NEU in Personalwolke HR-Expert: Beschäftigungen und Beschäftigungsstatus

In der Personalwolke Version 4.4.2 wurde die Beschäftigungsverwaltung von Mitarbeitern neu gestaltet. Zusätzlich zu den Beschäftigungszuständen wurde in einer übergeordneten Ebene nun auch das Hinzufügen von primären und sekundären Beschäftigungen ermöglicht. Dies vereinfacht unter anderem die Verwaltung bei Karenzgängen oder kurzfristigen Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses.

In der Personenansicht unter der Registerkarte "Beschäftigung" --> "Beschäftigungszustände" konnten bisher bei einer Änderung der wöchentlichen Arbeitszeit oder bei Karenz mit geringfügiger Weiterbeschäftigung diverse aktive und inaktive Beschäftigungszustände mit verschiedenen Gründen, Kollektiverträgen oder Wochenstunden hinzugefügt werden. 

Zur besseren Unterscheidung bzw. Nachvollziehbarkeit zweier oder mehrerer Beschäftigungs-"Linien" werden diese Beschäftigungszustände ab der Version 4.4.2 nun zwingend einer Primär- (z.B. Vollzeit-Job, welcher durch Karenz unterbrochen wird) oder Sekundärbeschäftigung (z.B. geringfügige Beschäftigung während der Karenz) zugeordnet . Somit können mehrere "Jobs" (Beschäftigungen) dargestellt werden, welche sich gegenseitig je nach Beschäftigungszustand abwechseln/unterbrechen.

Alle relevanten Änderungen sowie der Umgang mit den neuen Optionen werden im folgenden Beispiel dargestellt:

Beispiel: Beschäftigungen und Beschäftigungsverhältnisse

Der Angestellte Stefan Absicht ist Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden im Unternehmen angestellt. Mit 01.07.2019 möchte er für zwei Monate in Vaterkarenz gehen, möchte jedoch geringfügig für 9 Stunden pro Woche im Unternehmen weiterarbeiten. Cloudia Rosso ist seine HR-Verantwortliche und bereitet in HR-Expert bei Stefans Beschäftigungszuständen alles vor.

Schritt 1 - primäres Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Karenz pausieren

Zunächst aktiviert Cloudia im Reiter "Beschäftigungszustände" über den Button "Bearbeiten" die Bearbeitungsansicht. Um die Voraussetzungen für ein sekundäres Beschäftigungsverhältnis zu schaffen, muss zunächst das primäre Beschäftigungsverhältnis (Vollzeit) für die Dauer der Karenzbeschäftigung inaktiv geschalten werden. Dazu klickt man auf die primäre Beschäftigung und neben dem Titel "Beschäftigungszustände" auf "Neu". Ein neuer Beschäftigungszustand "inaktiv" für die Dauer der Karenz sowie die Reaktivierung des Vollzeit-Verhältnisses nach der Karenz müssen als eigene Zeilen erstellt werden:

primäres Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Karenz pausieren
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Schritt 2 - neue Beschäftigung (geringfügig) hinzufügen

Mit dem Button "Neu" fügt sie eine neue Beschäftigung hinzu - diese soll die geringfügige Beschäftigung während der Karenz abbilden. Durch die Pausierung der primären Beschäftigung werden die Felder "Gültig von" und "Gültig bis" vom System automatisch ausgefüllt. Cloudia wählt die folgenden Einstellungen:

Gültig von	Gültig bis	Dauer	Priorität der Beschäftigung	Sozialvers.-Gruppe	Anstellungscode	Eintrittsdatum	Austrittsdatum	fikt. Eintrittsdatum	Qualifiziert bis
01.07.2019	31.08.2019	1M 30T	sekundäre Beschäftigung	Geringfügig	Angestellter	01.07.2019

Die sekundäre Beschäftigung scheint nun in der Übersicht auf und ein Verhältnis kann jetzt aktiviert werden.

neue Beschäftigung (geringfügig) hinzufügen
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Schritt 3 - Beschäftigungszustand Sekundärbeschäftigung aktivieren

Im letzten Schritt muss nun noch ein aktiver Beschäftigungszustand für die neue Sekundärbeschäftigung im gewünschten Zeitraum erstellt werden. Dieser aktive Status darf nicht über die Gültigkeiten der Sekundärbeschäftigung oben hinausgehen. DDie HR-managerin wählt also für das vorübergehende, geringfügige Dienstverhältnis folgende Einstellungen:

Aktivierung Beschäftigungszustand Sekundärbeschäftigung
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Nach Abschluss aller Einstellungen zeigt die Beschäftigungsübersicht des Mitarbeiters Stefan Absicht folgendes Bild. Es existieren nun zwei verschiedene Beschäftigungen, welche getrennt voneinander ausgewiesen sind und jeweils eigene Beschäftigungsverhältnisse beinhalten. Durch Klick auf die jewelige Beschäftigung wird diese markiert und nur die ihr zugehörigen Verhältnisse unten aufgelistet. Ein neuerlicher Klick hebt diese Filterfunktion wieder auf.

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In diesem Beispiel wurden alle Einstellungen bereits zu Beginn der Karenzperiode vorgenommen. Diese Änderungen können jedoch auch in Echtzeit bzw. zu den jeweiligen Stichtagen (Karenzbeginn/Karenzende) vorgenommen werden - für den Benutzer ändert sich hierbei nichts.