Reise beantragen / abrechnen

Allgemeines

Hat ein Mitarbeiter im Aufrag seines Arbeitgebers vor, seinen Dienst außerhalb seines normalen Arbeitsumfelds zu verrichten, erhält er unter diesem Menüpunkt die Möglichkeit einen entsprechenden Antrag zu Stellen. In diesem finden sich alle relevanten Daten zur geplanten Dienstreise, wie unter Anderem die Dauer, den Zweck, Start- und Zielort sowie eine Kostenschätzung.

Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion des Dienstreise-Antrags. Aufgrund der Möglichkeit diese zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer  zu Abweichungen was die Parameter und Bedienmöglichkeiten betrifft. 

Der Dienstreise-Antrag

1. - Reisedaten

Als ersten Schritt hat der Mitarbeiter die nachfolgende Maske auszufüllen, um die wichtigsten Informationen die Reise betreffend zu erfassen:

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• Reisender
  Der Name des Mitarbeiters, der den Dienstreise-Antrag stellt,
• von- und bis Datum
  Zeitraum über den sich die Reise erstrecken soll.
• von- und bis Uhrzeit
  Mit Hilfe dieser Parameter lässt sich der Reisezeitraum noch genauer eingrenzen. Dieser ist auch für die Berechnung der Tages,- Nachtgelder ausschlaggebend - hierauf wird in Punkt 2 geschätzte Kosten genauer eingegangen.
• Startregion 
  Hierfür ist unveränderlich die Region (das Land) festgelegt, in dem der Firmensitz liegt.
• Zielregion
  Handelt es sich beim Reisetyp um eine Auslandsdienstreise, so ist hier das entsprechende Land auszuwählen, in das die Reise führt. Dies kann per Auswahl aus der Dropdown-Liste oder per Direkteingabe (mit AutoComplete-Funktion) erfolgen. 
• Startort
  Der Punkt innerhalb der Zielregion, von dem aus die Reise angetreten wird.
• Zielort
  Der Zielort innerhalb der Zielregion.
• Reisetyp
• Inlandsdienstreise: Die beantragte Reise bewegt sich innerhalb der Startregion. 
• Auslandsdienstreise: Dienstreisen bei denen die Startregion verlassen wird. Die Auswahl dieser Option hat Auswirkung auf den Umfang der Reisedaten sowie auf die Berechnung der Kosten. Weitere Informationen zu Letzterem sind im Punkt 2 geschätzte Kosten zu finden.
• Zweck der Reise
  In diesem Feld muss der Grund für die Dienstreise angegeben werden. Dabei kann es sich beispielsweise um Kundenbesuche, Messen, Zustelldienste,... handeln.
• Beschreibung
  Zur genauen Nachvollziehbarkeit kann hier der Reisezweck noch näher beschrieben, oder auf den Auftrag für die Reise verwiesen werden.

Sind soweit alle nötigen Reisedaten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum nächsten Punkt navigiert werden.

2. - geschätzte Kosten

Im zweiten Schritt können die voraussichtlichen Kosten für jeden einzelnen Belegtypen (Kostenstellen) erfasst werden. Hinzu kommt das automatisch berechnete Tag,- Nachtgeld sowie das geschätzte Kilometergeld.  Die Summe all dieser Werte ergibt den geschätzten Endbetrag.

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• Reise Kurzinfo
  Eine Kompaktansicht der Eckdaten.

• geschätzte Kosten
• geschätztes Tagesgeld:
  Für die Verpflegung während einer Dienstreise werden als Tagesgeld für 24 Stunden in Österreich derzeit 26,40 Euro angenommen. Dieser Betrag hängt bei Auslandsdienstreisen von der Zielregion ab. Für Dienstreisen, die weniger als einen Tag dauern wird das Tagesgeld entsprechend der tatsächlichen Stundenzahl aliquotiert.
• geschätztes Nächtigungsgeld: 
  Ohne Nachweis der Nächtigungskosten sind Pauschal 15,- Euro abzugelten. Werden die Nächtigungskosten (inkl. Kosten des Frühstücks) nachgewiesen, sind diese zur Gänze vom Arbeitgeber zu übernehmen.
• geschätztes Kilometergeld
  Das amtliche Kilometergeld ist eine Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Kraftfahrzeugs für Fahrten im Zuge einer Dienstreise anfallen.
  PKW: 0,42 Euro / Kilometer
  Motorräder: 0,24 Euro / Kilometer
  Pro Mitfahrer sind weitere 0,05 Euro / Kilometer an den Mitarbeiter zu entrichten
• Belege
  Hier können verschiedene Kostenstellen sein. Je nach voraussichtlichem Bedarf, kann der Mitarbeiter hier Belege auswählen und dazu die geschätzten Beträge eintragen.
• Betrag - geschätzter Endbetrag
  Alle bisherigen Beträge summiert (in Euro).

Sind soweit alle geschätzten Kosten erfasst, kann wieder mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum letzten Punkt navigiert werden.

