Anlegen von Wochenprogrammen

Anlegen von Wochenprogrammen

Mit der Aktion „Wochenprogramme“ werden Wochenprogramme erstellt.

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In der Spalte Mandant können Sie sehen, welchem Mandanten dieses Wochenprogramm zugewiesen ist. Wenn die Spalte leer ist, dann handelt es sich hier um ein Standard Wochenprogramm von der Personalwolke, welches allen zur Verfügung steht aber nicht bearbeitet werden kann.
Jedes Wochenprogramm bekommt vom System eine ID zugewiesen. Diese können Sie nicht ändern.
Mit Wochenprogramm(e) sehen Sie, wie viele Wochenzyklen dieses Wochenprogramm enthält. Wenn dort zum Beispiel eine 2 steht, dann bedeutet das, dass dieses Wochenprogramm 2 Wochenzyklen hat. Die Wochenstunden des jeweiligen Wochenprogrammes sehen Sie in der Spalte mit diesen Wochenstunden. Wenn ein Wochenprogramm mehrere Wochenzyklen hat, dann sehen Sie die jeweiligen Wochenstunden der Woche mit einem Beistrich getrennt.

Basiswissen: Ein Wochenprogramm besteht aus mehreren Tagesprogrammen. Es muss für jeden Tag in der Woche, sprich Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag und Sonntag ein Tagesprogramm angegeben sein. Hinzu kommen noch die Tage für Weihnachten, Silvester und Feiertag Montag bis Feiertag Sonntag.

Neues Wochenprogramme erstellen

Wenn Sie auf den Knopf „Neues Wochenprogramm“ klicken, öffnen Sie den Editor mit dem Sie ein neues Wochenprogramm erstellen können.

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• Wählen Sie eine Vorlage aus. Hier werden die Tagesprogramme der Vorlage auch bei diesem Wochenprogramm hinterlegt. Tauschen Sie diese dann nach belieben aus. Dadurch dass die Feiertage in der Vorlage auch schon hinterlegt sind, sparen Sie sich hier Zeit.
• Geben Sie einen Kurz- und Langnamen für das Wochenprogramm an.
• Die Stunden pro Woche werden vom System automatisch errechnet anhand der Tagesprogramme die im Wochenprogramm hinterlegt werden.

Wählen Sie zuerst eine Tagessollzeit aus. Das System zeigt Ihnen anschließend bei der Spalte Tagesprogramm alle Tagesprogramme, welche diese Sollzeit anbieten.

Jetzt müssen Sie alle anderen Tage in dem Wochenprogramm befüllen. Hier ein Beispiel wie man ein 38:30 Wochenprogramm anlegt:

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In dem Beispiel sehen Sie, dass die Arbeitszeit von Montag bis Freitag 07:42 beträgt. Am Samstag und Sonntag beträgt die Arbeitszeit 00:00.

Sie können auch die Feiertage des Wochenprogrammes hinterlegen. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben und in dieser die Feiertage bereits hinterlegt sind, dann werden diese übernommen.

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Nachdem Sie das Wochenprogramm gespeichert haben, werden Sie automatisch in den Bearbeiten-Modus versetzt, sodass Sie dem Wochenprogramm noch den Feinschliff verpassen können.

Wochenprogramm bearbeiten

Sie können bestehende Wochenprogramme bearbeiten. Auch wenn Sie ein neues Wochenprogramm anlegen, werden Sie direkt in den Bearbeiten-Modus des Wochenprogrammes versetzt.

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Tab Tagesprogramme für Werktag, Samstag und Sonntag

Im ersten Tab können Sie parametrieren, welche Tagesprogramme von Montag bis Sonntag verwendet werden sollen. Mit dem Symbol  können Sie einen weiteren Wochenzyklus hinzufügen. Sie können bis zu 4 Zyklen in einem Wochenprogramm hinterlegen.

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Anmerkung: Wochenzyklen können Sie zB. bei Fixzeitmodellen für Teilzeitmitarbeiter einsetzen.

Tab Feiertage

In dem Tab Feiertage müssen Sie die Tagesprogramme für Feiertage hinterlegen.

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Hier haben Sie folgende Tage zur Auswahl:

- Feiertag Montag bis Feiertag Sonntag

Hier legen Sie fest, welches Tagesprogramm verwendet werden soll, wenn ein Feiertag an einem Montag, Dienstag usw. liegt. Wenn Sie keine Feiertage im Wochenprogramm hinterlegen, nimmt das Programm den Wochentag an einem Feiertag, welcher im Tab „Tagesprogramme für Werktag, Samstag und Sonntag“ hinterlegt ist.

Beispiel: Es ist ein Feiertag an einem Montag und in dem Wochenprogramm ist kein Feiertag Montag hinter-legt. Das System verwendet in dem Fall das normale Tagesprogramm für Montag an dem Feiertag. Wenn das Tagesprogramm eine Sollzeit von 08:00 hat, dann hätte jetzt der Mitarbeiter in dem Fall eine Tagessollzeit von 08:00 an dem Feiertag. Darum sollte für jeden Feiertag auch ein entspre-chendes Tagesprogramm hinterlegt sein.

- Weihnachten

Hier stellen Sie das Tagesprogramm für Weihnachten ein.

- Silvester

Hier stellen Sie das Tagesprogramm für Silvester ein.

Speichern eines Wochenprogrammes

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen bezüglich des Wochenprogrammes zur Verfügung:
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Wenn Sie ein Wochenprogramm ändern und speichern, dann haben Sie zwei Optionen, wenn das Wochen-programm bereits Mitarbeitern zugewiesen ist:
- Kopieren: Kopiert das Wochenprogramm 1:1 und legt ein neues an. Der Grund warum man Kopieren sollte ist, dass es eine klare Abgrenzung zum alten Wochenprogramm gibt, damit die Historisierung richtig ist.
- Speichern und erneutes Ausführen der täglichen Abrechnung: Speichert die Änderungen und rechnet alle Mitarbeiter, welche dieses Wochenprogramm besitzen zurück bis zu dem Tag an dem dieses Wochenprogramm das erste Mal gelaufen ist. ACHTUNG: Da hier zurückgerechnet wird können sich die Werte in der Vergangenheit ändern! Wenn man das nicht möchte, muss man die Auswahl Kopieren verwenden um eine Kopie des Wochenprogrammes anzulegen. Dieses kann man dann verändern und den Mitarbeitern zuweisen.

Falls das Wochenprogramm noch keinem Mitarbeiter zugewiesen ist, dann wird das Wochenprogramm einfach gespeichert.
Mit Speichern & Archivieren können Sie übrigens nicht mehr benötigte Wochenprogramme aus der Liste der Wochenprogramme entfernen.