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Neue Person

Allgemeines

Mit einem Klick auf "Neue Person" wird der Prozess zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters gestartet.

NeuePerson_001

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Die mit einem orangen Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden während die nicht markierten Felder optional sind.

Nach Eingabe von Vorname und Nachname muss unter Mandant die eigene Firma und danach noch eine Gruppe welcher die Person angehören soll ausgewählt werden.

Hinweis: Prinzipiell sollten VOR der Anlage von Personen die benötigten hierarchischen Gruppen (Abteilungen) angelegt werden, da ein neuer Mitarbeiter direkt zugeordnet werden muss!

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Wichtig: Nach dem Speichern der Person MUSS diese unter dem neu erscheinenden Reiter Gruppen (vor dem Speichern nicht sichtbar) noch zumindest der losen Gruppe "xxx-ALLE" hinzugefügt werden. Ansonsten steht dem Benutzer kein Menübaum nach dem Login zur Verfügung!

Nach der Auswahl des Mandanten werden die Felder Benutzername und Personalnr automatisch mit unveränderlichen mandantenspezifischen Präfixen ausgefüllt (in diesem Beispiel "pb" und "0001"). Bis auf diese beiden Präfixe sind Benutzername und Personalnr frei wählbar - müssen aber innerhalb des Unternehmens eindeutig sein.

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ZEF Stammsatznr wird automatisch vom System befüllt und ist nicht veränderbar.

E-Mail-Benachrichtigung regelt, ob der Benutzer ein E-Mail bekommen soll, wenn bei ihm neue Anträge zur Genehmigung / Sichtung vorliegen

E-Mail-Benachrichtigung als Stellvertreter analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, nur aus der Sicht des Stellvertreters

Stellvertreter darf genehmigen Aktiviert / Deaktiviert die Stellvertreterregelung d.h. der Stellvertreter ist berechtigt / nicht berechtigt Anträge zu genehmigen

E-Mail die E-Mail Adresse des Benutzers an die die Benachrichtigungen zugestellt werden

Die übrigen Felder sind wie bereits erwähnt optional und selbsterklärend

Wenn alle Felder ausgefüllt wurden, kann die Person durch einen Klick auf Speichern angelegt werden. Das erfolgreiche Speichern wird mit einer entsprechenden Meldung (Person 'Mustermann Max' wurde erfolgreich gespeichert!) bestätigt. Erst jetzt kann durch einen Klick auf den Button Passwort zurücksetzen das Kennwort für den Benutzer auf das Standardkennwort (=Benutzername) zurückgesetzt werden. Beim ersten Login des Benutzers muss dieses geändert werden.

Password-Management

Nach dem Speichern einer Person kann mittels Passwort zurücksetzen das Passwort des Benutzers auf das Standardpasswort zurückgesetzt werden.

Hinweis: Das Standardpasswort entspricht dem Benutzernamen inkl. Präfix (Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss nach dem ersten Login geändert werden!

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Mit Passwort löschen kann das Passwort des des Mitarbeiters gelöscht werden - ein Login ist danach so lange nicht möglich, bis mittels Passwort zurücksetzen wieder ein Passwort vergeben wurde.

Personenverwaltung

Nach dem erfolgreichen Speichern erscheinen die Zusatzreiter Gruppen, Rollen, Aktionsberechtigungen, Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber und Module.

Reiter: Gruppen

Unter Gruppen kann die Zuordnung zu einer hierarchischen Gruppe geändert (Organigramm) und die Zuordnung zu einer Losen Gruppe hinzugefügt werden.

Hierarchische Gruppen

Hier sieht man, dass der ausgewählte Benutzer aktuell im Organigramm PB der Gruppe PB-ENTW (Entwicklung) zugeordnet ist. Mit Gültig von und Gültig bis kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem die Person einer bestimmten Gruppe zugeordnet ist. Unter Neue Gruppe kann eine andere Gruppe ausgewählt und eine Zeitspanne für die Gültigkeit der Gruppenzugehörigkeit ausgewählt werden. Der Haken bei mit Vergangenheit bestimmt ob in der Liste der Gruppenzugehörigkeiten auch bereits abgelaufene (vergangene) Gruppenzugehörigkeiten angezeigt werden sollen.
Als Beispiel: Hr. Müller arbeitet bis 02.05.2013 in der Gruppe PB-ENTW und soll ab 03.05.2013 der Gruppe PB-VERTR angehören. Um dies automatisch zu realisieren kann bereits jetzt das Gültig bis Datum auf 02.05.2013 geändert und unter neue Gruppe die Gruppe PB-VERTR mit Gültig von 03.05.2013 gespeichert werden. Dadurch erfolgt der Gruppenwechsel automatisch zum angegebenen Stichtag.

Hinweis: Eine Person kann zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied in genau EINER hierarchischen Gruppe sein!

Lose Gruppen

Unter Lose Gruppen kann die Zugehörigkeit zu mehreren nicht hierarchisch aufgebauten Gruppen festgelegt werden. Die Anzahl der losen Gruppen denen der Mitarbeiter zugeordnet sein kann ist unbegrenzt.

Hinweis: Der Benutzer muss auf jeden Fall der losen Gruppe xx-ALLE zugeordnet werden - ansonsten steht nach dem Login kein Menübaum zur Verfügung!

(In diesem Screenshot sind die 3 Standard Losen-Gruppen zu sehen. Der neue Benutzer muss ZUMINDEST der Gruppe xx-ALLE (PB-ALLE) zugeordnet werden)

Um dem Benutzer zusätzliche Rechte zu gewähren muss er auch noch den Gruppen PB-Management und / oder PB-Admin hinzugefügt werden!

