Urlaubsanspruch bei Austritt im ersten Dienstjahr

Eine Ausnahme in der Urlaubsaliquotierung stellt der Urlaubsanspruch beim Austritt im ersten Dienstjahr dar.

Tritt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im ersten Dienstjahr aus, so hängt die Darstellbarkeit ihres/seines aliquoten Urlaubsanspruchs vom Termin ab, zu dem das neue Urlaubskontingent für diese Person in Bezug zum Eintrittsdatum zugewiesen wird (Zuweisungstermin = Beginn des nächsten Urlaubsjahrs).

[Anmerkung: hier geht es um ein Urlaubskontingent in Tagen. Bei einem Urlaubsanspruch in Stunden, wie es in Österreich im öffentlichen Dienst üblich ist, ist die Berechnung zwar in Stunden durchzuführen, die manuelle oder automatische Erfassung der Austrittsaliquotierung gilt aber dennoch.]

Wie die Erfassung im Fall des Austritts im ersten Dienstjahr passieren soll, wird nachfolgend anhand von Beispielen erklärt.

• Beispiel 1: der Zuweisungstermin ist der 1.1. eines jeden Jahres
• Beispiel 2: der Zuweisungstermin ist der Jahrestag des Eintritts
• Beispiel 3. der Zuweisungstermin ist einen Tag im Zeitraum zwischen Eintritt und Austritt

Hinweis: Das Thema Austritt wird hier behandelt: Austritt von Mitarbeitern
Das Thema Urlaub bzw. Urlaubsverrechnung wird hier behandelt: Urlaub
Das Thema Austritt in HR-Expert wird hier behandelt: Austrittserfassung in HR-Expert

Beispiel 1 - der Zuweisungstermin ist der 1.1. eines jeden Jahres

Eintrittsdatum	01.02.2024
Termin der Zuweisung des Urlaubskontingents	01.01. eines jeden Jahres
Jährliches Urlaubskontingent bei Vollzeit	25 Tage
Austrittsdatum	30.11.2024 (= nach 10 Monaten)
aliquoter Urlaubsanspruch zum Austrittsdatum	(10/12)*25 = 21 Tage
Eintrag des aliquoten Urlaubsanspruchs zum Austrittsdatum	manuell

Anmerkung: die Berechnung erfolgt unter der Annahme, dass kein Urlaub konsumiert wurde.

Begründung:

Die Person ist nach dem Zuweisungstermin des Urlaubskontingents eingetreten und der Austritt erfolgte vor dem nächsten Zuweisungstermin.

Vor Erfassung des Austrittsdatums wäre ihr Urlaubsanspruch also 25 Tage. 

Diese werden mit dem Austritt nach 10 Monaten Arbeitszeit entsprechend aliquotiert.

Da die automatische Korrektur erst ab dem "Überschreiten" des Zuweisungsdatums möglich ist, muss die Eintragung händisch erfolgen.

Beispiel 2 - der Zuweisungstermin ist der Jahrestag des Eintritts

Eintrittsdatum	01.02.2024
Termin der Zuweisung des Urlaubskontingents = Jahrestag des Eintritts	01.02. eines jeden Jahres
Jährliches Urlaubskontingent bei Vollzeit	25 Tage
Austrittsdatum	30.11.2024 (= nach 10 Monaten)
aliquoter Urlaubsanspruch vom 01.02. bis zum Austrittsdatum 30.11.2024	10*(25/12) = 21 Tage
Eintrag des aliquoten Urlaubsanspruchs zum Austritt	manuell

Anmerkung: die Berechnung erfolgt unter der Annahme, dass kein Urlaub konsumiert wurde.

Begründung:

Der Zuweisungstermin fällt nicht zwischen Eintritt und Austritt.
Da bei dieser Person also zu keinem Zeitpunkt eine automatische Zuweisung des Urlaubskontingents passiert, wird auch der aliquote Anspruch bei Austritt nicht automatisch berechnet und eingetragen. Die Eintragung muss also manuell erfolgen.

Beispiel 3 - der Zuweisungstermin fällt auf einen Tag Zeit zwischen Eintritt und Austritt der Person

Eintrittsdatum	01.02.2024
Termin der Zuweisung des Urlaubskontingents	01.06. eines jeden Jahres
Jährliches Urlaubskontingent bei Vollzeit	25 Tage
Austrittsdatum	30.11.2024 (= nach 10 Monaten)
aliquoter Urlaubsanspruch bis zum 31.05.2024	4*(25/12) = 8 Tage (manueller Eintrag)
aliquoter Urlaubsanspruch vom 01.06. bis zum Austrittsdatum 30.11.2024	6*(25/12) = 13 Tage
gesamter in der Dienstzeit zustehender Urlaubsanspruch somit	13 Tage + 8 Tage = 21 Tage
Eintrag des aliquoten Urlaubsanspruchs zum Austritt	automatisch

Anmerkung: die Berechnung erfolgt unter der Annahme, dass kein Urlaub konsumiert wurde.

Begründung:

Der zwischen Eintrittsdatum und Urlaubs-Zuweisungsdatum zustehende Urlaubsanspruch muss händisch erfasst werden.

Per 01.06. wird automatisch das neue Urlaubskontingent (für ein volles Jahr) zugewiesen und ist, zusammen mit der zwischen 01.02. und 31.05.2024 erworbenen Urlaubsmenge von 8 Tagen, bis zur Eingabe des Austrittsdatums, als verfügbares Kontingent von 33 Tagen im Korrektur-Client oder für die Person unter "Stamm  / Konten" eingetragen.
Durch die Eingabe des Austritts wird der Urlaubsanspruch aus dem laufenden Urlaubsjahr automatisch aliquotiert.
Es sind zum Austrittszeitpunkt 6 Monate des Urlaubsjahres vergangen. Daher steht der Person nur mehr eine Menge von 6/12 des Urlaubskontingents des laufenden Urlaubsjahrs zu.
Im Feld "Resturlaub laufendes Jahr" im Korrektur-Client/Tages-Ansicht dieser Person wird daher automatisch der Wert auf 21 Tage reduziert.

Die Korrektur im Korrektur-Client geschieht automatisch, da der Urlaubszuweisungstermin in ihre Arbeitszeit gefallen ist, wodurch eine automatische Aliquotierung möglich ist.

Stichwörter: Urlaubsjahr, Urlaubsanspruch, aliquoter Urlaub, Urlaubstage, Dienstende, Kündigung, Anspruch