Update auf die Version 4.59.3

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Neue Features

Periodische Genehmigung von Journaleinträgen

Mit dieser Version führen wir die periodische Genehmigung von Journaleinträgen ein. Diese neue Funktion ermöglicht es Unternehmen, die Zeiterfassungsjournale ihrer Mitarbeiter strukturiert und regelmäßig zu prüfen und zu genehmigen.

Konfiguration

Diese Funktion kann auf Anfrage freigeschaltet werden und dementsprechend konfigurieren wir sie dann auf Ihre Bedürfnisse. Hier haben wir die Möglichkeit den zeitraum einzustellen, den dioe Mitarbeiter rückwirkend freigeben lassen können und welche Grupen diese Freigabe freigeschaltet bekommen. Zusätzlich gibt es ein Prozess für den Ablauf der Genehmigungsschritte, den man auch auf Anfrage anpassen kann, damit man andere Personen in den Freigabeworkflow miteinbezieghen, bzw. von der Freigabe informieren kann.

Nutzersicht

Im Jornal der Mitarbeiter tauch mit dem Freischalten der Funktion ein Feld auf, durch den die User den aktuellen Zusatend des Monates sehen können. Hier steht ob der Monat noch nicht zur Freigabe gesendet wurde, bereits zur Freiigabe abgesendet wurde, bereits genehmigt wurde, oder ob er gar nichtabgesendet werden kann.

Wenn sie das Feld anklicken können Sie auch einsehen, warum der Monat nicht abgesendet werden kann. Dazu gibt es nämlich ein paar Voraussetzungen:

Zuerst muss sichergestellt werden, dass alle Vormonate im betroffenen Zeitraum freigegeben wurden. Mit dem betroffenen Zeitraum ist der Zeitraum gemeint, in dem man die Monate rückwirkend noch freigeben kann.

Statusanzeige in der Journal-Übersicht: Nutzer sehen direkt, ob ihr Journal genehmigt, eingereicht oder noch ausstehend ist. Falls eine Einreichung nicht möglich ist, wird eine entsprechende Information angezeigt.

Einreichung per Knopfdruck: Sobald ein Journal zur Genehmigung bereit ist, kann es mit einem Button eingereicht werden. Falls Fehler bestehen, wird die Einreichung blockiert und der Nutzer erhält eine entsprechende Meldung.

Automatische Erinnerungen: Mitarbeiter werden nach einer konfigurierbaren Anzahl von Tagen daran erinnert, ihr Journal zur Genehmigung einzureichen.

Sperrung von Änderungen nach Einreichung: Sobald ein Journal eingereicht oder genehmigt wurde, sind nachträgliche Änderungen (z. B. Zeitkorrekturen oder Abwesenheitsanträge) für den betreffenden Zeitraum nicht mehr möglich.

Prozessoptimierung bei Ablehnung: Falls ein Journal abgelehnt wird, kann der Nutzer es nach Korrektur direkt erneut einreichen, ohne Umwege über die To-Do-Liste.

Diese Neuerung sorgt für eine bessere Transparenz, vereinfachte Prozesse und eine klare Nachverfolgbarkeit von Arbeitszeiten und Korrekturenund entsprechend konfiguriert werden. Dabei lassen sich folgende Einstellungen anpassen:

• Der Zeitraum, den Mitarbeiter rückwirkend zur Genehmigung freigeben können.
• Die Gruppen, für die die Freigabe aktiviert wird.
• Der Ablauf der Genehmigungsschritte, um z. B. weitere Personen in den Freigabeworkflow einzubeziehen oder über die Freigabe zu informieren.

Zusätzlich kann festgelegt werden, für welche Gruppen die Monatsfreigabe aktiviert wird.

Automatische Erinnerung

Ein automatisierter Prozess benachrichtigt Mitarbeiter, wenn der Vormonat noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde. Der Zeitraum, in dem Mitarbeiter die Genehmigung abschließen müssen, bevor sie eine Erinnerung erhalten, kann mandantenweise individuell eingestellt werden. Diese Einstellung gilt jedoch einheitlich für den gesamten Mandanten.

Nutzersicht

Im Journal der Mitarbeiter erscheint nach Aktivierung der Funktion ein zusätzliches Feld, das den aktuellen Status des Monats anzeigt. Mögliche Status sind:

• Der Monat wurde noch nicht zur Freigabe gesendet.
• Der Monat wurde bereits zur Freigabe eingereicht.
• Der Monat wurde genehmigt.
• Der Monat kann nicht zur Freigabe gesendet werden.

Falls ein Monat nicht zur Freigabe gesendet werden kann und eine Fehlermeldung erscheint (siehe nächster Screenshot), muss zunächst das Journal des Vormonats vor der Genehmigungsperiode freigegeben werden. Dies liegt daran, dass Journale stets überprüfen, ob der vorherige Monat bereits genehmigt wurde. Diese Prüfung gilt auch für den ersten Monat nach der Aktivierung der Freigabefunktion.

TODO Screenshot

Um das zu beheben, muss die fehlende Berechtigung im Korrektur-Client eingetragen werden. Dazu müssen die entsprechenden Berechtigungen bei der Einrichtung der Funktion freigeschaltet werden.

