Dienstreise-Antrag

Allgemeines

Soll der Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers seinen Dienst außerhalb seines normalen Arbeitsumfelds verrichten (=Dienstreise), so bekommt er über diesen Menüpunkt die Möglichkeit vorab einen Dienstreise-Antrag zu stellen. In diesem finden sich alle relevanten Daten zur geplanten Dienstreise, wie unter Anderem die Dauer, der Zweck, Start- und Zielort sowie eine Kostenschätzung.

Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion des Dienstreise-Antrags. Aufgrund der Möglichkeit diesen zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer  zu Abweichungen was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.

Der Dienstreise-Antrag

1. - Reisedaten

Als ersten Schritt hat der Mitarbeiter die nachfolgende Maske auszufüllen, um die wichtigsten Informationen die Reise betreffend zu erfassen:

Vergrößern

• DR-Nummer
  Die Nummer der Dienstreise - wird automatisch vom System vergeben
• Reisender
  Der Name des Mitarbeiters, der den Dienstreise-Antrag stellt wird ebenfalls vom System automatisch erfasst
• von- und bis Datum
  Zeitraum über den sich die Reise erstrecken soll
• von- und bis Uhrzeit
  Mit Hilfe dieser Parameter lässt sich der Reisezeitraum genauer eingrenzene. Das ist auch für die Berechnung der Tages- und Nachtgelder ausschlaggebend - hierauf wird in Punkt 2 geschätzte Kosten genauer eingegangen.
• Startregion 
  Land in dem die Dienstreise gestartet wird.
• Zielregion
  Handelt es sich beim Reisetyp um eine Auslandsdienstreise, so ist hier das entsprechende Land auszuwählen, in das die Reise führt. Dies kann per Auswahl aus der Dropdown-Liste oder per Direkteingabe (mit AutoComplete-Funktion) erfolgen. Werden mehrere Zielregionen bereist, so sollte hier jene Region gewählt werden in der die meiste Zeit verbracht wird. Die korrekte Auswahl ist für die richtige Berechnung der geschätzten Tages- / Nachtgelder ausschlaggebend. 
• Startort
  Der Ort innerhalb der Startregion, von dem aus die Reise angetreten wird - z.B.: Wien
• Zielort
  Der Zielort innerhalb der Zielregion - z.B.: Znojmo
• Reisetyp
  Mögliche Beispiele für Reisetypen: Standard-Dienstreise, Inlandsdienstreise, Auslandsdienstreise, Schulung, Dienstreise ohne Diäten, ...
• Zweck der Reise
  In diesem Feld muss der Grund für die Dienstreise angegeben werden. Dabei kann es sich beispielsweise um Kundenbesuche, Messen, Schulungen, ... handeln.
• Beschreibung
  Zur genaueren Nachvollziehbarkeit kann hier der Reisezweck noch näher beschrieben werden (max. 250 Zeichen)

Sind soweit alle nötigen Reisedaten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum nächsten Punkt navigiert werden. Auch eine Navigation durch direktes Klicken auf 2 geschätzte Kosten oder 3 Dateien ist möglich

2. - geschätzte Kosten

Im zweiten Schritt können die voraussichtlichen Kosten für jeden einzelnen Belegtyp erfasst werden. Hinzu kommt, das aus den Eingaben automatisch berechnete Tag- / Nachtgeld sowie das geschätzte Kilometergeld.  Die Summe all dieser Werte ergibt den geschätzten Endbetrag. Diese grobe Kostenkalkulation dient lediglich der Information und erlaubt dem Vorgesetzten / der Personalabteilung einen ungefähren Überblick über die anfallenden Kosten.

Vergrößern

• Reise Kurzinfo
  Eine Kompaktansicht der Eckdaten.

