingt ein bestehendes Tagesprogramm als Vorlage!Wie die Anlage eines neuen Tagesprogramms erfolgt, lesen Sie HIER.
Grundsätzlich gilt: Ändern Sie nie eine bestehendes Wochenprogramm!
Für die Anlage eines neuen Wochenprogramms benötigen Sie:
Wie Sie technisch vorzugehen haben, finden Sie HIER erklärt
Ersetzen Sie das Tagesprogramm ausschließlich bei jenen Tagen, an denen eine andere Arbeitszeit als von der Vorlage stammend notwendig ist. Grundsätzlich kann für jeden Wochentag ein anderes Tagesprogramm verwendet werden, ebenso für die Feiertage. Es ist also theoretisch möglich, für das Wochenprogramm einer Person mehr als sieben verschiedene Tagesprogramme zu verwenden.
Sollte ein Wochenprogramm vorhanden sein, dessen Wochen-Soll passt, aber die Aufteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage weicht ab, so verwenden Sie bitte trotzdem dieses Wochenprogramm als Vorlage. Ändern Sie bitte bei der Anlage des darauf basierenden Wochenprogramms nur die Tagesprogramme jener Tage, die ein anderes Tages-Soll vorsehen, als jenes, das Sie benötigen.
Verwenden Sie aber unbedingt als Ersatz wiederum ausschließlich vorhandene Tagesprogramme bzw. das von Ihnen zuvor auf Basis eines bestehenden Tagesprogramms angelegte neue Tagesprogramm aus der Auswahlliste!
Ist die Änderung des Zeitmodells mit einer Arbeitszeitreduktion von Vollzeit auf Teilzeit verbunden?
Diese u.U. zu bearbeitenden Felder sind im Stammsatz der Person unter Einstellungen/Zeiterfassung zu finden und betreffen
Achtung: eine nachträgliche Änderung der Arbeitszeit sollte die absolute Ausnahme sein, da damit eine irreversible Korrektur der Arbeitszeitkonten verbunden ist!
Es kann natürlich in seltenen Fällen vorkommen, dass eine Änderung der Wochenarbeitszeit nachträglich eingetragen werden muss, z.B., wenn diese kurzfristig beschlossen wurde. Dazu sind ebenso die Schritte 1 bis 3 durchzuführen. Im Schritt 4, Punkt 5 ist nun aber ein Datum in der Vergangenheit einzutragen. Damit die Korrektur der Arbeitszeitkonten korrekt erfolgen kann, muss nun eine Neuabrechnung der Zeitkonten ab dem Termin, seit dem die Person bereits nach der neuen Arbeitszeit arbeitete, durchgeführt werden.Achtung! Eine Neuabrechnung ist irreversibel und folgenreich! Es werden nicht nur die Zeitkonten bzgl. der Ist-Zeiten geändert, sondern auch eine Anpassung des Urlaubsanspruchs, von Zeitguthaben und anderen Parametern bewirkt.
In dem sich nun öffnenden Fenster geben Sie bitte das in der Vergangenheit liegende Ab-Datum ein.
Unter Modus gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
Zeitmodelle u. Berichtigungen neu aus Stammsatz übernehmen: sämtliche bisherigen Daten zu Zeitmodellen oder zu Berechtigungen, z.B. Zeitkappungen betreffend, werden ab dem eingegebenen Datum überschrieben. Damit werden auch die Daten von Anträgen u.Ä. überschrieben. Dieser Modus eignet sich zum Beispiel dann, wenn für eine neu angelegte Person zunächst ein falsches Zeitmodell verwendet wurde.Stichwörter: Zeitmodell, Arbeitszeit, Wochenprogramm, Tagesprogramm, Teilzeit
Step 2 - Creating a daily schedule
Step 3 - Creating a weekly schedule
Step 4 - Adjusting this person's time tracking entries
Step 5 - Assigning the weekly schedule to the person
Changing the working time model or the weekly working time/weekly schedule retroactively
Note: If the person will continue to be present on the same days as before, but at a lower percentage per day ("half-time part-time"), please see Changing a person's weekly working time/part-time factor for information on this topic.
Important: Every working time change in Personalwolke must be entered before the effective date of the change!
If it turns out that entering it before the effective date is not possible, please be sure to contact our support team before making any entries if in doubt!
A change to an employee's time model can be necessary for several reasons: a reduction of weekly working time combined with fewer working days, a general change to a company's working time agreement, part-time parental leave, a change of work location combined with different opening hours, a change in shift operations, and so on.
For such a working time change or change of the time model, the change must be made by assigning a new weekly schedule, which is explained below:
Using the right weekly schedule with equally suitable daily schedules is the prerequisite for correct time tracking for a person.
