Gruppen

Allgemeines

Eine Gruppe erlaubt die Zusammenfassung von mehreren Personen zu organisatorischen Einheiten, welche verschiedenen Gruppierungszwecken im Kontext des Mitarbeiterportals dienen können:

• Abteilung
• Team
• Bereich

Die Zuordnung der Gruppe zur Organisationsstruktur gibt Aufschluss darüber, ob es sich bei der Gruppe um eine hierarchische Organisationseinheit (in der Personalwolke als "Organigramm XXXX" bezeichnet, wobei XXXX dem Mandantenkürzel entspricht) oder eine lose Gruppe handelt.

Hierarchische Gruppe

Ist die Gruppe Teil einer hierarchischen Aufbauorganisation (Organigramm XXXX als Organisationseinheit), so stehen zusätzliche Beziehungsmöglichkeiten zu anderen Gruppen zur Verfügung:  Diese Beziehungen zueinander werden beispielsweise durch die Bestimmung einer "obersten Gruppe in der Struktur" bzw. einer übergeordneten oder untergeordneten Gruppe geregelt.
Wird eine übergeordnete Gruppe selektiert, so erscheinen alle anderen Gruppen im Organigramm dieser Gruppe untergeordnet. Eine übergeordnete Gruppe kann mehrere Untergruppen haben.

Jeder Mitarbeiter MUSS einer hierarchischen Gruppe zugeordnet sein.

Lose Gruppen

Bei den nicht-hierarchischen (Losen) Gruppen handelt es sich um Gruppen ohne systematischen Organisationszweck, d.h., dass diese Gruppen keine hierarchischen Beziehungen zueinander haben, welche eine Gruppierung der Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien erlauben (z.B. Vollzeit-Mitarbeiter, Teilzeit-Mitarbeiter, Pauschalisten, Austritte, Karenzen, Projekte etc.). Die Mitarbeiter können zu mehreren losen Gruppen zeitgleich zugeordnet sein.

In der Personalwolke sind, je nach Account-Typ (TimeFree, TimeBase, TimeProfessional) standardmäßig lose Gruppen von Beginn an angelegt, über die die Möglichkeiten der ihnen zugewiesenen Mitarbeiter gesteuert werden.

TimeFree

• XXXX-ALLE
  Basis Gruppe, der alle Mitarbeiter zugeordnet werden müssen
• XXXX-Management
  Gruppe, der Mitarbeiter, die erweiterte Rechte bekommen sollen (Personen- / Gruppenverwaltung, Korrektur- / Fehlzeit-Client, diverse Auswertungen und Statistiken

TimeBase & TimeProfessional

• XXXX-ALLE
  Basis Gruppe, der alle Mitarbeiter zugeordnet werden müssen
• XXXX-Management
  Gruppe für Mitarbeiter mit erweiterten Rechten (Konten-Auswertung, Fehlzeit-Kalender, Statistiken)
• XXXX-Admin
  Gruppe für Mitarbeiter mit erweiterten Rechten in Mandantenverwaltung (Organigramm, Personenverwaltung, Gruppenverwaltung, Rollenverwaltung, Benutzer umschalten)

Jeder Mitarbeiter MUSS zur Gruppe XXXX-ALLE (wobei das XXXX für das jeweilige fix vergebene Mandantenkürzel steht) hinzugefügt werden. Darüber hinaus kann jeder Mitarbeiter zu  unbegrenzt vielen Losen Gruppen zugeordnet werden.

Durch Hinzufügen zu einer oder beiden anderen Losen Gruppen können dem Mitarbeiter zusätzliche Rechte gewährt werden.

Gruppenmitgliedschaft u. Gruppenwechsel

Mitglieder von Gruppen sind Personen.

Jede aktive Person muss durchgehend einer hierarchischen Gruppe zugeordnet sein. Die Anlage einer Person ohne Zuordnung zu einer hierarchischen Gruppe ist nicht möglich.

Die Zuordnung einer Person zu einer hierarchischen Gruppe bewirkt, dass diese Person die Mitgliedschaft bei seiner bisherigen hierarchischen Gruppe verliert. Die Zugehörigkeit zu hierarchischen Gruppen lösen einander ohne Unterbrechungen ab. Bei einem Wechsel von einer Gruppe zu einer anderen, wird durch die Eingabe eines Beginn-Datums der Zugehörigkeit automatisch das Datum für den Ablauf der Gültigkeit zur bisherigen Gruppe gesetzt.

Informationen zur Durchführung eines Gruppenwechsel finden Sie im Kapitel "Mitarbeiter versetzen (Abteilung, Gruppe, Standort, Kostenstelle)" in den FAQs.

Handelt es sich bei der Gruppe um eine Lose Gruppe, so ist es Personen möglich, gleichzeitig Mitglied mehrerer solcher Gruppen zu sein!

Die Zuordnung von Mitarbeitern zu einer Gruppe kann im Voraus geplant werden, indem man das Datum der Gültigkeit des jeweiligen Mitarbeiters in einer Gruppe bestimmt. So kann beispielsweise geplant werden, dass ein Mitarbeiter, welcher der Gruppe A zugeteilt ist, ab einem bestimmten Datum (gültig von - bis) zu einer anderen Gruppe (Gruppe B) zugeteilt werden soll.

Handelt es sich bei A bzw. B um hierarchische Gruppen, wird durch das Eingeben des Gültigkeitsdatums bei der Zuordnung zu B, automatisch bei der A-Zuordnung das Ablaufdatum gesetzt.

Rollen

Den selbst erstellten Gruppen können Rollen zugeordnet werden. Alle Mitarbeiter dieser Gruppe sind dann Inhaber der zugeordneten Rolle(n) (Vorgesetzter, Personal).