3. - Dateien

Im letzten Schritt kann der Antragstellte Dateien (wie zum Beispiel Scans von bereits gebuchten Bahn- / Flugtickets, erhaltenen Seminarprogrammen, Aufträgen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen, die später im Workflow als Entscheidungshilfe dienlich sind. 

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Damit ist der Antrag nun komplett. Über die Zurück-Schaltfläche können die vorherigen Schritte nochmals überprüft und nötigenfalls überarbeitet werden. Ansonsten kann der Antrag per Klick auf Prozess starten in den Workflow integriert oder via As Entwurf speichern zur weiteren Bearbeitung unter offene Aufgaben abgelegt werden.

Vom Antrag zur Abrechnung

Wird der Dienstreise-Antrag schließlich per Klick auf Prozess starten gestellt, gelangt der Benutzer daraufhin in die Übersicht der offenen Anträge. Hier wird der Dienstreise-Antrag nun an erster Stelle platziert:

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Der Status dieser Dienstreise-Abrechnung lautet vorerst Antrag Genehmigung. Das bedeutet, dass der Antrag  (gestellt von Frau Fröhlich)  jetzt bei ihrem Vorgesetzten (Herrn Gemütlich) unter offene Aufgaben zur Bearbeitung aufliegt. 

Sobald sich dieser des Antrags annimmt und ihn bestätigt, ändert sich der Status wie folgt: 

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Genehmigt! Frau Fröhlich kann ihre eintägige Dienstreise am 10.07.2015 offiziell antreten. Und das ist auch genau das Datum, an dem sich der Status erneut ändert: 

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Aus obigem Screenshot geht hervor, dass Frau Fröhlich die Dienstreise bereits hinter sich hat und der ehemalige Dienstreise-Antrag (der durch die Genehmigung vor Reiseantritt abgeschlossen wurde) nun - nach dem geplanten Ende der Dienstreise - zu einem Abrechnungs-Entwurf geworden ist. Dieser liegt jetzt wiederum bei ihr unter offene Aufgaben zur Bearbeitung auf. 

Dienstreisen können erst nach ihrer Beendigung abgerechnet werden - sprich, wenn das geplante Bis-Datum in der Vergangenheit liegt! 

Per Klick auf Details öffnet sich folgende Prozess Details Übersicht der Reise, mit allen Angaben die im Dienstreise-Antrag geschätzt wurden:

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Hier lassen sich nochmals alle bisher erfassten Informationen einsehen. Per Klick auf Reiseabrechnung: (Name des Antragstellers) gelangt man schließlich zur Dienstreise Abrechnung.

Die Dienstreise-Abrechnung

Die Dienstreise-Abrechnung umfasst 7 Schritte, wobei die die Schritte Reisedaten und Dateien bereits aus dem Dienstreise-Antrag bekannt sind. Der Schritt geschätzte Kosten wird ist durch berechnete Kosten ersetzt. Das lässt bereits vermuten, dass in der Dienstreise-Abrechnung die vorher geschätzten Werte korrigiert werden müssen, um dem Mitarbeiter jene Kosten zurückzuerstatten, die tatsächlich angefallen sind. 

1. - Reisedaten

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Es wurden alle Reisedaten aus dem Dienstreise-Antrag übernommen - sofern die Reise wie geplant verlaufen ist, müssen daran keine Änderungen vorgenommen werden. Bei der Dienstreise-Abrechnung kommt allerdings noch das Pflichtfeld Nächtigungsgelder hinzu. Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung) zu erfassen. Diese Nächtigungen werden mit  einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt. Diese Art Nächtigungen muss durch Angabe von Name und Adresse des Unterkunftgebers, unter dem Feld Beschreibung nachgewiesen werden. 

2. - Auslandsetappen

In diesem Schritt sind jene Teile der Reise zeitlich zu erfassen, die sich außerhalb der österreichischen Grenze abgespielt haben. Das ist entscheidend um das Taggeld korrekt zu berechnen, da dieses in jedem Land unterschiedlich hoch ausfällt.

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Per Klick auf Reiseetappe hinzufügen, können entsprechend der Reiseroute alle Auslandsaufenthalte in den jeweiligen Ländern erfasst werden. Wichtig ist hierbei das von- und bis Datum, sowie die von- und bis Uhrzeiten, damit die anteiligen Tagesgelder mit dem richtigen Betrag berechnet werden. Per Klick auf  können Auslandsetappen wieder entfernt werden.

Seit 1. Jänner 2008 werden Tagesgelder für Auslandsreisen auf die gleiche Weise berechnet wie Tagesgelder für Dienstreisen im Inland. Der Betrag der dem Mitarbeiter für eine ganztägige Dienstreise zusteht, hängt vom Dienstvertrag und dem Land des Aufenthalts ab.

3. - Kilometergelder

Anspruch auf Kilometergeld ensteht, wenn ein privates Kraftfahrzeug für eine Dienstreise verwendet wird. 