This is because the daily or weekly schedule affects correct time tracking with regard to the daily actual time, extra hours and overtime, and a person's other time accounts. It should therefore be an exact representation of this person's daily and weekly target time.
Using an unsuitable weekly schedule can lead to incorrect payroll processing, incorrect target times and, consequently, incorrect overtime calculations.
How to get to the overview of the existing weekly schedules is explained HERE. You can find information on daily schedules HERE.
It is therefore best to use one of the daily schedules that were created for your company as a template!
If no suitable daily schedule exists, be sure to follow the overtime requirements of the collective agreement that applies to the person or your works agreement when creating a new one. If these do not provide a guideline either, please contact support.
The weekly schedule should reflect the person's time evaluation (target working time, overtime evaluation, etc.).
This means that for each weekday, the daily schedule that matches the person's target working time must be assigned. This applies to both full-time and part-time employees. It also means that the weekly schedule contains suitable daily schedules for holidays that fall on a working day, as well as for Saturday/Sunday/holidays.
Have you found an exactly matching weekly schedule? Then please continue with Step 4!
Have you found a weekly schedule whose parameters largely fit, but, for example, the weekly working time is too long because the daily target on one or more working days is longer than you need? Then please go to Step 2.
Have you found a weekly schedule that fits except for the schedule of individual days or with regard to the weekends or similar (e.g. three days off are needed instead of two)? Then please go to Step 3.
Example
Mr. Berger will work 24 hours per week in the future so that he can take care of his childcare duties. Because his employer, a service company, is open Monday through Saturday, a corresponding weekly schedule must be created as a time model for Mr. Berger. In the future, he will work 8 hours each on Monday, Tuesday and Saturday.
When setting up the right time model for Mr. Berger, it is found that a suitable weekly schedule already exists: Ms. Huber, who is pursuing further education alongside her job, has had a weekly target of 24 hours for a year already, but she works on Wednesday, Thursday and Friday.
So Ms. Huber's weekly schedule is used as a template to create Mr. Berger's weekly schedule. When entering it, only the daily schedules from Ms. Huber's weekly schedule are moved to Mr. Berger's future working days.
This approach ensures that Mr. Berger's working time accounts are maintained correctly.
Important: Please do not change an existing weekly schedule because of a single person, since doing so affects the time accounts of every person whose working time is based on that weekly schedule!
The basic rule is: never change an existing weekly schedule!
If, in an existing weekly schedule, the daily working time for one or more days does not meet your needs, a daily schedule must be created for this day or these days before creating the new weekly schedule.
Here too: be sure to use an existing daily schedule as a template!
You can read how to create a new daily schedule HERE.
The basic rule is: never change an existing weekly schedule!
To create a new weekly schedule, you need:
How to proceed technically is explained HERE
Replace the daily schedule only on those days on which a working time different from the template is required. In principle, a different daily schedule can be used for every weekday, as well as for holidays. It is therefore theoretically possible to use more than seven different daily schedules in a person's weekly schedule.
If a weekly schedule exists whose weekly target fits, but the distribution of working time across the individual weekdays differs, please use this weekly schedule as a template anyway. When creating the weekly schedule based on it, change only the daily schedules of those days whose daily target differs from the one you need.
As replacements, however, be sure to use only existing daily schedules or the new daily schedule you previously created based on an existing daily schedule from the selection list!
Is the change of the time model associated with a working time reduction from full-time to part-time?
These fields, which may need to be edited, can be found in the person's master record under Settings/Time tracking and concern
Caution: a retroactive change of working time should be the absolute exception, since it involves an irreversible correction of the working time accounts!
In rare cases, it can of course happen that a change in weekly working time has to be entered retroactively, e.g. if it was decided at short notice. Steps 1 to 3 must also be carried out for this.
In step 4, item 5, however, a date in the past must now be entered.
So that the working time accounts can be corrected properly, the time accounts must now be recalculated from the date on which the person already started working according to the new working time.
Caution! A recalculation is irreversible and has far-reaching consequences! Not only are the time accounts for the actual times changed, but the vacation entitlement, time credits and other parameters are also adjusted.
In the window that now opens, please enter the from-date in the past.
The following options are available under Mode:
Keywords: time model, working time, weekly schedule, daily schedule, part-time
| Mime Type | text/xml |  | text/xml |
| Datei-name | | ||
| Größe (in Bytes) | 13589 |  | 12269 |
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Version 1 von Gabriel Gruber
am 18.10.26 11:56:21 Name: Wie ändert man ein Zeitmodell/Wochenprogramm? Variante: main - en Status: Veröffentlichung |  |
Version 2 von Gabriel Gruber
am 18.10.26 11:58:12 Name: How do I change a time model/weekly schedule? Variante: main - en Status: Veröffentlichung |
