Vergleichsreport

1. Schritt - Allgemeine Anlage

Um eine neue Person in der Personalwolke anzulegen, Bevor Sie mit der Anlage des Mitarbeiters beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• In welcher Abteilung sitzt der Mitarbeiter?

• Existiert diese Abteilung bereits?
• Ja: Weiter mit der nächsten Frage.
• Nein: Weiter hier: Neue Abteilung (Gruppe) anlegen
• Welchen Benutzernamen bekommt der Mitarbeiter?
• Welche Personalnummer bekommt der Mitarbeiter?

Können Sie alle Fragen beantworten, gehen Sie in den Menüpunkt Administration - Personen und klicken Sie auf den Button "Neue Person" 

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Die mit einem roten Balken am linken Ende markierten versehenen Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Alle anderen Felder sind optional.

Geben Sie daher folgende Informationen ein:

Vorname

Nachname

Gruppe - Hier ist die Abteilung , in der welcher der Mitarbeiter anfängt, auszuwählen. Weitere Informationen und wie Sie eine des Mitarbeiters (Organigramm-Gruppe (Abteilung) anlegen finden Sie hier: Gruppen) auszuwählen.

Benutzername - Der Benutzername muss mit Ihrem Mandantenkürzel starten.

Personalnr - Die Personalnr muss mit Ihrem Mandantenkürzel starten.

Damit Ihre Ihr neuer Mitarbeiter E-Mails von Personalwolke erhalten könntekann, muss das Feld E-Mail befüllt sein.

Sobald Sie alle die restlichen für Sie relevanten Daten eingegeben haben, klicken Sie oben links auf den blauen Button "Speichern".

2. Schritt Password-Management

Nach dem Speichern finden Sie unten rechts den Button "Passwort zurücksetzen".

Durch Klick auf den Button wird dem Mitarbeiter das Standardpasswort zugewiesen.

Das Standardpasswort ist sein Benutzernamen inkl. Präfix (Groß-/Kleinschreibung relevant!)

Übermitteln Sie dem Mitarbeiter die URL zum Personalwolke Log-In (https://personalwolke.at/webdesk3/login - Achtung funktioniert nur ohne SSO / ADFS) und seinen Benutzername (im 1.Schritt festgelegt).

Beim ersten Log-in ist der Username = Benutzername und das Passwort = Benutzername.

Nach Eingabe kann man ein neues Passwort wählen (Altes Passwort = Benutzername)

3. Schritt Gruppen

Mit dem Klick auf "Speichern" stehen Ihnen absofort weiter Reiter zur Verfügung.

Öffnen Sie den Reiter Gruppen.

Direkt unterhalb des Reiters Gruppe finden Sie ein Dropdown in dem Sie zwischen Organigramm "Mandantenkürzel" und lose Gruppen "Mandantenkürzel".

Wählen Sie die losen Gruppen aus.

Bevor Sie mit der Zweisung von Gruppen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Auf welche Module soll der Mitarbeiter Zugriff haben?
• Ist der Mitarbeiter ein Manager / Führungskraft?
• Ist der Mitarbeiter Administrator der Personalwolke?
• Gibt es Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel in Ihrer Personalwolke zusätzliche Funktionen (z.B. Outlook-Sync, Rufbereitschaft oder gibt es für verschiedene Mitarbeitergruppen unterschiedliche Journale, Auswertung oder Funktionen?

• Rufbereitschaften) oder unterschiedliche Ansichten (z.B. verschiedene Journale oder Fehlgründe) die über lose Gruppen gesteuert werden?

Öffnen Sie den Reiter Gruppen.

Direkt unterhalb des Reiters Gruppe finden Sie ein Dropdown in dem Sie zwischen Organigramm XXX und lose Gruppen XXX wechseln können.

Wählen Sie lose Gruppen XXX aus.

In der Mitte des Bildschirm finden Sie eine Tabelle mit der Spalte Neue Gruppe. Öffnen Sie das darunterliegende Dropdown "Select an Option" und wählen Sie eine die lose Gruppe (Berechtigung) aus, die Sie den dem Mitarbeiter zuweisen wollen.Hier einige Beispiele: Mandantenkürzel-ALLE -> User ZeiterfassungMandantenkürzel-Admin -> Administrator ZeiterfassungMandantenkürzel-TM-User -> User ReisekostenabrechnungMandantenkürzel-PTM-Manager -> Manager ProjektzeiterfassungMandantenkürzel-HJX -> Zugang zum HR-Expertmöchten.

Standardmäßig gibt es pro Modul drei lose Gruppen:

• User (XXX-Modulname-User)
• Manager (XXX-Modulname-Manager)
• Admin (XXX-Modulname Admin)

Ausnahme ist das Modul Time, in diesem Fall heißen die losen Gruppen:

• User (XXX-Alle)
• Manager (XXX-Manager)
• Admin (XXX-Admin

Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, klicken Sie oben links auf den blauen Button "Speichern.Falls Sie die Berechtigung nur für eine bestimmten Zeitraum vergeben möchten, können Sie zusätzlich ein Gültig bis Datum eintragen.

