Reise beantragen / abrechnen

Allgemeines

Hat ein Mitarbeiter im Aufrag seines Arbeitgebers vor, seinen Dienst außerhalb seines normalen Arbeitsumfelds zu verrichten, erhält er unter diesem Menüpunkt die Möglichkeit einen entsprechenden Antrag zu Stellen. In diesem finden sich alle relevanten Daten zur geplanten Dienstreise, wie unter Anderem die Dauer, den Zweck, Start- und Zielort sowie eine Kostenschätzung.

Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion des Dienstreise-Antrags. Aufgrund der Möglichkeit diese zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer  zu Abweichungen was die Parameter und Bedienmöglichkeiten betrifft. 

Der Dienstreise-Antrag

1. - Reisedaten

Als ersten Schritt hat der Mitarbeiter die nachfolgende Maske auszufüllen, um die wichtigsten Informationen die Reise betreffend zu erfassen:

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• Reisender
  Der Name des Mitarbeiters, der den Dienstreise-Antrag stellt,
• von- und bis Datum
  Zeitraum über den sich die Reise erstrecken soll.
• von- und bis Uhrzeit
  Mit Hilfe dieser Parameter lässt sich der Reisezeitraum noch genauer eingrenzen. Dieser ist auch für die Berechnung der Tages,- Nachtgelder ausschlaggebend - hierauf wird in Punkt 2 geschätzte Kosten genauer eingegangen.
• Startregion 
  Hierfür ist unveränderlich die Region (das Land) festgelegt, in dem der Firmensitz liegt.
• Zielregion
  Handelt es sich beim Reisetyp um eine Auslandsdienstreise, so ist hier das entsprechende Land auszuwählen, in das die Reise führt. Dies kann per Auswahl aus der Dropdown-Liste oder per Direkteingabe (mit AutoComplete-Funktion) erfolgen. 
• Startort
  Der Punkt innerhalb der Zielregion, von dem aus die Reise angetreten wird.
• Zielort
  Der Zielort innerhalb der Zielregion.
• Reisetyp
• Inlandsdienstreise: Die beantragte Reise bewegt sich innerhalb der Startregion. 
• Auslandsdienstreise: Dienstreisen bei denen die Startregion verlassen wird. Die Auswahl dieser Option hat Auswirkung auf den Umfang der Reisedaten sowie auf die Berechnung der Kosten. Weitere Informationen zu Letzterem sind im Punkt 2 geschätzte Kosten zu finden.
• Zweck der Reise
  In diesem Feld muss der Grund für die Dienstreise angegeben werden. Dabei kann es sich beispielsweise um Kundenbesuche, Messen, Zustelldienste,... handeln.
• Beschreibung
  Zur genauen Nachvollziehbarkeit kann hier der Reisezweck noch näher beschrieben, oder auf den Auftrag für die Reise verwiesen werden.

Sind soweit alle nötigen Reisedaten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum nächsten Punkt navigiert werden.

2. - geschätzte Kosten

Im zweiten Schritt können die voraussichtlichen Kosten für jeden einzelnen Belegtypen (Kostenstellen) erfasst werden. Hinzu kommt das automatisch berechnete Tag,- Nachtgeld sowie das geschätzte Kilometergeld.  Die Summe all dieser Werte ergibt den geschätzten Endbetrag.

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• Reise Kurzinfo
  Eine Kompaktansicht der Eckdaten.

• geschätzte Kosten
• geschätztes Tagesgeld:
  Für die Verpflegung während einer Dienstreise werden als Tagesgeld für 24 Stunden in Österreich derzeit 26,40 Euro angenommen. Dieser Betrag hängt bei Auslandsdienstreisen von der Zielregion ab. Für Dienstreisen, die weniger als einen Tag dauern wird das Tagesgeld entsprechend der tatsächlichen Stundenzahl aliquotiert.
• geschätztes Nächtigungsgeld: 
  Ohne Nachweis der Nächtigungskosten sind Pauschal 15,- Euro abzugelten. Werden die Nächtigungskosten (inkl. Kosten des Frühstücks) nachgewiesen, sind diese zur Gänze vom Arbeitgeber zu übernehmen.
• geschätztes Kilometergeld
  Das amtliche Kilometergeld ist eine Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Kraftfahrzeugs für Fahrten im Zuge einer Dienstreise anfallen.
  PKW: 0,42 Euro / Kilometer
  Motorräder: 0,24 Euro / Kilometer
  Pro Mitfahrer sind weitere 0,05 Euro / Kilometer an den Mitarbeiter zu entrichten
• Belege
  Hier können verschiedene Kostenstellen sein. Je nach voraussichtlichem Bedarf, kann der Mitarbeiter hier Belege auswählen und dazu die geschätzten Beträge eintragen.
• Betrag - geschätzter Endbetrag
  Alle bisherigen Beträge summiert (in Euro).

Sind soweit alle geschätzten Kosten erfasst, kann wieder mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum letzten Punkt navigiert werden.

3. - Dateien

Im  letzten Schritt kann der Antragsteller Dateien (wie zum Beispiel Scans von bereits gebuchten Bahn- / Flugtickets, erhaltenen Seminarprogrammen, Aufträgen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen, die später im Workflow als Entscheidungshilfe dienlich sind. 

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Damit ist der Antrag nun komplett. Über die Zurück-Schaltfläche können die vorherigen Schritte nochmals überprüft und nötigenfalls überarbeitet werden. Ansonsten kann der Antrag per Klick auf Prozess starten in den Workflow integriert oder via As Entwurf speichern zur weiteren Bearbeitung unter offene Aufgaben abgelegt werden.

Vom Antrag zur Abrechnung

Wird der Dienstreise-Antrag schließlich per Klick auf Prozess starten gestellt, gelangt der Benutzer daraufhin in die Übersicht der offenen Anträge. Hier wird der Dienstreise-Antrag nun an erster Stelle platziert:

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Der Status dieser Dienstreise-Abrechnung lautet vorerst Antrag Genehmigung. Das bedeutet, dass der Antrag  (gestellt von Frau Fröhlich)  jetzt bei ihrem Vorgesetzten (Herrn Gemütlich) unter offene Aufgaben zur Bearbeitung aufliegt. 

Sobald sich dieser des Antrags annimmt und ihn bestätigt, ändert sich der Status wie folgt: 

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Genehmigt! Frau Fröhlich kann ihre eintägige Dienstreise am 10.07.2015 offiziell antreten. Und das ist auch genau das Datum, an dem sich der Status erneut ändert: 

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Aus obigem Screenshot geht hervor, dass Frau Fröhlich die Dienstreise bereits hinter sich hat und der ehemalige Dienstreise-Antrag (der durch die Genehmigung vor Reiseantritt abgeschlossen wurde) nun zu einem Abrechnungs-Entwurf geworden ist. Dieser liegt jetzt wiederum bei ihr unter offene Aufgaben zur Bearbeitung auf. Per Klick auf Details öffnet sich folgende Prozess Details Übersicht der Reise, mit allen Angaben die im Dienstreise-Antrag geschätzt wurden:

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Hier lassen sich nochmals alle bisher erfassten Informationen einsehen. Per Klick auf Reiseabrechnung: (Name des Antragstellers) gelangt man schließlich zur Dienstreise Abrechnung.

Die Dienstreise-Abrechnung