Dienstreise-Abrechnung

Allgemeines

Dienstreise-Antrag und -Abrechnung
Dienstreisen im Inland abrechnen

1.Reisedaten

Allgemeines

Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die Reise-Abrechnung mit den tatsächlich angefallen Kosten und Reisezeiten zu befüllen.

Die Reise-Abrechnung kann über zwei Wege begonnen werden:

1. Sie haben einen Dienstreise-Antrag gestellt, der bis zum Abschluss der Dienstreise "geruht" hat und danach als Vorlage für die Reise-Abrechnung in Ihre Liste der offenen Aufgaben übergegangen ist Dieser wird dann entsprechend angepasst.

2. Weiters besteht auch die Möglichkeit, bei Mitarbeitern, die keine Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, direkt über den Menüpunkt "Reise abrechnen" die Abrechnung zu beantragen.

Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion der Dienstreise-Abrechnung. Aufgrund der Möglichkeit diese zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer zu Abweichungen, was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.

Dienstreise-Abrechnung

Die Dienstreise-Abrechnung umfasst 7 Schritte, wobei die Schritte mit Bezug auf Reisedaten, Kosten und Dateien bereits aus dem Dienstreise-Antrag bekannt sind.

Navigation im Abrechnungs-Menü:

Sie können

• mit Klick auf die Felder "Zurück" und "Weiter" oder
• durch Anklicken der Überschriftsfelder 1-7

im Programm springen.

Hier eine Gegenüberstellung des Dienstreise-Antrags und der Dienstreise-Abrechnung.

• Reisedaten
  Die Daten, die im Dienstreiseantrag im Schritt 1 erfasst wurden, werden unverändert in die Abrechnung (Schritt 1 - Reisedaten) übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.
• Berechnete Kosten
  Die Kosten, die im Dienstreiseantrag im Schritt 2 geschätzt wurden, können nun mit den tatsächlich angefallenen, berechneten Kosten (Schritt 5 - berechnete Kosten) verglichen werden. 
• Dateien
  Eingescannte Belege, die im Dienstreiseantrag im Schritt 3 angehängt wurden, werden ebenfalls in die Abrechnung (Schritt 6 - Dateien) übernommen. Nötigenfalls können hier Belege entfernt bzw. neue Belege hinzugefügt werden. 

Dienstreise im Inland abrechnen

1. Reisedaten

Die mit roten Strichen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Auszufüllen sind daher:

von Datum
bis Datum
Reisetyp  -> Inlandsreise
Startregion: wird bei der Auswahl von "Inlandsreise" auf den Staat eingestellte, in dem sich der Dienstort des Antragsstellers befindet, also bei Dienstort Österreich ist dies ÖsterreichStartort: aktive Eingabe der Startadresse des Reiseantritts, also z.B. die Dienstadresse oder die private WohnadresseZielregion: wird bei der Auswahl von "Inlandsreise" auf den Staat eingestellte, in dem sich der Dienstort des Antragsstellers befindet, also bei Dienstort Österreich ist dies ÖsterreichZielort: aktive Eingabe der Adresse, z.B. des Hotels am Zielort, eines Tagungszentrums, eines Kunden-Standorts etc.
Zweck der Reise:  obligatorische EingabeBeschreibung: kein obligatorisches Feld, dient der Eingabe ergänzender Informationen
Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung; z.B.: bei Verwandten / Freunden) im Inland zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit  einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt.

Nach Eingabe des Datums des Reisebeginns- und -endes öffnet sich ein weiteres Feld zur Erfassung der Uhrzeit.
In dieser Eingabemaske muss nun die tatsächliche Gesamtdauer der Reise eingegeben werden. Aufgrund der Eingaben in von Datum, bis Datum, von Uhrzeit und bis Uhrzeit wird das zustehende Taggeld berechnet.
Nachfolgendes Beispiel zeigt eine ausgefüllte erste Seite

2. Tägliche Abzüge

Auf dieser Seite werden direkt vom Unternehmen bezahlte  Mahlzeiten erfasst, z.B. falls Sie Essensgeld o.Ä. erhalten, das auf diese Weise gegen Restaurantkosten o.Ä. aufgerechnet wird.

Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, so klicken Sie bitte auf die Zeile "Keine vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten (Abzüge)". Dies bewirkt, dass alle Checkpunkte auf "Nein" gestellt werden.

3.Kilometergeld

In dieser Eingabemaske muss nun die tatsächliche Gesamtdauer der Reise eingegeben werden. Aufgrund der Eingaben in von Datum, bis Datum, von Uhrzeit und bis Uhrzeit wird das zustehende Taggeld berechnet. Die Felder Nächtigungsgelder und Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten beziehen sich nur auf den Inlandsteil der Dienstreise. 

Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung; z.B.: bei Verwandten / Freunden) im Inland zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit  einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt. 

Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten: Hier ist die Anzahl der von der Firma bezahlten Mahlzeiten zu erfassen (nur die im Inland erhaltenen Mahlzeiten). 

2. Auslandsetappen (nur bei Auslandsreisen verfügbar)

In diesem Schritt sind jene Teile der Reise zeitlich zu erfassen, die sich außerhalb der Inlandsregion abgespielt haben. Das ist entscheidend um das Taggeld korrekt zu berechnen, da dieses in jedem Land unterschiedlich hoch ausfällt.

Per Klick auf Reiseetappe hinzufügen, können entsprechend der Reiseroute alle Auslandsaufenthalte in den jeweiligen Ländern erfasst werden. 

Unter Region kann die entsprechende Region (Land) ausgewählt werden.

Wichtig ist hier das von- und bis Datum, sowie die von- und bis Uhrzeiten, damit die anteiligen Taggelder richtig berechnet werden. 

Bei Flügen sind die Zeitpunkte des Abfluges und der Landung am inländischen Flughafen zu erfassen. Zeiträume der Dienstreise, die nicht Auslandsetappen gedeckt sind, sind automatisch Inlandsetappen und nicht extra zu erfassen. 

Unter Taggeldabzüge ist die Anzahl der Tage zu erfassen, an denen der Dienstnehmer ein Mittagessen UND ein Abendessen im Ausland erhalten hat - hat der Mitarbeiter nicht beides erhalten, werden die Auslandsdiäten nicht reduziert. 

Per Klick auf  können Auslandsetappen wieder entfernt werden.

Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung) in der jeweiligen Region (Land) zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit  einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt. 

Seit 1. Jänner 2008 werden Tagesgelder für Auslandsreisen auf die gleiche Weise berechnet wie Tagesgelder für Dienstreisen im Inland. Der Betrag der dem Mitarbeiter für eine ganztägige Dienstreise zusteht, hängt vom Dienstvertrag und dem Land des Aufenthalts ab.

3. Kilometergelder

Anspruch auf Kilometergeld ensteht, wenn ein privates Kraftfahrzeug für eine Dienstreise verwendet wird. 

Sollte sich die Reise über mehrere Tage erstrecken, so sind die zurückgelegten Strecken für jeden Tag einzeln, unter Angabe der Route zu erfassen. Das Prinzip gleicht praktisch einem Fahrtenbuch. Optional besteht auch die Möglichkeit das Kennzeichen der jeweiligen Mitarbeiter im Reiter Kilometergeld zu erfassen - anschließend können Auswertungen pro Kennzeichen (=Auto) erstellt werden. Die Wartung der Kennzeichen kann durch den Mitarbeiter selbst erfolgen.

Die zu verrechnenden Kilometergelder ergeben sich automatisch durch die Eingabe des Kilometerstandes am Beginn (von Kilometer) und am Ende (bis Kilometer) der Dienstreise (steuerliche Anforderung). Optional kann auch nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer erfasst werden.

Ausgangspunkt der Dienstreise ist der Dienstort bzw. der Wohnort falls dieser dem Zielort näher liegt. 