Die Berechtigung muss jeweils am letzten Tag des Monats gesetzt werden. Beispiel: Die Periode ist auf zwei Monate festgelegt, und wir befinden uns im März. Das bedeutet, dass die Monate Jänner und Februar freigegeben werden können. Damit dies funktioniert, muss die Berechtigung manuell am 31. Dezember gesetzt werden.

TODO Screenshot

Sobald alle Berechtigungen und Einstellungen korrekt sind, sehen Sie den Status für Jänner und können fehlende Daten eintragen oder das Journal zur Genehmigung absenden.

Voraussetzungen für das Absenden des Journals zur Genehmigung:

• Keine unentschuldigten Abwesenheiten: Jeder Tag muss entweder Buchungen oder ganztägige Abwesenheiten enthalten.
• Keine Unregelmäßigkeiten im Zeiterfassungssystem: Fehler wie „Fehlt unentschuldigt“, offene Buchungen oder vom System ausgebuchte Buchungen müssen behoben werden.
• Keine offenen Änderungsanträge: Zeitkorrekturen, Fehlzeitanträge und Berechtigungsanträge müssen abgeschlossen sein – unabhängig davon, ob sie genehmigt, abgelehnt oder abgebrochen wurden.
• Voriges Journal ist genehmigt: Der Vormonat muss bereits genehmigt sein.
• Periode ist abgeschlossen und liegt innerhalb des zulässigen Perioden:
• Das Journal kann erst freigegeben werden, wenn der Monat abgeschlossen ist (z. B. kann Februar erst im März freigegeben werden).
• Monate, die zu weit in der Vergangenheit liegen, können nicht mehr zur Freigabe eingereicht werden.
• Journal Historie wurde genehmigt: Alle Vormonate innerhalb des relevanten Zeitraums müssen bereits freigegeben sein.
  Beispiel: Ist eine rückwirkende Freigabe für zwei Monate erlaubt, muss Jänner freigegeben sein, bevor Februar eingereicht werden kann.

Durch Klicken auf das „Badge“ kann der Status aller Voraussetzungen eingesehen werden.

TODO Screenshot

Sobald alle Bedingungen erfüllt sind, wird der blaue „Einreichen“-Button angezeigt, und das Journal kann zur Genehmigung abgesendet werden.

TODO Screenshot

Nach dem Klick auf „Einreichen“ erscheint ein kleines Fenster mit zusätzlichen Informationen, in dem das Absenden des Journals nochmals bestätigt werden muss.

TODO Screenshot

Sobald das Journal eingereicht wurde, ändert sich der Status des Badges auf „Eingereicht“.

TODO Screenshot

Der Vorgesetzte erhält eine Aufgabe, in der der Monat genehmigt oder abgelehnt werden kann. Im Falle einer Ablehnung kann der Vorgesetzte einen Kommentar hinzufügen. Der Mitarbeiter kann anschließend die fehlenden Daten ergänzen und den Monat erneut zur Freigabe einreichen.

TODO Screenshot

Sobald der Monat freigegeben ist, ändert sich der Status des Badges auf „Genehmigt“ und der nächste Monat kann zur Freigabe eingereicht werden.

TODO Screenshot

Nachdem ein Monat eingereicht wurde, können keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden, zum Beispiel durch Anträge.

Importkonnektoren

Importkonnektoren können nun so konfiguriert werden, dass Daten aus Dateien auf S/FTP-Servern importiert werden können.

Mehrfachauswahl in "Reisen meiner Mitarbeiter"

In der Liste "Reisen meiner Mitarbeiter" können nun mehrere Einträge gleichzeitig ausgewählt und als ZIP-Datei exportiert werden.

Mehrfache Mehrwertsteuer in Belegen

Auf Anfrage kann das System so konfiguriert werden, dass in Belegen mehrere Mehrwertsteuersätze gleichzeitig eingegeben werden können.

Verbesserungen im HR-Nachrichtensystem

• Administratoren können nun einsehen, welche Empfänger eine Nachricht gelesen oder abgelehnt haben.
• Zur besseren Übersicht wurde die Statusanzeige von Nachrichten überarbeitet: „Gelesen am“ wurde in „Bestätigt/Abgelehnt am“ umbenannt.
• In der Wiedereintrittsmaske werden nun die Namen der zusätzlichen Pflichtgruppen als Platzhalter angezeigt.

Optimierungen in der Benutzeroberfläche

• Die Gruppenliste enthält nun eine neue Spalte "Gruppentyp", die eine bessere Übersicht über die Art der Gruppe (z. B. Organisationsgruppen oder lose Gruppen) bietet.
• Kleinere Verbesserungen an der Benutzeroberfläche erhöhen die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit. Dazu gehören eine leicht angepasste Farbpalette und das Entfernen unnötiger Rahmen.
• Auch die mobile Ansicht wurde optimiert: Layout, Abstände und Farben wurden angepasst, um die Lesbarkeit und Nutzerführung zu verbessern.
• Abwesenheitsgründe werden nun in farbigen Badges dargestellt.
• Die Menükarten im dynamischen Modus wurden für eine einheitlichere Darstellung überarbeitet.

Performance-Optimierungen

• Der Kalender lädt nun schneller.
• Die Ladezeit von Personeninformationen wurde optimiert, um die Performance beim Öffnen eines Personenprofils zu verbessern.