Wollen Sie den Mitarbeitern zu weiteren losen Gruppen hinzufügen, wiederholen Sie den Vorgang.
In der unteren Tabelle finden Sie die bereits zugewiesenen Gruppen. Durch setzen des Hacken (in der Spalte Löschen ) auf der rechten Seite und klick auf den blauen Button "Speichern, können Sie Zuweisung Zuweisungen wieder entfernen. Haben Sie bei der Anlage die falsche Organigramm-Gruppe (Abteilung) ausgewählt, klicken Sie auf das Dropdown unterhalb des Reiters Gruppe, wählen Organigramm - Mandantenkürzel aus.Mit dem selben Prinzip können Sie hier eine neue Gruppe zuweisen. Achtung: Es kann immer nur eine einzige Ogranigramm-Gruppe einem User zugewiesen sein.

 4. Schritt Rollen

Mit Rollen wird gesteuert, welche Person für welche Mitarbeiter Anträge genehmigt.

Beispiele

• Ihr Mitarbeiter soll in der Personalwolke die Module Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung verwenden können.
• Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-Alle und XXX-TM-User hinzu.
• Ihr Mitarbeiter ist eine neue Führungskraft, erfasst selbst Projektzeiten und soll die Projektzeiten seiner Mitarbeiter auswerten können.
• Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-PTM-User und XXX-PTM-Manager hinzu
• Ihr Mitarbeiter arbeitet im Bereich HR und soll Einblick in den digitalen Personalakt HR-Expert haben
• Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-HRX-User hinzu

 4. Schritt Rollen

Bevor Sie mit der Zweisung von Gruppen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Fällt in den zukünftigen Verantwortungsbereich des Mitarbeiters das Genehmigen von Anträgen z.B. Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnungen, etc in der Personalwolke?
• Welche Rolle Rollen hat der neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen z.B. Vorgesetzter, Personal, Reisekostenprüfung?

Ist die Antwort auf die erste Frage "nein", können Sie diesen Punkt Schritt überspringen.

Ansonsten öffnen Sie den Reiter Rollen.
Klicken Sie auf den Button "Neuer Rolleninaber"
In der Spalte "Neuer Rolleninhaber" wählen Sie die Rolle aus, die Sie Ihrem Mitarbeiter geben möchten. Standardmäßig werden in der Personalwolke folgende Rollen verwendet.

• Vorgesetzter -  
• Genehmigung von Abwesenheiten, Zeitkorrekturen, Urlauben, etc.
• Personal -  
• Genehmigung von Anträgen, in denen oftmals arbeitsrechtliches Know-How benötigt wird, z.B. Sonderurlaube, Krankmeldung, Sonderbetreungszeit
• Reisekostenprüfung -
• Prüfung der Reisekostenabrechnung

In der Spalte Kompetenzziel können Sie den Bereich festlegen, für den die Rollenzuweisung gilt. Einige

Beispiele: Sie legen gerade

• Herr Mustermann

• ist neuer Abteilungsleiter des Verkaufs und

• ist in seiner Abteilung für die Genehmigung von Urlaub, Fehlzeiten, Zeitkorrekturen

• , etc verantwortlich.
• Wählen Sie als Neuer Rolleninhaber Vorgesetzer und als Kompetenzziel die Gruppe Verkauf aus.

• Frau Schuster

• arbeitet im HR-Bereich und ist für

• das gesamte Unternehmen für die Überprüfung und Genehmigung von Sonderurlaube, Krankmeldungen

• , Betreungszeiten, etc. zuständig.
• Wählen Sie als Neuer Rolleninhaber Personal und als Kompetenzziel Ihren Mandanten aus

.TIPP: Liegt der Eintritt des neuen Mitarbeiter in der Zukunft, geben Sie in der Spalte "Gültig von" das Eintrittsdatum der Person ein. Damit ist die Rollenzuweisung erst ab diesen Tag gültig.

Hat der Mitarbeiter mehr als nur eine RolleIhr Mitarbeiter mehrere Rollen, können Sie mit dem Button "+" unterhalb der Spalte "Neuer Rolleninhaber" weitere Rollen hinzufügenzuweisen.Mit Klick auf den blauen Button "Speichern" wird der Eintrag ins System übernehmen.

5. Schritt Einstellungen

Klicken Sie auf den Im Reiter Einstellungen .

Auf der linken Seite unterhalb des Reiters Stammdaten können Sie im Dropdown auswählen, für welches Modul Sie Einstellungen vornehmen möchten.

In den folgenden Links finden Sie alle Informationenkönnen Sie modulspezifische Einstellungen vornehmen.

Diese Einstellungen sind verpfichtend während des Anlegen des Mitarbeiters zu parametrieren.

Verwenden Sie mehrere Module starten Sie mit den Zeiterfassungseinstellungen.

Alle Informationen finden Sie in folgenden Links:

Eintritt eines Mitarbeiters - Zeiterfassung

Nachträglichlicher Eintritt eines Mitarbeiters - Zeiterfassung

Eintritt eines Mitarbeiters - TravelReisekostenabrechnung

Eintritt eines Mitarbeiters - Projekttime