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Neue Person

Mit einem Klick auf "Neue Person" wird der Prozess zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters gestartet.

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

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Die mit einem orangen Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden während die nicht markierten Felder optional sind.

Nach Eingabe von Vorname und Nachname muss unter Mandant die eigene Firma und danach noch eine Gruppe welcher die Person angehören soll ausgewählt werden.

Nach der Auswahl des Mandanten werden die Felder Benutzername und Personalnr automatisch mit unveränderlichen mandantenspezifischen Präfixen ausgefüllt (in diesem Beispiel "pb" und "0001"). Bis auf diese beiden Präfixe sind Benutzername und Personalnr frei wählbar - müssen aber eindeutig sein.

ZEF Stammsatznr wird automatisch vom System befüllt und ist nicht veränderbar.

E-Mail-Benachrichtigung regelt, ob der Benutzer ein E-Mail bekommen soll, wenn bei ihm neue Anträge zur Genehmigung / Sichtung vorliegen

E-Mail-Benachrichtigung als Stellvertreter analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, nur aus der Sicht des Stellvertreters

Stellvertreter darf genehmigen Aktiviert / Deaktiviert die Stellvertreterregelung d.h. der Stellvertreter ist berechtigt / nicht berechtigt Anträge zu genehmigen

E-Mail die E-Mail Adresse des Benutzers an die die Benachrichtigungen zugestellt werden

Die übrigen Felder sind wie bereits erwähnt optional und selbsterklärend

Wenn alle Felder ausgefüllt wurden, kann die Person durch einen Klick auf Speichern angelegt werden. Das erfolgreiche Speichern wird mit einer entsprechenden Meldung (Person 'Mustermann Max' wurde erfolgreich gespeichert!) bestätigt. Erst jetzt kann durch einen Klick auf den Button Passwort zurücksetzen das Kennwort für den Benutzer auf das Standardkennwort (=Benutzername) zurückgesetzt werden. Beim ersten Login des Benutzers muss dieses geändert werden.

Nach dem erfolgreichen Speichern erscheinen die Zusatzreiter Gruppen, Rollen, Aktionsberechtigungen, Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber und Module.

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Reiter: Gruppen

Unter Gruppen kann die Zuordnung zu einer hierarchischen Gruppe geändert (Organigramm) und die Zuordnung zu einer Losen Gruppe hinzugefügt werden.

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Hier sieht man, dass der ausgewählte Benutzer aktuell im Organigramm PB der Gruppe PB-ENTW (Entwicklung) zugeordnet ist. Mit Gültig von und Gültig bis kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem die Person einer bestimmten Gruppe zugeordnet ist. Unter Neue Gruppe kann eine andere Gruppe ausgewählt und eine Zeitspanne für die Gültigkeit der Gruppenzugehörigkeit ausgewählt werden. Der Haken bei mit Vergangenheit bestimmt ob in der Liste der Gruppenzugehörigkeiten auch bereits abgelaufene (vergangene) Gruppenzugehörigkeiten angezeigt werden sollen.
Als Beispiel: Hr. Müller arbeitet bis 02.05.2013 in der Gruppe PB-ENTW und soll ab 03.05.2013 der Gruppe PB-VERTR angehören. Um dies automatisch zu realisieren kann bereits jetzt das Gültig bis Datum auf 02.05.2013 geändert und unter neue Gruppe die Gruppe PB-VERTR mit Gültig von 03.05.2013 gespeichert werden. Dadurch erfolgt der Gruppenwechsel automatisch zum angegebenen Stichtag.

Unter Lose Gruppen kann die Zugehörigkeit zu mehreren nicht hierarchisch aufgebauten Gruppen festgelegt werden.

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Beispiele für Lose Gruppen: Alle Mitarbeiter, Alle Führungskräfte, Alle Administratoren, ...

Um einen neuen Standard-Benutzer zu erzeugen muss er der Gruppe PB-ALLE hinzugefügt werden.

Um dem Benutzer zusätzliche Rechte zu gewähren muss er auch noch den Gruppen PB-Management und / oder PB-Admin hinzugefügt werden!

Je nach gewählten Gruppen werden im Menübaum zusätzliche Punkte angezeigt:

• PB-ALLE
• 
• PB-Management
• 
• PB-Admin
• 

Wir wählen die Gruppe PB-ALLE aus und klicken auf Speichern. Dadurch wird der Mitarbeiter der losen Gruppe PB-ALLE zugeordnet.

Reiter: Rollen

Unter Rollen findet sich eine Übersicht der dieser Person zugeordneten Rollen im Unternehmen.

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Durch Zuweisung zu der losen Gruppe PB-ALLE wurde dem Mitarbeiter automatisch die Rolle $Time-Base-User zugeordnet. Sollen dem Mitarbeiter jetzt noch weitere Rollen zugeordnet werden geschieht dies mittels Klick auf die Schaltfläche Rollenzuordnung.

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• Neue Rollenzuordnung Auswahl der Rolle  (Vorgesetzter, Personal) die dem Mitarbeiter zugewiesen werden soll.
• Kompetenzziel bezeichnet jene Person / Gruppe für die der Mitarbeiter verantwortlich sein soll.
• Gültig von / Gültig bis beschreibt den Zeitraum, in welchem dem Mitarbeiter die ausgewählte Rolle zugewiesen ist.
• Reihung bestimmt den Stellvertreter (Reihung 1 = Vorgesetzter, 2 = Stellvertreter, 3,4 = sind mehrere Personen als Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur Bearbeitung bekommt).

Bsp.: Neue Rollenzuordnung "Vorgesetzter", Kompetenzziel: Gruppe, "PB-ENTW"

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Mit einem Klick auf Speichern wird festgelegt, dass der Mitarbeiter ab jetzt Vorgesetzter der Gruppe PB-ENTW (Entwicklung) ist.

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Da die Rolle Vorgesetzter nicht vererbt wurde (im Gegensatz zu $Time-Base-User) kann sie mittels Löschen / Bearbeiten auch gelöscht / geändert werden. Um die Rolle $Time-Base-User zu entfernen, muss der Mitarbeiter aus der losen Gruppe PB-ALLE entfernt werden.

Reiter: Aktionsberechtigungen

Unter Aktionsberechtigungen findet sich eine Liste aller für den Benutzer ausführbaren Aktionen (abhängig von der ihm zugewiesenen Rolle und nicht änderbar).

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Reiter: Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

In diesem Reiter findet man eine Übersicht der Personen die für den Benutzer "zuständig" sind wie beispielsweise in Personalfragen "Gschaftig Gunter" und die Vorgesetzte "Honig Helga".

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Reiter: Module

Um die Zeiterfassung für den Benutzer zu aktivieren muss in dieser Ansicht der Haken bei Zeiterfassung aktivieren gesetzt werden. Im Anschluss daran muss ein Wochenprogramm ausgewählt werden:

Time-Free: 3 vorgegebene Wochenprogramme
Time-Base & Time-Professional: Verfügbare Wochenprogramme auf Grund der Angaben im Fragebogen

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Ein Klick auf Speichern legt die getroffenen Einstellungen fest.

Im Anschluss daran, sollten unter Stammdaten im unteren Drittel des Fensters noch einige Einstellungen getroffen werden:

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Details zu den Einstellungen finden Sie in dem folgenden PDF: </link/zu/pdf/>