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Sollte sich die Reise über mehrere Tage erstrecken, so sind die zurückgelegten Strecken für jeden Tag einzeln, unter Angabe der Route zu erfassen. Das Prinzip gleicht praktisch einem Fahrtenbuch. Die zu verrechnenden Kilometer ergeben sich automatisch durch die Eingabe des Kilometerstandes am Beginn und am Ende der Dienstreise (steuerliche Anforderung). Ausgangspunkt der Dienstreise ist der Dienstort bzw. der dem Zielort näher gelegene Wohnort. Mitbeförderte Personen (Name) sind im Ausmaß der tatsächlichen Kilometer zu erfassen.Die amtlichen Sätze für Kilometergeld bzw. Mitfahrerzuschlag pro Kilometer sind jeweils dem EStG zu entnehmen. Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut, Parkgebühren, Garage,...) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung dieser Nebenkosten ist also nicht gestattet - es sei denn, die Reise wurde mit dem Firmenauto angetreten (wodurch der Anspruch auf Kilometergeld entfällt.)

 4. - Belege

Die Verrechnung von Reisekosten ist nur gegen Vorlage der Originalbelege möglich. Diese Belege müssen als Dateianhänge an die Dienstreise-Abrechnung gehängt werden und sind im Original an die Buchhaltung weiterzuleiten.

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Im Fall von Frau Fröhlich wurden gegenüber dem Dienstreise-Antrag (Seitenanfang) folgende Änderungen bezüglich der Belege (Kostenstellen) vorgenommen:
Der Beleg Bewirtung wurde per Klick auf  entfernt. Der Beleg Mautbeleg wurde in Bezug auf den Betrag um 5,- Euro erhöht - der Grund dafür wurde im Feld Bemerkung angegeben. Der zuvor recherchierte Betrag für den Beleg Parkschein blieb gleich - Frau Fröhlich hat zusätzlich das optionale Feld Bemerkung befüllt. 

5. - berechnete Kosten

Im 5. Schritt werden alle vom Mitarbeiter erfassten, kostenwirksamen Daten verarbeitet und übersichtlich ausgegeben. 

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Unter der bereits erwähnten Kurzinfo sind alle Kostenstellen samt Bemerkungen bzw. Rechenweg aufgelistet. 
Diäten
In diesem Fall wird das Taggeld für Frau Fröhlich folgendermaßen errechnet: Die Anzahl an ganzen Tagen (0), + dem automatisch errechneten Teil eines Tagessatzes (von 08:00 - 17:10 = 9 Stunden 10 Minuten = 10/12) mal dem für die Tschechische Republik gültigen Taggeld-Satz von  31,- Euro ist-gleich 20,67 Euro. KilometergelderDa Frau Fröhlich das Firmenauto benutzt hat hat sie keinen Anspruch auf Kilometergeld. Dieses wird gegebenenfalls anhand der Differenz zwischen dem Kilometerstand vor- und dem Kilometerstand nach der Abreise errechnet. (PKW: 0,42 Euro / Kilometer; pro Mitfahrer sind weitere 0,05 Euro / Kilometer an den Mitarbeiter zu entrichten)BelegeHier scheinen die erfassten Kostenstellen inklusive der optionalen Bemerkungen auf.SummeAlle Beträge (in Euro) summiert.

6. - Dateien

Im 6. Schritt kann der Antragstellte Dateien (wie zum Beispiel Scans von bezahlten Bahn- / Flugtickets, Mautrechnungen, Parkscheinen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen. Die Originale sind in der Buchhaltung abzugeben. 

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7. - Zeitkorrekturen

Mit diesem letzten Schritt kann der Angestellte die Arbeitszeit, die ihm aufgrund der fehlenden Zeit-Buchungen noch nicht gutgeschrieben wurde, richtigstellen. 

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Im Zusammenhang mit eintägigen Dienstreisen kann mit der Auswahl automatisch die Dauer der Dienstreise aus der Dienstreise-Abrechnung übernommen werden. Im Zusammenhang mit (ein- oder) mehrtägigen Dienstreisen ist mit der Auswahl manuell die händische Korrektur der Zeit-Buchung durchzuführen - was im Fall von Frau Fröhlich geschehen ist. 

Unterscheidung aktive/passive Reisezeit: 
aktiv: bei Arbeitsleistung auf Anweisung während der Reise oder Lenken eines PKW.
passiv: Reisebewegung an sich, inklusive Kontrollen, Wartezeit sowie Beifahrer PKW.

Dienstreise: Verrichten des Dienstes außerhalb des normalen Arbeitsplatzes.

Speichern und Weiterleiten: Nachdem der Dienstreise-Abrechnung-Antrag fertiggestellt ist, kann er durch Klick auf dieses Feld  gespeichert und in den Workflow integriert, das heißt zur Bearbeitung (Genehmigung) an den Vorgesetzten weitergeleitet (offene Anträge) werden.