• geschätzte Kosten
• geschätztes Taggeld:
  Dieser Betrag hängt von der gewählten Zielregion und der Dauer der Dienstreise ab. 
• geschätztes Nächtigungsgeld: 
  Ohne Nachweis der Nächtigungskosten (z.B. Hotelbeleg) ist, abhängig von der Zielregion, ein Pauschalbetrag abzugelten. Werden die Nächtigungskosten nachgewiesen, sind diese zur Gänze vom Arbeitgeber zu übernehmen.
• geschätztes Kilometergeld
  Das amtliche Kilometergeld ist eine Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Kraftfahrzeugs für Fahrten im Zuge einer Dienstreise anfallen.
  PKW: 0,42 Euro / Kilometer
  Motorräder: 0,24 Euro / Kilometer
  Pro Mitfahrer sind weitere 0,05 Euro / Kilometer an den Mitarbeiter zu entrichten
• Belege
  Hier können optional die geschätzten Kosten für die angezeigten Belege eingetragen werden (soweit schon bekannt).
• Betrag - geschätzter Endbetrag
  Alle bisherigen Beträge summiert (in Euro).

Sind soweit alle geschätzten Kosten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum letzten Punkt navigiert werden.

3. - Dateien

Im letzten Schritt kann der Antragsteller Dateien (wie zum Beispiel Scans von bereits gebuchten Bahn- / Flugtickets, erhaltenen Seminarprogrammen, Aufträgen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen, die später im Workflow als Entscheidungshilfe für den Genehmiger dienlich sind. 

Vergrößern

Damit ist der Antrag nun komplett. Über die Zurück-Schaltfläche können die vorherigen Schritte nochmals überprüft und nötigenfalls überarbeitet werden. Ansonsten kann der Antrag per Klick auf Prozess starten in den Workflow integriert oder via Als Entwurf speichern zur späteren Weiterbearbeitung unter offene Aufgaben abgelegt werden.

Vom Antrag zur Abrechnung

Wird der Dienstreise-Antrag schließlich per Klick auf Prozess starten gestellt, gelangt der Benutzer daraufhin in die Übersicht der offenen Anträge. Hier wird der Dienstreise-Antrag nun an erster Stelle platziert:

Vergrößern

Der Status dieser Dienstreise lautet vorerst Antrag Genehmigung. Das bedeutet, dass der Antrag  (gestellt von Frau Fröhlich)  jetzt bei ihrem Vorgesetzten (Herrn Gemütlich) unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vorliegt. 

Sobald sich dieser des Antrags annimmt und ihn genehmigt, ändert sich der Status wie folgt: 

Vergrößern

Genehmigt! Frau Fröhlich kann ihre eintägige Dienstreise am 10.07.2015 offiziell antreten. Und das ist auch genau das Datum, an dem sich der Status erneut ändert: 

Vergrößern

Aus obigem Screenshot geht hervor, dass Frau Fröhlich die Dienstreise bereits hinter sich hat und der ehemalige Dienstreise-Antrag (der durch die Genehmigung vor Reiseantritt abgeschlossen wurde) nun - nach dem geplanten Ende der Dienstreise - zu einem Abrechnungs-Entwurf geworden ist. Dieser liegt jetzt wiederum bei ihr unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vor. Im Fall, dass die Dienstreise aus irgendwelchen Gründen (z.B. Krankheit des Antragsstellers, Absage des Kundentermins,...) nicht zustande gekommen ist, kann die Dienstreise per Klick auf Stornieren storniert werden.  

Dienstreisen können erst nach ihrer Beendigung abgerechnet werden - sprich, wenn das geplante Bis-Datum und die geplante Bis-Uhrzeit in der Vergangenheit liegen! 

Per Klick auf Details gelangt man zur Übersicht der Reise, mit allen Angaben die im Dienstreise-Antrag geschätzt wurden.

Per Klick auf Bearbeiten gelangt der Mitarbeiter zur Eingabemaske für die Dienstreise-Abrechnung. Die geschätzten Werte aus dem Dienstreise-Antrag werden übernommen und können weiter bearbeitet werden.