Je nach gewählten Gruppen werden im Menübaum zusätzliche Punkte angezeigt:

PB-ALLE	PB-ALLE + PB-Management	PB-ALLE + PB-Admin

Standard-Gruppe - dieser Gruppe MUSS jeder Benutzer zugewiesen werden!	Management-Gruppe - Benutzer, die dieser Gruppe hinzugefügt werden, erhalten zusätzliche Menüpunkte für die Auswertung von Mitarbeitern des Unternehmens - Konten Auswertung, Kalenderübersicht, Jahreskalender und Statistik.	Administratoren-Gruppe - Benutzer, die dieser Gruppe hinzugefügt werden, erhalten zusätzliche Menüpunkte für die Verwaltung des Organigramms, der Personen, Gruppen und Rollen sowie die Möglichkeit Benutzer umschalten um den Webdesk aus der Sicht des gewählten Benutzers zu betrachten.

Natürlich ist es auch möglich, einen Benutzer in alle losen Gruppen hinzuzufügen und somit dem Benutzer die Administrations- UND Management Menüpunkte freizuschalten oder es wird ein einfacher Standardbenutzer erzeugt der nur der losen Gruppe PB-ALLE hinzugefügt wird.

Einen Spezialfall stellt der Menüpunkt Zeitwirtschaft --> Korrektur-Client dar. Nur Personen, welche die Rolle Personal zugewiesen haben, können (unabhängig von den losen Gruppen denen sie hinzugefügt sind) über diesen Korrektur-Client Buchungen verändern.

Wir wählen die Gruppe PB-ALLE aus und klicken auf Speichern. Dadurch wird der Mitarbeiter der losen Gruppe PB-ALLE zugeordnet.

Zusammenfassend kann man sagen, dass bei der Neuanlage einer Person bezüglich den Gruppen die folgenden beiden Dinge beachtet werden müssen:

Person wurde genau einer hierarchischen Gruppe zugeordnet
Person wurde der losen Gruppe PB-ALLE zugeordnet
Person bekommt optional weitere Rechte durch hinzufügen zu den losen Gruppen PB-Management und / oder PB-Admin

Die Rollenvergabe für Vorgesetzte und Personal wird im nächsten Abschnitt erklärt.

Reiter: Rollen

Unter Rollen findet sich eine Übersicht der dieser Person zugeordneten Rollen im Unternehmen. Im folgenden Screenshot ist ersichtlich, dass der Person noch keine Rolle zugeordnet wurde.

Soll dem Mitarbeiter jetzt noch eine weitere Rolle (Vorgesetzter, Personal) zugeordnet werden, geschieht dies mittels Klick auf die Schaltfläche Rollenzuordnung.

Neue Rollenzuordnung Auswahl der Rolle (Vorgesetzter, Personal) die dem Mitarbeiter zugewiesen werden soll.
Kompetenzziel bezeichnet jene Person / Gruppe für die der Mitarbeiter verantwortlich sein soll.
Gültig von / Gültig bis beschreibt den Zeitraum, in welchem dem Mitarbeiter die ausgewählte Rolle zugewiesen ist.
Reihung bestimmt den Stellvertreter (Reihung 1 = Vorgesetzter, 2 = Stellvertreter, 3,4 = sind mehrere Personen als Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur Bearbeitung bekommt).

Bsp.: Neue Rollenzuordnung "Personal", Kompetenzziel: Mandant, "Personalwolke Base" - das bedeutet, dass die Person die Rolle Personal für das gesamte Unternehmen ausübt d.h. alle Anträge die einer Genehmigung / Sichtung durch die Rolle Personal bedürfen landen bei dieser Person.

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Mit einem Klick auf Speichern wird festgelegt, dass der Mitarbeiter ab jetzt Vorgesetzter der Gruppe PB-ENTW (Entwicklung) ist.

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Da die Rolle Vorgesetzter nicht vererbt wurde (im Gegensatz zu $Time-Base-User) kann sie mittels Löschen / Bearbeiten auch gelöscht / geändert werden. Um die Rolle $Time-Base-User zu entfernen, muss der Mitarbeiter aus der losen Gruppe PB-ALLE entfernt werden.

Reiter: Aktionsberechtigungen

Unter Aktionsberechtigungen findet sich eine Liste aller für den Benutzer ausführbaren Aktionen (abhängig von der ihm zugewiesenen Rolle und nicht änderbar).

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Reiter: Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

In diesem Reiter findet man eine Übersicht der Personen die für den Benutzer "zuständig" sind wie beispielsweise in Personalfragen "Gschaftig Gunter" und die Vorgesetzte "Honig Helga".

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Reiter: Module

Um die Zeiterfassung für den Benutzer zu aktivieren muss in dieser Ansicht der Haken bei Zeiterfassung aktivieren gesetzt werden. Im Anschluss daran muss ein Wochenprogramm ausgewählt werden:

Time-Free: 3 vorgegebene Wochenprogramme
Time-Base & Time-Professional: Verfügbare Wochenprogramme auf Grund der Angaben im Fragebogen

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Ein Klick auf Speichern legt die getroffenen Einstellungen fest.

Im Anschluss daran, sollten unter Stammdaten im unteren Drittel des Fensters noch einige Einstellungen getroffen werden:

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Details zu den Einstellungen finden Sie in dem folgenden PDF: </link/zu/pdf/>

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