Mitbeförderte Personen (Anzahl Mitfaherer) sind im Ausmaß der tatsächlichen Kilometer (Anzahl/km Mitfahrer) zu erfassen.

Die amtlichen Sätze für Kilometergeld bzw. Mitfahrerzuschlag pro Kilometer sind jeweils dem EStG zu entnehmen und im System hinterlegt. Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut, Parkgebühren, Garage,...) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung dieser Nebenkosten ist also nicht gestattet - es sei denn, die Reise wurde mit dem Firmenauto angetreten (wodurch der Anspruch auf Kilometergeld entfällt).

 4. Belege

Hier werden die Kosten der einzelnen Belege erfasst. 

Im Fall von Frau Fröhlich wurden ein Mautbeleg in der Höhe von 15,- Euro und ein Parkschein in der Höhe von 5,- Euro und zusätzliche Bemerkungen eingetragen.

Auch die Eingabe in anderen Währungen ist möglich. Die Umrechnungskurse werden tagesaktuell im System eingespielt. 

Eine Liste der derzeit unterstützten Währungen finden Sie unter folgendem Link: https://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

5. Berechnete Kosten

Im 5. Schritt werden alle vom Mitarbeiter erfassten Daten ausgewertet und übersichtlich dargestellt. 

Diäten
Hier werden die vom System (laut dem jeweils gültigen KV) berechneten Taggelder ausgewiesen.

Kilometergelder
Da Frau Fröhlich das Firmenauto benutzt hat hat sie keinen Anspruch auf Kilometergeld. Dieses wird gegebenenfalls anhand der Differenz zwischen dem Kilometerstand vor und dem Kilometerstand nach dem Beginn / dem Ende der Dienstreise errechnet (PKW: 0,42 Euro / Kilometer; pro Mitfahrer sind weitere 0,05 Euro / Kilometer an den Mitarbeiter zu entrichten).

Belege
Hier scheinen die erfassten Kosten inklusive der optionalen Bemerkungen auf.

Summe
Alle Beträge (in Euro) summiert.

6. Dateien

Im 6. Schritt kann der Antragsteller Dateien (wie zum Beispiel Scans von bezahlten Bahn- / Flugtickets, Mautrechnungen, Parkscheinen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen.

7. Zeitkorrekturen

Mit diesem letzten Schritt kann der Angestellte die Arbeitszeit, die ihm aufgrund der fehlenden Zeit-Buchungen noch nicht gutgeschrieben wurde, richtigstellen. 

Im Zusammenhang mit eintägigen Dienstreisen kann mit der Auswahl automatisch die Zeitkorrektur für die Dauer der Dienstreise (eingegeben unter 1. - Reisedaten) berechnet werden. Im Zusammenhang mit (ein- oder) mehrtägigen Dienstreisen ist mit der Auswahl manuell die händische Korrektur der Zeit-Buchung durchzuführen - dies ist im Fall von Frau Fröhlich geschehen. 

Auch die Unterscheidung zwischen

• aktiver: bei Arbeitsleistung auf Anweisung während der Reise oder während dem Lenken eines PKW

und

• passiver: Reisebewegung an sich, inklusive Kontrollen, Wartezeit sowie Beifahrer PKW, Flug, Zug, etc.

Reisezeit kann im System abgebildet werden.

Genehmigungs-Workflow starten / stornieren / speichern / abbrechen

Speichern und Weiterleiten: Nachdem der Dienstreise-Abrechnung-Antrag fertiggestellt ist, kann er durch Klick auf dieses Feld  gespeichert und gleichzeitig der Workflow gestartet werden - das heißt  zur Bearbeitung (Genehmigung) an den Vorgesetzten weitergeleitet (in seine offenen Aufgaben) werden.

Stornieren: Per Klick auf diesen Button kann die Dienstreise-Abrechnung storniert werden. 

Speichern: Die getätigten Eingaben werden als Entwurf gespeichert und können unter offene Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden. 

Zurück: Durch Klicken dieses Buttons wird die Reise-Abrechnung verlassen.